Địa chỉ công ty là gì? Quy định về địa chỉ trụ sở doanh nghiệp

Việc lựa chọn địa chỉ công ty đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp kinh doanh ổn định và tránh vi phạm pháp luật. Vậy làm thế nào để xác định địa chỉ kinh doanh phù hợp? Hãy cùng dịch vụ thành lập công ty TinLaw tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

Địa chỉ công ty là gì?

Theo Điều 42 Bộ Luật Doanh nghiệp 2020, địa chỉ công ty là nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp khi hoạt động tại Việt Nam. Đây là địa chỉ liên lạc chính thức, được xác định theo đơn vị hành chính. Ngoài ra còn kèm theo số điện thoại, số fax và thư điện tử để kết nối với cơ quan nhà nước và đối tác.

Địa chỉ công ty là gì?

Vì vậy, doanh nghiệp cần nắm rõ các yêu cầu pháp lý liên quan đến địa chỉ trụ sở. Hãy cùng tìm hiểu kỹ các quy định về địa chỉ trụ sở doanh nghiệp ngay sau đây.

Những quy định và đặc điểm của địa chỉ trụ sở doanh nghiệp

Địa chỉ trụ sở chính không chỉ là nơi công ty hoạt động mà còn là cơ sở để cơ quan thuế và nhà nước quản lý doanh nghiệp. Vì vậy, khi đăng ký địa chỉ công ty, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định sau:

Quyền sử dụng hợp pháp đối với địa chỉ công ty

Doanh nghiệp chứng minh quyền sở hữu hợp pháp đối với địa chỉ trụ sở chính thông qua giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/quyền sở hữu nhà. Theo đó có thể phân chia thành 2 trường hợp sau:

• Công ty mua hoặc tự xây dựng nhà, quyền sử dụng đất, nhà xưởng cần có giấy chứng nhận bởi công ty hạ tầng hay quyết định của cơ quan nhà nước về việc giao đất cho thuê đất.
• Công ty thuê nhà, quyền sử dụng đất, nhà xưởng cần có hợp đồng cho thuê và tài liệu chứng minh quyền cho thuê hợp pháp của phía cho thuê. Đối với đất thổ cư cần phải đảm bảo bên cho thuê có quyền sở hữu hợp pháp. Đối với đất dự án hay nhà xưởng thì phải thuộc sở hữu hợp pháp của bên cho thuê, đồng thời có thêm chức năng cho thuê.

Quyền sử dụng hợp pháp đối với địa chỉ công ty

Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các giấy tờ pháp lý liên quan đến địa chỉ công ty để đảm bảo tính hợp pháp, tránh tranh chấp và rủi ro về pháp lý. 

Cách đặt địa chỉ công ty

Khi đăng ký địa chỉ kinh doanh, công ty đảm bảo thực hiện theo quy định trong Điều 42 của Bộ Luật Doanh nghiệp. Theo đó, trụ sở chính của doanh nghiệp phải có địa chỉ cụ thể như sau:

• Số nhà + ngách, hẻm, ngõ, phố, đường hoặc thôn, ấp.
• Cấp hành chính: Xã, phường, thị trấn; quận, huyện, thị xã; tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. 
• Thông tin liên hệ: Số điện thoại, thư điện tử và số fax (nếu có).

Minh họa cụ thể qua bảng sau:

Qua ví dụ trên, doanh nghiệp dễ dàng xác định cách đặt địa chỉ công ty. Từ đó, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tạo thuận lợi trong hoạt động kinh doanh.

Lựa chọn trụ sở công ty có tính ổn định và lâu dài

Doanh nghiệp thành lập và hoạt động kinh doanh đều cần có trụ sở chính. Điều này mang lại sự ổn định trong kinh doanh và là lưu ý hàng đầu khi xây dựng doanh nghiệp.

Hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng đóng vai trò quan trọng giúp thu hồi công nợ và vận hành kinh doanh. Địa chỉ trụ sở công ty là thông tin bắt buộc phải ghi trên hóa đơn. Vì vậy, doanh nghiệp nên lựa chọn địa chỉ trụ sở ổn định, lâu dài.

Địa chỉ công ty rõ ràng và có đủ các giấy tờ liên quan 

Phương thức liên hệ giữa cơ quan nhà nước và doanh nghiệp thường thông qua công văn và luôn gửi trực tiếp đến địa chỉ trụ sở chính. Vì vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo địa chỉ đăng ký rõ ràng để tránh thất lạc công văn, gây ảnh hưởng đến việc tiếp nhận thông tin.

Địa chỉ công ty phải rõ ràng và được xác thực

Trong thực tế, có nhiều trường hợp địa chỉ hiện tại khác với địa chỉ ghi trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Vì vậy, trước khi thuê địa điểm, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ và yêu cầu chủ nhà xin xác nhận từ UBND phường/xã về việc hai địa chỉ này là một.

Địa chỉ công ty không được đặt tại chung cư, nhà tập thể

Khi lựa chọn địa chỉ công ty cần lưu ý không được đặt địa chỉ tại chung cư, nhà tập thể. Điều này được quy định tại Điều 3 và điều 6 Luật nhà ở năm 2014; Công văn số 2544/BXD-QLN của Bộ xây dựng ban hành ngày 19/11/2009 về việc quản lý sử dụng nhà chung cư.

Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể đặt địa chỉ công ty tại khu vực có chức năng kinh doanh hoặc thương mại. Trong trường hợp này, khi đăng ký thành lập công ty, doanh nghiệp cần cung cấp giấy tờ chứng minh rằng địa chỉ trụ sở chính không chỉ dùng để ở. Cụ thể như sau:

• Quyết định phê duyệt dự án từ cơ quan có thẩm quyền, trong đó ghi rõ địa chỉ đăng ký kinh doanh thuộc khu vực chung cư có chức năng kinh doanh/thương mại.
• Giấy xác nhận từ chủ đầu tư hoặc ban quản trị chung cư, chứng minh rằng địa chỉ trụ sở doanh nghiệp không thuộc căn hộ chung cư chỉ dùng để ở.
• Hợp đồng thuê/mua địa điểm đặt trụ sở, kèm theo xác nhận từ UBND phường/xã/thị trấn, đảm bảo rằng địa chỉ này không thuộc khu căn hộ chỉ dành cho mục đích sinh hoạt.

Được phép đặt địa chỉ kinh doanh ở đâu?

Vì vậy, khi đăng ký địa chỉ trụ sở công ty, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ tính hợp pháp của địa điểm để tránh vi phạm quy định trong kinh doanh.

Địa chỉ công ty đáp ứng được những điều kiện để kinh doanh

Một số ngành nghề kinh doanh yêu cầu phải có giấy phép trước khi hoạt động gọi là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Địa chỉ trụ sở chính sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc đáp ứng điều kiện cấp giấy phép kinh doanh. Dưới đây là thông tin cụ thể các nhóm ngành:

• Nhóm ngành sản xuất, chế biến, nuôi trồng nông sản/thủy hải sản: Yêu cầu đặt địa chỉ trụ sở chính ở nơi xa khu dân cư và trung tâm thành phố. Nếu muốn đặt địa chỉ công ty tại thành phố thì chỉ trao đổi, buôn bán hay trưng bày các sản phẩm.
• Nhóm ngành kinh doanh dịch vụ karaoke: Diện tích mỗi phòng hát từ 20m2 trở lên và không tính các công trình phụ khác. Đồng thời địa điểm kinh doanh cách xa khu vực công cộng khoảng 200m trở lên. Các điều kiện về cách âm, phòng chống cháy nổ, giữ gìn an ninh, trật tự xã hội cần phải lưu ý và tuân thủ.
• Nhóm ngành kinh doanh các dịch vụ khách sạn: Yêu cầu có quầy lễ tân, bãi đỗ xe và phòng vệ sinh chung. Khách sạn có tối thiểu 10 phòng ngủ, được trang bị đầy đủ tiện nghi như nệm, giường, chăn, gối phục vụ nhu cầu sinh hoạt. Đối với khách sạn nghỉ dưỡng, khách sạn bên đường, cần có thêm bếp, phòng ăn và cung cấp dịch vụ ăn uống cho khách lưu trú.

>> Xem thêm: Thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh khách sạn

Địa chỉ công ty đáp ứng được những điều kiện để kinh doanh

Nghiên cứu kỹ các quy định pháp luật về ngành nghề kinh doanh có điều kiện sẽ giúp doanh nghiệp đăng ký địa chỉ trụ sở chính nhanh chóng và đúng quy định. Nếu gặp khó khăn trong quá trình đăng ký, doanh nghiệp có thể liên hệ TinLaw để được hỗ trợ kịp thời.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Để thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ bao gồm: 

• Thông báo về thay đổi địa chỉ công ty được ký bởi người đại diện theo pháp luật.
• Đối với công ty TNHH một thành viên: Yêu cầu có nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty.
• Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh: Yêu cầu hồ sơ về nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên.
• Đối với công ty cổ phần: Yêu cầu hồ sơ về nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Việc nắm rõ các hồ sơ cần thiết sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ giấy tờ thay đổi địa chỉ công ty nhanh chóng.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

Để quá trình thay đổi địa chỉ công ty diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, doanh nghiệp cần lưu ý các bước hoàn thành thủ tục như sau:

• Bước 1: Chuẩn bị các hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Như đã trình bày ở hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các thủ tục pháp lý theo quy định. Hãy xem lại nội dung hồ sơ bên trên để nắm rõ các yêu cầu cần thiết nhé!

• Bước 2: Hoàn thiện đầy đủ hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty theo yêu cầu

Doanh nghiệp cần soạn đúng và đầy đủ các nội dung/ biểu mẫu hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty theo quy định của cơ quan đăng ký kinh doanh sở tại. Quá trình này sẽ được tối ưu nhanh chóng khi sử dụng dịch vụ tại TinLaw.

• Bước 3: Ký và nộp hồ sơ, tiếp nhận kết quả thay đổi địa chỉ công ty

• • Sau khi ký và hoàn thành các yêu cầu về hồ sơ, TinLaw sẽ hỗ trợ doanh nghiệp nộp hồ sơ và nhận kết quả. Khi có kết quả, TinLaw sẽ thông báo chi tiết đến quý khách hàng.
  • Ngoài các bước nêu trên, nếu doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ công ty sang quận/huyện khác hoặc tỉnh/thành phố khác, cần thực hiện thêm thủ tục chốt thuế. Đây là quy trình doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan thuế về việc chuyển địa chỉ trụ sở.
  • Khi tiếp nhận yêu cầu, cơ quan thuế sẽ kiểm tra, rà soát hồ sơ thuế và thông báo về các nghĩa vụ tài chính mà doanh nghiệp cần hoàn thành. Doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản thuế còn nợ và hoàn tất các thủ tục liên quan theo quy định.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

Như vậy, hiểu rõ quy trình thay đổi địa chỉ công ty sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi triển khai hoạt động kinh doanh.

Mức xử phạt khi doanh nghiệp kinh doanh sai địa chỉ công ty trên giấy phép kinh doanh

Khi doanh nghiệp vi phạm quy định về kinh doanh không đúng địa chỉ đã được xác thực sẽ phải chấp hành các mức phạt theo quy định tại Nghị định 98/2020/NĐ-CP, đã sửa đổi bởi Nghị định 17/2022/NĐ-CP như sau:

• Doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng nếu kinh doanh không đúng địa điểm ghi trong giấy phép kinh doanh.
• Đối với các ngành nghề đặc thù như sản xuất rượu công nghiệp, chế biến và mua bán nguyên liệu thuốc lá, kinh doanh phân phối và bán buôn rượu hoặc sản phẩm thuốc lá, mức phạt sẽ cao hơn so với quy định chung. Cụ thể, mức phạt sẽ tăng gấp hai lần, từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng.

Mức xử phạt khi doanh nghiệp kinh doanh sai địa chỉ công ty trên giấy phép kinh doanh

Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp luật, đặc biệt đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Điều này nhằm đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và phát triển bền vững.

Những câu hỏi thường gặp về địa chỉ công ty

Khi đăng ký địa chỉ công ty, nhiều doanh nghiệp thắc mắc liệu một địa chỉ có thể được sử dụng cho nhiều công ty? Hay có những địa điểm nào không được phép đặt trụ sở chính? Chi tiết câu trả lời sẽ có ngay sau đây:

Một địa chỉ có được đăng ký nhiều công ty hay không?

Theo quy định tại Điều 42 và các quy định khác của Luật Doanh nghiệp 2020, pháp luật không cấm hai hay nhiều công ty đăng ký cùng một địa điểm làm trụ sở chính. Điều kiện quan trọng là địa điểm này phải chính xác và thực sự là trụ sở chính của các doanh nghiệp đăng ký.

Trụ sở chính doanh nghiệp không được đặt ở đâu?

Những địa điểm không được sử dụng để đặt địa chỉ công ty bao gồm: chung cư, nhà tập thể xây dựng với mục đích để ở (trừ officetel, shophouse); khu vực cấm theo quy định như khu quân sự, khu an ninh quốc gia; địa chỉ không có thật hoặc không rõ ràng. 

Ngoài ra, doanh nghiệp không thể đặt trụ sở chính tại địa điểm không phù hợp với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, như sản xuất hóa chất nguy hiểm trong khu dân cư.

Kết luận

Địa chỉ công ty ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, khi hiểu rõ các quy định và thủ tục đăng ký sẽ giúp doanh nghiệp phát triển ổn định trong tương lai. Hãy liên hệ ngay đến TinLaw nếu bạn cần hỗ trợ các dịch vụ về địa chỉ công ty nhé!