You are here:

Hướng dẫn hạch toán chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN

Nhiều bạn kế toán mới vào nghề thường gặp nhiều khó khăn khi hạch toán chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN. Nguyên nhân là vì nhiều bạn vẫn chưa xác định chi phí nào được trừ, chi phí nào không được trừ khi tính thuế và hay nhầm lẫn giữa chi phí kế toán và chi phí tính thuế.

Trong bài viết này, dịch vụ kế toán thuế TinLaw sẽ hướng dẫn các bạn cách hạch toán chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN. Cùng theo dõi nhé!

Phân biệt chi phí kế toán và chi phí tính thuế

Có một điều các bạn kế toán rất hay nhầm lẫn đó là chưa phân biệt được “chi phí kế toán” và “chi phí tính thuế”dẫn đến hạch toán sai . Lưu ý, đây là 2 khoản chi phí khác nhau nhé!

Chi phí kế toán là bất kỳ khoản phí phát sinh nào dù chi phí đó có được trừ hay không thì vẫn phải hạch toán vào sổ sách kế toán theo Luật kế toán, chuẩn mực kế toán.

Chi phí tính thuế là khi bạn tính thuế TNDN phải xác định trước xem các khoản chi phí đó có đủ điều kiện để đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN hay không. Các bạn áp dụng theo Luật thuế để tính thuế TNDN.

Thực tế có nhiều bạn kế toán do nhầm lẫn 2 khoản phí này dẫn đến làm sai sổ sách, làm sai báo cáo tài chính. Ví dụ: Khi biết các khoản chi phí đó không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, thì các bạn đã xử lý bằng cách: “không hạch toán số sách” của doanh nghiệp. Dẫn đến việc không khớp được các sổ, không khớp với công nợ… Như vậy là Báo cáo tài chính cũng bị sai.

Như vậy, trước khi hạch toán chi phí không được trừ các bạn cần xác định rõ “chi phí kế toán” và “chi phí tính thuế” nêu trên để tránh xảy ra những lỗi không đáng có.

Nhiều bạn kế toán không phân biệt được chi phí kế toán và
Nhiều bạn kế toán không phân biệt được chi phí kế toán và chi phí tính thuế

Cách hạch toán các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN

Tiếp theo, TinLaw sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán và quyết toán các khoản chi không được trừ mà các bạn thường gặp phải.

  1. Các khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC

“Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”

Ví dụ 1:

Công ty A mua văn phòng phẩm tại tạp hóa (mua của các cửa hàng, hộ cá nhân kinh doanh, người dân) hết 5 triệu nhưng không có hóa đơn. Như vậy là không đủ điều kiện để đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Ví dụ 2:

Công ty A mua văn phòng phẩm của công ty B có giá trị 10 triệu nhưng lại thanh toán bằng tiền mặt. Như vậy cũng không điều kiện để đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

>> Theo chế độ kế toán: Hạch toán vào sổ sách theo số thực tế đã chi:

  • Nợ TK 642, 641…: 5.000.000 (hoặc 10.000.000)
  • Có TK 111: 5.000.000 (hoặc 10.000.000)

Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh

  • Nợ TK 911: 5.000.000 (hoặc 10.000.000)
  • Có TK 642, 641 …: 5.000.000 (hoặc 10.000.000)

>> Theo Luật thuế: Không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN vì không có hóa đơn GTGT, không có bảng kê 01/TNDN và không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Đây chính là sự khác biệt giữa “chi phí kế toán” và “chi phí tính thuế” cũng như sự khác biệt giữa “luật kế toán” và “luật thuế”. Cách xử lý với số tiền trên là các bạn vẫn phải hạch toán vào sổ sách như trên nhưng cuối năm khi lập Tờ khai Quyết toán thuế 03/TNDN, thì các bạn nhập số tiền đó vào Chỉ tiêu B4. TinLaw sẽ có hướng dẫn chi tiết ở phần cuối bài viết.

Lưu ý, nếu bạn mua hàng của người dân mà có lập bảng kê 01/TNDN hoặc mua hàng của hộ cá nhân kinh doanh mà có hóa đơn bán hàng trực tiếp thì có thể đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

  1. Chi khấu hao tài sản cố định

Trường hợp: Phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ: ô tô dùng cho kinh doanh vận tải hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn; ô tô dùng để làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô); phần trích khấu hao đối với tài sản cố định là tàu bay dân dụng, du thuyền không sử dụng kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn.

