Việc thành lập văn phòng đại diện mang lại cơ hội phát triển tại các thị trường tiềm năng cho doanh nghiệp. Khi đó, doanh nghiệp có thể quảng bá thương hiệu và tiếp cận khách hàng mục tiêu một cách dễ dàng. Hãy cùng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện TinLaw khám phá chi tiết về văn phòng đại diện thông qua bài viết này nhé!
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Đơn vị này đảm nhiệm vai trò đại diện theo ủy quyền để bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp. Những quy định về văn phòng đại diện được nêu rõ tại Điều 45 Luật Doanh nghiệp.
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện được chia thành hai nhóm chính. Nhóm thứ nhất là văn phòng đại diện của công ty có hiện diện thương mại tại Việt Nam. Nhóm thứ hai là văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam.
Chức năng của văn phòng đại diện là gì?
Xét về bản chất, văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam hay nước ngoài đều có vai trò như một văn phòng liên lạc. Văn phòng đại diện sẽ không đảm nhận các chức năng kinh doanh.
➤ Chức năng của văn phòng đại diện doanh nghiệp Việt Nam:
- Đơn vị văn phòng đại diện đóng vai trò trung gian, chịu trách nhiệm liên lạc và giao dịch với khách hàng cũng như các đối tác.
- Bộ phận này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc nghiên cứu thị trường, đánh giá tiềm năng và cung cấp thông tin cần thiết.
- Đại diện của doanh nghiệp đảm nhận nhiệm vụ khiếu nại về các hành vi xâm phạm hoặc cạnh tranh không lành mạnh.
- Địa điểm trưng bày sản phẩm do văn phòng đại diện cung cấp giúp sản phẩm tiếp cận khách hàng dễ dàng hơn. Điều này cũng góp phần nâng cao hiệu quả quảng bá.
➤ Chức năng của văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài:
- Văn phòng đại diện đóng vai trò trung gian liên lạc giữa nhà đầu tư nước ngoài và khách hàng hoặc đối tác kinh doanh tại Việt Nam.
- Đơn vị này tạo điều kiện để thương nhân thăm dò thị trường và quảng bá thương hiệu. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp mới bước vào thị trường Việt Nam.
- Ngoài ra, văn phòng còn hỗ trợ xúc tiến các dự án hợp tác và tìm kiếm cơ hội đầu tư kinh doanh cho thương nhân nước ngoài.
- Đây cũng là bước đệm giúp thương nhân chuẩn bị thành lập doanh nghiệp vốn nước ngoài tại Việt Nam.
Chức năng của văn phòng đại diện là gì?
Dù không thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp, văn phòng đại diện vẫn hỗ trợ mạnh mẽ trong nghiên cứu thị trường. Đồng thời, văn phòng còn xúc tiến hoạt động kinh doanh, quảng bá sản phẩm và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.
Các quy định đối với văn phòng đại diện
Việc thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện cần tuân thủ các quy định pháp lý cụ thể. Trong phần này, hãy cùng nhau tìm hiểu các quy định quan trọng về văn phòng đại diện mà doanh nghiệp cần chú ý nhé!
Tên văn phòng đại diện
Tên văn phòng đại diện phải sử dụng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, cùng với các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên văn phòng đại diện cần bao gồm tên doanh nghiệp và cụm từ Văn phòng đại diện.
Tên văn phòng đại diện
Tên văn phòng đại diện phải được ghi rõ hoặc gắn tại trụ sở của văn phòng. Tên văn phòng đại diện phải có kích thước chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ, hồ sơ và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
Con dấu của văn phòng đại diện
Dấu của văn phòng đại diện có thể là dấu khắc tại cơ sở hoặc dấu dưới dạng chữ ký số. Điều này được quy định theo luật về giao dịch điện tử. Doanh nghiệp có quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung của dấu sử dụng tại văn phòng đại diện.
Con dấu của văn phòng đại diện
Việc quản lý và lưu trữ dấu phải tuân theo quy định trong Điều lệ công ty hoặc quy chế. Quy chế này do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc các đơn vị khác của doanh nghiệp ban hành. Vì vậy, không có điều luật cụ thể yêu cầu văn phòng đại diện phải có con dấu. Quyết định về việc có sử dụng dấu hay không hoàn toàn phụ thuộc vào doanh nghiệp hoặc Điều lệ công ty.
Người đứng đầu văn phòng đại diện
Người đứng đầu văn phòng đại diện được công ty quyết định và bổ nhiệm theo nhiệm kỳ hoặc cho đến khi có sự thay đổi. Người này có thể là giám đốc, thành viên hoặc cổ đông góp vốn với điều kiện đáp ứng các yêu cầu theo quy định.
Người đứng đầu văn phòng đại diện
Nhiệm vụ của người đứng đầu là quản lý và điều hành hoạt động của văn phòng đại diện. Đồng thời, họ chịu trách nhiệm về các hoạt động của văn phòng trước ban lãnh đạo công ty.
Thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
Để thành lập và hoạt động hợp pháp, văn phòng đại diện cần thực hiện các thủ tục đăng ký theo quy định của pháp luật. Dưới đây là các bước quan trọng trong thủ tục đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện mà doanh nghiệp cần lưu ý.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Đầu tiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ sau để tiến hành thành lập văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (Phụ lục II-7).
- Bản sao nghị quyết, quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên (với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh) hoặc Hội đồng quản trị (với công ty cổ phần). Bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu đối với công ty TNHH một thành viên về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Khi đã chuẩn bị đủ hồ sơ cần thiết, doanh nghiệp cần tiến hành nộp hồ sơ. Cơ quan có thẩm quyền giải quyết hồ sơ thành lập văn phòng đại diện là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư. Cơ quan này thuộc tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương.
Thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện
Người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải thanh toán lệ phí đăng ký ngay khi nộp hồ sơ. Lệ phí này có thể được thanh toán trực tiếp tại Phòng ĐKKD, chuyển khoản hoặc thanh toán điện tử. Lưu ý rằng lệ phí sẽ không được hoàn lại nếu doanh nghiệp không được cấp đăng ký.
Bước 3: Nhận kết quả
Doanh nghiệp sau khi nộp hồ sơ sẽ phải chờ đợi thông báo từ cơ quan tiếp nhận hồ sơ. Thủ tục xin thành lập sẽ được giải quyết trong vòng 3 ngày, tính từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh nhận đầy đủ hồ sơ. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, cơ quan này sẽ cấp Giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện.
Ưu, nhược điểm của văn phòng đại diện là gì?
Việc nắm bắt những lợi ích và hạn chế của văn phòng đại diện sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa các cơ hội mở rộng kinh doanh. Dưới đây là những ưu điểm và hạn chế khi thành lập văn phòng đại diện mà doanh nghiệp cần lưu ý.
➤ Ưu điểm của văn phòng đại diện:
- Thủ tục thành lập đơn giản và dễ dàng.
- Thời gian cấp phép nhanh chóng (khoảng 3 ngày đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam và 7-10 ngày đối với nhà đầu tư nước ngoài).
- Chi phí thấp, đồng thời giảm bớt một số nghĩa vụ thuế.
- Tiện lợi trong việc làm việc và trao đổi với khách hàng, đối tác.
➤ Hạn chế của văn phòng đại diện:
- Không có tư cách pháp nhân độc lập.
- Không được phép thực hiện hoạt động kinh doanh.
- Không có quyền ký kết hợp đồng kinh tế.
- Không thể phát hành hóa đơn
Ưu điểm và nhược điểm của văn phòng đại diện là gì?
Việc hiểu rõ ưu và nhược điểm của văn phòng đại diện sẽ giúp doanh nghiệp có thể đưa ra được nhiều quyết định sáng suốt. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa cơ hội phát triển mà còn hạn chế được những rủi ro tiềm ẩn trong quá trình hoạt động.
Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty?
Việc nhầm lẫn giữa văn phòng đại diện và chi nhánh diễn ra khá phổ biến. Bạn có thể phân biệt chúng dựa vào hai điểm chính đó là chi nhánh thực hiện các hoạt động kinh doanh và có thể hạch toán độc lập, còn văn phòng đại diện không có quyền này.
Việc lựa chọn giữa văn phòng đại diện và chi nhánh phụ thuộc vào mục đích mở rộng kinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể như sau:
- Nếu doanh nghiệp chỉ cần một địa chỉ để giao dịch mà không kinh doanh, nên thành lập văn phòng đại diện.
- Nếu doanh nghiệp muốn giao dịch và sinh lời từ hoạt động kinh doanh, nên thành lập chi nhánh công ty.
Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty
Tóm lại, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng để lựa chọn hình thức phù hợp với chiến lược phát triển của mình.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện nhanh chóng tại TinLaw
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện nhanh chóng tại TinLaw giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Chúng tôi cung cấp giải pháp trọn gói từ tư vấn, chuẩn bị hồ sơ đến hoàn tất thủ tục đăng ký. Điều này giúp doanh nghiệp nhanh chóng có được giấy chứng nhận hoạt động.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện
Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, TinLaw cam kết hỗ trợ khách hàng tận tình trong suốt quá trình thành lập văn phòng đại diện. Chúng tôi giúp bạn hiểu rõ về các yêu cầu pháp lý, tối ưu hóa thủ tục và đảm bảo mọi bước đi nhanh chóng, chính xác. Hãy liên hệ ngay với TinLaw để được tư vấn nhiệt tình và hỗ trợ tận tâm trong suốt quá trình này nhé!
Những câu hỏi thường gặp về văn phòng đại diện
Khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều câu hỏi liên quan đến thủ tục, quy định và quyền hạn,…. Dưới đây là những câu hỏi giúp bạn giải đáp các thắc mắc thường gặp khi thành lập văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện có được phép ký hợp đồng không?
Căn cứ theo Luật Thương mại năm 2005 Điều 18 khoản 3: Văn phòng đại diện không có chức năng ký kết hợp đồng, trừ khi đó là văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam. Điều này đảm bảo văn phòng đại diện chỉ thực hiện nhiệm vụ đại diện và không tham gia giao dịch thương mại độc lập.
Văn phòng đại diện có được phép xuất hóa đơn hay không?
Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/NĐ-CP, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh. Vì vậy, văn phòng đại diện không được phép xuất hóa đơn.
Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không?
Văn phòng đại diện phải nộp lệ phí môn bài hàng năm theo quy định của pháp luật. Mức thuế phải đóng đối với văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng mỗi năm. Tuy nhiên, văn phòng đại diện sẽ được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên kể từ khi bắt đầu hoạt động.
Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?
Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân và không tham gia trực tiếp vào các quan hệ pháp lý với tư cách độc lập. Bởi vì văn phòng đại diện chủ yếu phụ thuộc vào trụ sở chính của doanh nghiệp và hoạt động dưới hình thức đại diện ủy quyền.
Kết luận
Thành lập văn phòng đại diện mang lại nhiều lợi ích cho việc mở rộng quy mô kinh doanh của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ các quy định liên quan đến văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp tránh khỏi những rủi ro không đáng có. Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Hãy liên hệ ngay với TinLaw nếu bạn cần được hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện nhé!
