Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là lựa chọn phù hợp nhất với những nhà đầu tư đang trong giai đoạn đầu thâm nhập thị trường Việt Nam vì các thủ tục, quy trình thành lập đơn giản hơn và nhanh chóng.
Nhằm giúp các thương nhân nước ngoài thuận tiện về thủ tục pháp lý trong quá trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, Công ty Luật TinLaw tổng hợp các điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị, thủ tục và và dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:
Theo Luật Thương mại 2005 thì văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.
Hoạt động của văn phòng đại diện:
- Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại theo luật định chứ không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam;
- Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài;
- Được giao kết hợp đồng trong các trường hợp sau: thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của văn phòng đại diện, tuyển dụng lao động (Việt Nam hoặc nước ngoài) để làm việc cho văn phòng đại diện, mở tài khoản phục vụ cho hoạt động của văn phòng đại diện.
Hoạt động xúc tiến thương mại được phép thực hiện:
- Khuyến mại: không được thực hiện;
- Quảng cáo thương mại: văn phòng đại diện không được trực tiếp thực hiện mà chỉ có thể ký hợp đồng (khi được thương nhân nước ngoài ủy quyền) với thương nhân kinh doanh dịch vụ quảng cáo thương mại để thực hiện hoạt động này;
- Trưng bày, giới thiệu hàng hóa, dịch vụ: văn phòng đại diện chỉ được trưng bày, giới thiệu hàng hóa, dịch vụ cho thương nhân mà mình đại diện tại trụ sở văn phòng đại diện. Ngoài trường hợp này thì văn phòng đại diện chỉ được ký hợp đồng (khi được thương nhân nước ngoài ủy quyền) với thương nhân kinh doanh dịch vụ trưng bày, giới thiệu hàng hóa, dịch vụ đê thực hiện hoạt động này;
- Hội chợ, triển lãm thương mại: văn phòng đại diện không được trực tiếp thực hiện mà chỉ có thể ký hợp đồng (khi được thương nhân nước ngoài ủy quyền) với thương nhân kinh doanh dịch vụ hội chợ, triển lãm thương mại.
Số lượng văn phòng đại diện:
Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một văn phòng đại diện có cùng một tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Trụ sở văn phòng đại diện:
Văn phòng đại diện có thể ký hợp đồng thuê trụ sở để thực hiện hoạt động tại Việt Nam; tuy nhiên không được cho mượn hoặc cho thuê lại trụ sở.
Tên văn phòng đại diện:
- Các ký tự được sử dụng: các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu;
- Phải mang tên thương nhân nước ngoài và cụm từ “Văn phòng đại diện”;
- Phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện;
- Trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm của văn phòng đại diện: được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài.
Báo cáo hoạt động văn phòng đại diện:
- Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo hoạt động theo mẫu của Bộ Công thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công thương tỉnh, thành phố đặt văn phòng đại diện;
- Khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu thì văn phòng đại diện có nghĩa vụ giải trình những vấn đề có liên quan.
Người đứng đầu văn phòng đại diện:
- Có thể là người có quốc tịch Việt Nam hoặc có quốc tịch nước ngoài có ký hợp đồng lao động với văn phòng đại diện;
- Chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của văn phòng đại diện trong phạm vi được ủy quyền;
- Chịu trách nhiệm trong trường hợp thực hiện các hoạt động vượt quá phạm vi ủy quyền;
- Có văn bản ủy quyền (được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài) cho người khác khi xuất cảnh khỏi Việt Nam;
- Không được kiêm nhiệm: Làm người đứng đầu chi nhánh của cùng thương nhân nước ngoài hoặc của thương nhân nước ngoài khác, người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác hoặc tổ chức kinh tế thành lập tại Việt Nam.
Ủy quyền giao kết hợp đồng:
Việc thương nhân nước ngoài ủy quyền cho người đứng đầu văn phòng đại diện giao kết hợp đồng phải được đại diện theo từng lần giao kết, sửa đổi, bổ sung hợp đồng.
Các bước thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Bước 1: Cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài:
Thời hạn hoàn thành từ 07 – 10 ngày làm việc;
Bước 2: Khắc dấu tròn của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc;
Bước 3: Cấp Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Trên đây là những điều kiện, hồ sơ, thủ tục cần chuẩn bị khi thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Mọi ý kiến thắc mắc, quý khách vui lòng liên hệ công ty Luật TinLaw để được giải đáp và hỗ trợ sớm nhất!