Ví dụ: Công ty TinLaw chỉ kinh doanh dịch vụ kế toán và có mua 1 ô tô 7 chỗ ngồi trị giá 2 tỷ, thuế GTGT 10%. Theo quy định tại thông tư 45/2013/TT-BTC, tài sản này trích khấu hao từ 6-10 năm. Giám đốc Công ty quyết định trích khấu hao Tài sản này trong 8 năm.

Các bạn kế toán xử lý trường hợp này như sau:

Theo chế độ kế toán: Hạch toán và ghi nhận theo thực tế:

  1. Nợ TK 211: 2.000.000.000 + 40.000.000 = 2.040.000.000 (số thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng không được khấu trừ là 40.000.000 cộng vào nguyên giá của TSCĐ)
  2. Nợ TK 133: 160.000.000 (Chỉ được khấu trừ thuế GTGT phần tương ứng với 1,6 tỷ, tức là 160 tr, còn 40 tr tiền thuế GTGT thì cho vào Nguyên giá của TSCĐ)
  3. Có TK 331: 2.200.000.000
  4. Hàng năm, trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng
  5. Mức khấu hao năm = 2.040.000.000 / 8 = 255.000.000

Hạch toán chi phí khấu hao hàng năm

  • Nợ TK 642: 255.000.000
  • Có TK 214: 255.000.000

Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh

  • Nợ TK 911: 255.000.000
  • Có TK 642: 255.000.000

Theo quy định của Luật thuế, chỉ được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN khoản chi phí Phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá 1,6 tỷ đồng/xe.

>> Như vậy các bạn kế toán phải tính lại khấu hao. Chỉ tính để tính thuế TNDN thôi nhé, còn hạch toán trên sổ sách rồi thì để nguyên vậy.

Mức khấu hao năm = 1.600.000.000 / 8 = 200.000.000

=> Khấu hao năm theo chế độ kế toán là 255.000.000, theo luật thuế là 200.000.000 => Chênh lệch 55.000.000

=> Cách xử lý như sau: Các bạn vẫn phải hạch toán vào sổ sách như trên. Nhưng cuối năm khi lập Tờ khai Quyết toán thuế 03/TNDN, thì các bạn nhập số tiền đó vào Chỉ tiêu B4

Một số tài sản cố định
Một số tài sản cố định
  1. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.

Ví dụ: Trong năm 2023 chi trang phục cho người lao động tổng cộng là 80.000.000đ cho 10 lao động. Tức là trang phục trong năm chi cho 1 người là 8.000.000.

Trong trường hợp này, các bạn xử lý như sau:

Theo chế độ kế toán:

Khi chi tiền trang phục cho nhân viên, kế toán hạch toán:

  • Nợ TK 642: 80.000.000
  • Có TK 112: 80.000.000

Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh

  • Nợ TK 911: 80.000.000
  • Có TK 642: 80.000.000

Theo quy định Luật thuế, chỉ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN phần chi trang phục trong năm cho 1 người lao động là 5.000.000 => Chênh lệch = 3.000.000 x 10 = 30.000.000

Cách xử lý: Các bạn vẫn phải hạch toán số tiền này vào sổ sách như trê. Nhưng cuối năm khi lập Tờ khai Quyết toán thuế 03/TNDN, thì các bạn nhập số tiền 30.000.000 vào Chỉ tiêu B4.

>> Xem thêm: Hướng dẫn lập tờ khai quyết toán thuế TNCN trên phần mềm HTKK

Lưu ý:  Kể từ ngày 6/8/2015 Theo khoản 2.7 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:

  • Nếu chi bằng tiền thì không được vượt quá 05 triệu đồng/người/năm.
  • Nếu chi bằng hiện vật sẽ được tính toàn bộ vào chi phí. (Nếu có hóa đơn, chứng từ)
  • Nếu chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật: Thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ.
  1. Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ);

Thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.

Ví dụ: là Công ty TNHH MTV, trong năm, có chi lương cho Giám đốc công ty là 200 triệu.

Trong trường hợp này, các bạn xử lý như sau:

Theo chế độ kế toán:

Khi tính lương cho Giám đốc, kế toán hạch toán:

  • Nợ TK 642: 200.000.000
  • Có TK 334: 200.000.000

Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh

  • Nợ TK 911: 200.000.000
  • Có TK 642: 200.000.000

Theo quy định Luật thuế, các bạn không được tính khoản chi 200.000.000 vào chi phí được trừ

Cách xử lý: Các bạn vẫn phải hạch toán vào sổ sách như trên. Nhưng cuối năm khi lập Tờ khai Quyết toán thuế 03/TNDN, thì các bạn nhập số tiền đó vào Chỉ tiêu B4.

  1. Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính

Bao gồm vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật.

Ví dụ: Công ty C bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế là 100.000.000, và đã nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng tiền gửi ngân hàng.

Trong trường hợp này, các bạn xử lý như sau:

Theo chế độ kế toán:

Căn cứ vào quyết định xử phạt vi phạm hành chính, và giấy nộp tiền, hạch toán:

  • Nợ TK 811: 100.000.000
  • Có TK 3339: 100.000.000
  • Nợ TK 3339: 100.000.000
  • Có TK 112: 100.000.000

Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh

  • Nợ TK 911: 100.000.000
  • Có TK 811: 100.000.000

Theo quy định Luật thuế, các bạn không được tính khoản chi này vào chi phí được trừ

Cách xử lý: Các bạn vẫn phải hạch toán vào sổ sách như trên. Nhưng cuối năm khi lập Tờ khai Quyết toán thuế 03/TNDN, thì các bạn nhập số tiền đó vào Chỉ tiêu B4.

  1. Phần chi phí trả lãi tiền vay vốn sản xuất kinh doanh của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay.

Ví dụ: Năm 2023, công ty D vay của ông Nguyễn Văn E 2 tỷ đồng để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, lãi suất là 10%/năm. Biết rằng lãi suất cơ bản do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố là 9%/năm. Và công ty đã góp đủ vốn điều lệ theo trên giấy phép kinh doanh.

=> Chi phí lãi vay năm đó là 2.000.000.000 x 15% = 300.000.000.

Theo chế độ kế toán:

Khi trả lãi tiền vay, kế toán hạch toán:

  • Nợ TK 635: 300.000.000
  • Có TK 112: 300.000.000

Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh

  • Nợ TK 911: 300.000.000
  • Có TK 635: 300.000.000

Theo quy định Luật thuế: Chỉ được tính vào chi phí được trừ phần chi phí lãi vay không vượt quá 150% lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố (tức 9% x 150 = 13.5%)

=> Chi phí lãi vay được tính vào chi phí được trừ là 2.000.000.000 x 13.5% = 270000000

=> Chi phí lãi vay theo chế độ kế toán là 300.000.000, theo chính sách thuế là 270000000.

=> Chênh lệch 30.000.000

Cách xử lý: Các bạn vẫn phải hạch toán vào sổ sách như trên. Nhưng cuối năm khi lập Tờ khai Quyết toán thuế 03/TNDN, thì các bạn nhập số tiền đó vào Chỉ tiêu B4.

  1. Theo điểm 2.18 khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC

Chi trả lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ (đối với doanh nghiệp tư nhân là vốn đầu tư) đã đăng ký còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của doanh nghiệp kể cả trường hợp doanh nghiệp đã đi vào sản xuất kinh doanh. Chi trả lãi tiền vay trong quá trình đầu tư đã được ghi nhận vào giá trị của tài sản, giá trị công trình đầu tư.

Trường hợp doanh nghiệp đã góp đủ vốn điều lệ, trong quá trình kinh doanh có khoản chi trả lãi tiền vay để đầu tư vào doanh nghiệp khác thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Chi trả lãi tiền vay tương ứng với vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của doanh nghiệp không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế được xác định như sau:

Trường hợp số tiền vay nhỏ hơn hoặc bằng số vốn điều lệ còn thiếu thì toàn bộ lãi tiền vay là khoản chi không được trừ.

Trường hợp số tiền vay lớn hơn số vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn:

  • Nếu doanh nghiệp phát sinh nhiều khoản vay thì khoản chi trả lãi tiền vay không được trừ bằng tỷ lệ (%) giữa vốn điều lệ còn thiếu trên tổng số tiền vay nhân (x) tổng số lãi vay.
  • Nếu doanh nghiệp chỉ phát sinh một khoản vay thì khoản chi trả lãi tiền không được trừ bằng số vốn điều lệ còn thiếu nhân (x) lãi suất của khoản vay nhân (x) thời gian góp vốn điều lệ còn thiếu.
  1. Chi nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa phần vượt mức tiêu hao hợp lý.

Ví dụ: Công ty F tự xây dựng định mức tiêu hao vật tư. Trong quá trình sản xuất, do không kiểm soát tốt, nên bị vượt định mức là 1%, tương đương giá trị vật tư 20 triệu. Công ty F vẫn hạch toán vào tài khoản 621, cuối kỳ kết chuyển vào 154 để tính giá thành sản phẩm.

