Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Vì theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
Căn cứ pháp lý
Luật Doanh nghiệp 2020
Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT
Quyết định 885/QĐ-BKHĐT
Thông tư 47/2019/TT-BTC
Thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh để làm gì?
Văn phòng đại diện là một phần không tách rời của doanh nghiệp. Về bản chất, văn phòng đại diện đại diện cho doanh nghiệp theo uỷ quyền và hoạt động dựa trên uỷ quyền đó, phụ thuộc vào doanh nghiệp. Thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh, nơi mà doanh nghiệp chưa có trụ sở, nhằm các mục đích như nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại hay để thuận lợi cho việc liên lạc, ngoài ra còn rất nhiều mục đích khác,…
Thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh có cần đăng ký không?
Từ thông tin về “Văn phòng đại diện là gì?” đã bao gồm những thông tin pháp lý cơ bản như sau:
- Đây là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, và cũng là bộ phận không thể tách rời trong hoạt động doanh nghiệp với chức năng về quảng bá, tiếp thị và giao dịch.
- Văn phòng đại diện thì không có tư cách pháp nhân, văn phòng đại diện chỉ là nơi đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp theo ủy quyền.
- Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động kinh doanh như đã nói, cũng như thực hiện các hoạt động khác có phát sinh lợi nhuận, và chỉ được thực hiện các hoạt động theo chức năng chính của Văn phòng đại diện là đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp. Nhưng văn phòng đại diện có thể thực hiện việc ký kết hợp đồng, thực hiện các giao dịch với đối tác theo sự ủy quyền của doanh nghiệp.
Theo đó thì văn phòng đại diện có những chức năng pháp lý cơ bản, cũng như là một phần không thể tách rời của công ty, từ đó cần đăng ký với cơ quan nhà nước khi thành lập văn phòng đại diện nói chung và thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh nói riêng. Doanh nghiệp phải đăng ký hoạt động thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh tại phòng đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch và Đầu tư và gửi bộ hồ sơ thông báo thành lập văn phòng đại diện tới Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt văn phòng đại diện, theo quy định hiện hành. Hãy nhớ rằng đây là điều bắt buộc thực hiện thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh. Nếu không thông báo và đăng ký hoạt động thì văn phòng đại diện sẽ không được xem là hợp pháp và không được công nhận.
Thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh
Từ những căn cứ pháp lý ở đầu bài viết, cụ thể trong Luật doanh nghiệp 2020, xác định được bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh đầy đủ bao gồm:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
- Biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng quản trị;
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ;
- Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người nộp hồ sơ.
Lưu ý: Các giấy tờ phải được công chứng trong thời hạn để đảm bảo các giấy tờ này còn giá trị sử dụng thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh
Nơi nộp hồ sơ: sau khi đã chuẩn bị chính xác và đầy đủ bộ hồ sơ, tên văn phòng đại diện tiếp đó doanh nghiệp gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi quý doanh nghiệp đặt trụ sở văn phòng đại diện.
Lưu ý: lúc này quý doanh nghiệp sẽ phải hoàn tất quy trình nộp lệ phí đăng ký kinh doanh để hoàn thiện quá trình nộp hồ sơ cho Phòng đăng ký kinh doanh.
Thời gian cấp: sau 03 ngày làm việc sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp giấy phép chứng nhận đăng ký hoạt động cho văn phòng đại diện:
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ của doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành thực hiện kiểm tra, xem xét hồ sơ sau đó trả kết quả cho doanh nghiệp.
- Sau khi xem xét hồ sơ doanh nghiệp nộp là hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh nhập thông tin trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để yêu cầu mã số của văn phòng đại diện.
- Trường hợp sau khi xem xét hồ sơ mà doanh nghiệp nộp không hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi văn bản thông báo cho doanh nghiệp, nêu cụ thể vấn đề cần sửa đổi, bổ sung. Sau đó doanh nghiệp sẽ thực hiện sửa đổi, bổ sung hồ sơ và thực hiện nộp lại hồ sơ theo từng bước như ban đầu.
Như vậy, sau khi hoàn thành thủ tục sẽ được phép thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh theo đúng quy định của pháp luật.
Chi phí đăng ký thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh
Các chi phí phải bỏ ra để đăng ký thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh bao gồm các chi phí khi cấp các loại giấy tờ từ nhà nước để văn phòng đại diện có thể đi vào hoạt động:
- Lệ phí thành lập văn phòng đại diện cụ thể là lệ phí cấp mới Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của công ty là 50.000 đồng.
- Lệ phí cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo công ty là 50.000 đồng/lần cấp.
- Lệ phí thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo công ty là 50.000 đồng/lần thay đổi.
- Phí cung cấp thông tin Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo công ty là 20.000 đồng/bản cung cấp.
Như vậy, chi phí cấp lại, thay đổi hay cung cấp thêm thông tin sẽ là những chi phí có thể chi nhiều lần nếu có những nhu cầu hoặc sai sót xảy ra.
Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh
1. Lưu ý khi đặt tên
Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. Các quy định về đặt tên của văn phòng đại diện cũng tương tự các quy định về đặt tên doanh nghiệp theo quy định về pháp luật doanh nghiệp.
2. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh
Các hồ sơ cần thiết đã đề cập ở phần trước và việc chuẩn bị bộ hồ sơ này cần chính xác cũng như nhanh chóng để nộp cho cơ quan. Khi thực hiện cần chú ý điền chính xác các nội dung, đặc biệt là các thông tin về doanh nghiệp và văn phòng đại diện. Chúng tôi xin gửi mẫu hồ sơ chi tiết:
Xem chi tiết: Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện theo quy định mới nhất để tải mẫu hồ sơ
Khi chuẩn bị các thông tin cơ bản cần điền rất dễ dàng, tuy nhiên có những thông tin về lựa chọn loại hình, quy mô vốn rất dễ nhầm lẫn ghi ra những sai lầm không đáng khó làm mất công sức , thời gian và tiền của khi đăng ký. Vì vậy, hãy liên hệ trực tiếp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện TinLaw để nhận những giải đáp và tư vấn chi tiết về mục này
3. Những loại thuế phải nộp
Văn phòng đại diện không phải kê khai, nộp thuế môn bài;
Tuy nhiên văn phòng đại diện có nghĩa vụ kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên văn phòng đại diện.
Bên cạnh đó, khi văn phòng đại diện đi vào hoạt động chắc chắn cần có con dấu, vì vậy chi phí về cấp con dấu sẽ xuất hiện. Cần phân biệt rõ và xác định đúng chi phí giữa thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh và thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, có nhiều trường hợp nhầm lẫn khiến cho chi phí bị đội cao lên và phải thực hiện đăng ký thành lập lại từ đầu cực kỳ tốn thời gian và công sức. Quý doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ của các bên có chuyên môn để đảm bảo quá trình đăng ký được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng
Từ những thông tin cần thiết và cơ bản về những vấn đề xoay quanh thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh mong rằng TinLaw đã hỗ trợ quý doanh nghiệp trong quá trình thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh. Nếu còn những thắc mắc hoặc cần được tư vấn, hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo thông tin bên dưới:
