Khi doanh nghiệp muốn thay đổi một hoặc nhiều nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh như tên, địa chỉ, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh…phỉa thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Trong bài viết này, hãy cùng dịch vụ đăng ký kinh doanh TinLaw tìm hiểu về thủ tục này nhé!
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp 2020
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP
- Nghị định 122/2021/NĐ-CP
Khi nào cần thay đổi đăng ký kinh doanh?
Theo khoản 1, điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bao gồm:
- Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp;
- Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;
- Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần; đối với thành viên hợp danh của công ty hợp danh; đối với chủ doanh nghiệp của doanh nghiệp tư nhân. Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn;
- Vốn điều lệ đối với công ty, vốn đầu tư đối với doanh nghiệp tư nhân.
Bên cạnh đó, theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP khi thay đổi những nội dung không ghi nhận trên giấy chứng nhận như ngành nghề kinh doanh, thông tin đăng ký thuế ( địa chỉ nhận thông báo thuế, số tài khoản ngân hàng, phụ trách kế toán..) thì doanh nghiệp phải làm thủ tục thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Riêng với thông tin cổ đông sáng lập chỉ thực hiện thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp: “cổ đông sáng lập chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký mua theo quy định tại Khoản 1 Điều 112 Luật doanh nghiệp. Cổ đông sáng lập chưa thanh toán số cổ phần đã đăng ký mua sẽ đương nhiên không còn là cổ đông công ty theo quy định tại điểm a Khoản 3 Điều 112 Luật doanh nghiệp và bị xóa tên khỏi Danh sách cổ đông sáng lập của công ty”.
Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh
Bước bổ sung: Xác nhận nghĩa vụ thuế (chỉ thực hiện khi thay đổi trụ sở công ty khác quận, khác tỉnh)
Khi công ty thay đổi địa chỉ trụ sở khác quận hoặc khác tỉnh trước khi thực hiện các bước dưới đây cần thực hiện thủ tục chốt nghĩa vụ thuế với cơ quan quản lý thuế cũ sau đó mới thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đăng ký trụ sở mới của công ty.
Bước 1: Doanh nghiệp soạn thảo hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh theo quy định
Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh cho từng trường hợp cụ thể các bạn xem chi tiết ở phần bên dưới.
Bước 2: Doanh nghiệp đến nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Hình thức:
- Nộp trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh
- Nộp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Thời gian thừ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần, trong giờ hành chính.
Cán bộ tại Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp giấy biên nhận nếu hồ sơ đầy đủ và đúng quy định.
Bước 3: Nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Dựa vào thời gian trên giấy biên nhận, doanh nghiệp đến Sở Kế hoạch và Đầu tư để nhận kết quả.
Trường hợp hồ sơ được chấp thuận, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ bổ sung, thay đổi thông tin của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đồng thời, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp một trong các giấy tờ pháp lý sau cho doanh nghiệp:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với các nội dung thay đổi.
- Giấy xác nhận thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh ra Thông báo để công ty sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu cụ thể và nêu rõ lý do.
Bước 4: Thực hiện các công việc sau khi thay đổi đăng ký kinh doanh
Phụ thuộc vào nội dung thay đổi đăng ký kinh doanh mà doanh nghiệp sẽ phải thực hiện các công việc sau khi thay đổi như:
- Đổi tên công ty, đổi loại hình công ty, thay đổi trụ sở khác tỉnh, thay đổi trụ sở khác quận (nếu trên dấu vẫn còn địa chỉ quận) dẫn đến phải đổi dấu công ty.
- Thay đổi biển công ty: nếu thay đổi tên công ty, trụ sở công ty;
- Thay đổi thông tin trên chữ ký số điện tử, hóa đơn nếu thay đổi tên công ty, thay đổi trụ sở công ty…
- Thay đổi thông tin doanh nghiệp trên Giấy chứng nhận hoạt động của địa điểm, chi nhánh, văn phòng đại diện công ty.
- Thay đổi thông tin doanh nghiệp thay đổi nếu doanh nghiệp có các giấy phép đủ điều kiện kinh doanh: Giấy phép lữ hành, Giấy phép kinh doanh, Giấy phép vận tải, Văn bằng bảo hộ đăng ký nhãn hiệu, …
Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh
Mỗi trường hợp thay đổi đăng ký kinh doanh sẽ có những yêu cầu về hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khác nhau. Cụ thể:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: tùy theo nội dung thay đổi của doanh nghiệp sẽ thực hiện soạn thảo thông báo tương ứng như: Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật; Thông báo thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân; Thông báo thay đổi chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên; Thông báo về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp.
- Danh sách thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên khi thay đổi vốn của thành viên trong công ty TNHH hai thành viên trở lên;
- Danh sách người đại diện theo ủy quyền đối với thay đổi cổ đông/ thành viên là tổ chức vốn đầu tư nước ngoài.
- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần hoặc Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên.
- Quyết định của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần hoặc Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, chủ sở hữu đối với công ty một thành viên.
- Điều lệ trong trường hợp thay đổi chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên.
- Giấy tờ chứng thực cá nhân (căn cước công dân, chứng minh thư dân nhân, hộ chiếu) công chứng đối với thành viên mới, cổ đông nước ngoài, thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Hướng dẫn chi tiết hồ sơ thay đổi theo nội dung cụ thể:
Hồ sơ thay đổi tên công ty
- Thông báo thay đổi tên công ty được thực hiện thep Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký theo mẫu Phụ lục II-1;
- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần hoặc Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên về việc thay đổi tên công ty.