Trường hợp này các bạn xử lý như sau:

Theo chế độ kế toán: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vượt định mức, doanh nghiệp không được tính giá thành sản phẩm, dịch vụ mà phải kết chuyển ngay vào Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán.

Ghi nhận giá trị vật tư vượt định mức:

  • Nợ TK 632: 20.000.000
  • Có TK 152: 20.000.000

Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh

  • Nợ TK 911: 20.000.000
  • Có TK 632: 20.000.000

Theo luật thuế: Không được tính vào chi phí được trừ giá trị 20.000.000 vượt định mức tiêu hao.

Cách xử lý: Các bạn vẫn phải hạch toán vào sổ sách như trên. Nhưng cuối năm khi lập Tờ khai Quyết toán thuế 03/TNDN, thì các bạn nhập số tiền đó vào Chỉ tiêu B4.

Cách xử lý các khoản chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN:

Để xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN, các bạn kế toán có thể căn cứ vào 3 văn bản sau:

  • Thông tư 78/2014/TT-BTC
  • Thông tư 96/2015/TT-BTC
  • Thông tư 25/2018/TT-BTC

>> Xem thêm: Tổng hợp văn bản về Thuế thu nhập doanh nghiệp

Sau khi đã xác định được khoản chi đó không được trừ thì các bạn có thể tập hợp những khoản đó vào 1 file Excel để theo dõi. Đến cuối năm khi lập tờ khai quyết toán thuế 03/TNDN thì sẽ nhập số tiền chi phí đó vào Chỉ tiêu B4 trên tờ khai 03/TNDN.

Dưới đây là ví dụ minh họa để các bạn dễ hình dung:

Ví dụ 1: Trong năm 2023, công ty G có doanh thu là 500.000.000, chi phí là 300.000.000, trong đó chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN là 50.000.000.

  • Lợi nhuận trước thuế = 500.000.000 – 300.000.000 = 200.000.000
  • Thu nhập chịu thuế = 200.000.000 + 50.000.000 = 250.000.000.
  • Số thuế TNDN phải nộp = 250.000.000 x 20% = 50.00.000
  • Lợi nhuận sau thuế = 200.000.000 – 50.000.000 = 150.000.000

=> Trên tờ khai quyết toán thuế 03/TNDN cuối năm:

>> Các bạn nhập vào Chỉ tiêu [B4] – Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế: 50.000.000

Ví dụ 2: Năm 2023, có doanh thu là 500.000.000, chi phí là 300.000.000 trong đó chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN là 50.000.000.

Bạn biết các khoản chi phí 50.000.000 này không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nên không hạch toán luôn cho đỡ mệt. Như vậy trên sổ sách chỉ phản ánh chi phí là: 250.000.000

  • Lợi nhuận trước thuế = 500.000.000 – 250.000.000 = 250.000.000
  • Thu nhập tính thuế = 500.000.000 – 250.000.000 = 250.000.000
  • Số thuế TNDN phải nộp = 250.000.000 x 20% = 50.00.000
  • Lợi nhuận sau thuế = 250.000.000 – 50.00.000 = 200.000.000

Như vậy, các bạn đã nhìn thấy số thuế TNDN phải nộp là như nhau. Nhưng lợi nhuận sau thuế trên sổ sách đã tăng lên: Từ 150.000.000 -> 200.000.000, nhưng thực tế lợi nhuận sau thuế chỉ có: 150.000.000 => Báo cáo tài chính là SAI.

Tóm lại, khi phát sinh các khoản chi phí dù là hợp lý hay không hợp thì các bạn vẫn phải hạch toán và ghi nhận theo đúng thực tế đến cuối kỳ kết chuyển để lên BCTC. Khi lập Tờ khai Quyết toán thuế TNDN thì phải loại các khoản chi phí không được trừ ra. Lưu ý là tính trên thu nhập chịu thuế chứ không tính trên lợi nhuận trước thuế.

TinLaw vừa hướng dẫn các bạn cách hạch toán chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN. Nếu vẫn còn thắc mắc hay gặp khó khăn trong các vấn đề liên quan đến thuế TNDN quý khách vui lòng liên hệ dịch vụ kế toán trọn gói TinLaw để được hướng dẫn, giải đáp.

Picture of TinLaw

TinLaw

TinLaw với mong muốn nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của Pháp lý & Kế toán trong kinh doanh, luôn đồng hành và đưa ra các giải pháp hiệu quả, tối ưu chi phí để giúp cho doanh nghiệp SMEs vận hành đúng luật và phát triển bền vững.