- Quyết định của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần hoặc Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, chủ sở hữu đối với công ty một thành viên về việc thay đổi tên công ty.
- Điều lệ công ty theo thông tin tên công ty mới (lưu).
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty
- Thông báo thay địa chỉ trụ sở công ty được thực hiện thep Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký theo mẫu Phụ lục II-1;
- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần hoặc Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên về việc thay đổi trụ sở công ty.
- Quyết định của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần hoặc Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, chủ sở hữu đối với công ty một thành viên về việc thay đổi trụ sở công ty.
- Điều lệ công ty theo thông tin địa chỉ trụ sở công ty mới (lưu).
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật mẫu Phụ lục II-1;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới;
- Nghị quyết và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty;
- Hoặc Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp.
Lưu ý: Người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong các cá nhân sau đây: Chủ tịch Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật thì người ký thông báo là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được Hội đồng quản trị bầu). Áp dụng tương tự đối với Chủ tịch Hội đồng thành viên công ty TNHH.
Hồ sơ tăng vốn điều lệ công ty
- Thông báo tăng vốn điều lệ công ty được thực hiện theo Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký theo mẫu Phụ lục II-1;
- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần hoặc Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên về việc thay đổi tăng vốn điều lệ công ty.
- Quyết định của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần hoặc Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, chủ sở hữu đối với công ty một thành viên về việc tăng vốn điều lệ công ty.
Điều lệ công ty theo thông tin vốn điều lệ mới (để lưu).
Hồ sơ giảm vốn điều lệ công ty
- Trường hợp giảm vốn điều lệ, doanh nghiệp phải cam kết bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác sau khi giảm vốn.
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký mẫu Phụ lục II-1;
- Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên về việc thay đổi vốn điều lệ;
- Báo cáo tài chính gần nhất với thời điểm quyết định giảm vốn điều lệ trong trường hợp giảm vốn điều lệ theo quy định tại điểm a và điểm b khoản 3 Điều 68 Luật Doanh nghiệp 2020.
- Điều lệ công ty theo thông tin vốn điều lệ mới (để lưu).
Hồ sơ thay đổi ngành nghề công ty
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
- Biên bản họp về việc thay đổi, bổ sung ngành, nghề kinh doanh của công ty (đối với công ty TNHH và Công ty cổ phần);
- Quyết định về việc thay đổi, bổ sung ngành, nghề kinh doanh của công ty.
- Điều lệ công ty theo thông tin ngành nghề kinh doanh mới (để lưu).
Cơ quan thụ lý hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh?
Thay đổi đăng ký kinh doanh ở đâu? Là câu hỏi TinLaw nhận được khá nhiều yêu cầu giải đáp từ khách hàng. Câu trả lời là Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Thời hạn phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh khi công ty có sự thay đổi
Khi đã xác định nội dung đăng ký giấy phép kinh doanh cần phải thay đổi, nội bộ doanh nghiệp sẽ bàn bạc và đưa ra quyết định cuối cùng. Sau đó, công ty chịu trách nhiệm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi đến cơ quan đăng ký kinh doanh.
Chậm thay đổi đăng ký kinh doanh có bị phạt không?
Quá thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi mà doanh nghiệp vẫn chưa đến cơ quan đăng ký kinh doanh làm thủ tục thay đổi sẽ bị phạt hành chính như sau:
Theo điều 44, Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định mức xử phạt khi vi phạm về thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp như sau:
- Cảnh cáo đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày.
- Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 30 ngày.
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 90 ngày.
- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.
- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
- Biện pháp khắc phục hậu quả:
a) Buộc đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều này trong trường hợp chưa đăng ký thay đổi theo quy định;
b) Buộc đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 5 Điều này.
Một số câu hỏi thường gặp về thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh
Có phải quyết toán thuế và phát hành lại hóa đơn VAT khi thay đổi đăng ký kinh doanh không?
- Khi thay đổi trụ sở khác quận, khác tỉnh doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận nhưng không phải thực hiện thủ tục quyết toán thuế.
- Khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp mà bên tiếp nhận kế thừa toàn bộ nghĩa vụ về thuế của doanh nghiệp trước chuyển đổi thì không phải thực hiện thủ tục quyết toán thuế trước khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp;
- Khi doanh nghiệp thay đổi tên công ty, thay đổi địa chỉ trụ sở cần liên hệ với cơ quan thuế để thay đổi thông tin của công ty trên hóa đơn đã phát hành.
Tra cứu thông tin thay đổi đăng ký kinh doanh tại đâu?
Thông tin thay đổi sẽ được tra cứu tại cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia về doanh nghiệp.
Thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh qua mạng được không?
Được. Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh qua mạng tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Thời gian thay đổi đăng ký kinh doanh hết bao lâu?
Thời gian thay đổi tính từ ngày hồ sơ thay đổi được nộp và chấp nhận hợp lệ là 03 ngày làm việc.
Lệ phí thay đổi đăng ký kinh doanh công ty như thế nào?
Lệ phí thay đổi công ty là miễn phí, doanh nghiệp chỉ cần nộp chi phí công bố thông tin thay đổi trên cổng thông tin quốc gia: 100.000 VND và phí thay đổi con dấu công ty: 200.000 VND (trường hợp thay đổi thêm dấu công ty) khi thay đổi.
Trên đây là thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp. Nếu vẫn còn thắc mắc vui lòng liên hệ TinLaw theo thông tin bên dưới để được hướng dẫn, giải đáp:
