Hạch toán mua hàng là gì? Các nghiệp vụ thường gặp

Hạch toán mua hàng là một quy trình quan trọng trong kế toán doanh nghiệp, giúp ghi nhận và theo dõi các hoạt động mua hàng của công ty. Trong bài viết này, TinLaw sẽ thông tin hạch toán mua hàng là gì và các nghiệp vụ cơ bản về hạch toán này mà các kế toán viên thường gặp.

Hạch toán mua hàng là gì?

Hạch toán mua hàng là việc quan sát, đo lường tính toán và ghi chép các hoạt động kinh tế. Nhằm quản lý các quá trình đó được chặt chẽ hơn. Liên quan đến các biến động về dòng tiền, nguồn vốn và tài sản của doanh nghiệp.

Nguyên tắc thực hiện việc hạch toán mua hàng:

• Tài khoản 611 được sử dụng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu, công dụng cụ, hàng hóa mua vào, hàng hóa nhập kho hoặc hàng hóa đưa vào sử dụng trong kỳ. Hạch toán mua hàng với tài khoản 611 “Mua hàng” chỉ được áp dụng đối với những doanh nghiệp thực hiện kế toán tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ; giá trị nguyên vật liệu, công dụng cụ, hàng hóa mua vào được phản ánh trên tài khoản 611 “Mua hàng” khi thực hiện theo nguyên tắc giá gốc. Chúng tôi sẽ chi tiết vấn đề này ở phần sau của bài viết
• Còn trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho thực hiện theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Doanh nghiệp cần phải kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ để xác định số lượng và giá trị nguyên vật liệu, sản phẩm và công dụng cụ tồn để xác định giá trị xuất vào sử dụng và xuất bán trong kỳ.
• Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì khi mua nguyên vật liệu, công dụng cụ, hàng hóa. Sẽ căn cứ vào hóa đơn: mua hàng, vận chuyển, phiếu nhập kho, thuế nhập khẩu phải nộp. Nhằm thực hiện việc ghi nhận giá gốc hàng mua vào tài khoản 611 “Mua hàng”. Để khi xuất bán hoặc sử dụng chỉ ghi một lần vào cuối kỳ kế toán làm căn cứ kiểm kê.
• Thực hiện mở sổ để hạch toán giá gốc hàng tồn kho khi mua vào theo nguyên vật liệu, công dụng cụ, hàng hóa.

Hạch toán mua hàng theo tài khoản 611

Nội dung tài khoản 611 khi hạch toán mua hàng

Căn cứ khoản 2 Điều 60 Thông tư 133/2015/TT-BTC, kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 611 (mua hàng) trong doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Đối với bên Nợ, hạch toán mua hàng như sau:

• Thực hiện việc kết chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu, công dụng cụ tồn đầu kỳ dựa trên kết quả kiểm kê.
• Giá gốc của hàng hóa, nguyên vật liệu, công dụng cụ mua trong kỳ

Đối với bên có, hạch toán mua hàng như sau:

• Thực hiện việc kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên vật liệu, công dụng cụ tồn cuối kỳ dựa trên kết quả kiểm kê.
• Giá gốc của hàng hóa, nguyên vật liệu, công dụng cụ xuất để sử dụng trong kỳ, hoặc có thể là giá gốc hàng hóa xuất bán nhưng chưa được xác định là đã bán trong kỳ.
• Giá gốc của nguyên vật liệu, công dụng cụ, hàng hóa mua vào để trả lại người bán hoặc giảm giá.

Tài khoản 611 không có số dư cuối kỳ.

Tài khoản 611 – Mua hàng, có 2 tài khoản cấp 2, hạch toán mua hàng như sau:

• Tài khoản 6111 thực hiện mua nguyên liệu, vật liệu: dùng để phản ánh giá trị của nguyên vật liệu, công dụng cụ, hàng hóa mua vào
• Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu, công dụng cụ, hàng hóa mua vào, xuất sử dụng trong kỳ kế toán và kết chuyển giá trị nguyên vật liệu, công dụng cụ, hàng hóa mua tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ

Tài khoản 6112 – Mua hàng: để phản ánh giá trị hàng hoá mua vào xuất bán trong kỳ và kết chuyển giá trị vào tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ.

Hồ sơ, chứng từ mua hàng

Mỗi doanh nghiệp đều tự xây dựng quy trình mua hàng phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp đó. Chứng từ trong quá trình mua hàng là căn cứ chứng minh nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp thực sự phát sinh với cơ quan chức năng, quan trọng trong quá trình hạch toán mua hàng.

Chứng từ mua hàng bao gồm :

• Hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng.
• Hóa đơn giá trị giá tăng.
• Phiếu xuất kho do bên bán lập.
• Chứng từ thanh toán: Phiếu chi, chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với hóa đơn mua hàng có giá trị trên 20 triệu đồng.
• Biên bản bàn giao hàng hóa.
• Phiếu nhập kho vật liệu, hàng hóa.

Nghiệp vụ hạch toán mua hàng trong nước

1. Mua hàng nhập kho và mua hàng không qua kho

Căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho kế toán ghi nhận:

•  Nợ TK 152,156: giá trị hàng nhập kho
•  Nợ TK 1331: tiền thuế GTGT
•  Có TK 111/112/131: tổng giá trị thanh toán

Đối với trường hợp doanh nghiệp mua hàng về sử dụng ngay hoặc chuyển bán cho khách hàng không nhập kho thì hạch toán vào giá vốn hoặc chi phí.

Mua nguyên vật liệu, hàng hóa sử dụng ngay hoặc chuyển bán ngay, hạch toán mua hàng như sau:

• Nợ TK 621/632: Giá mua hàng chưa thuế GTGT
• Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT
• Có TK 111/112/331: Tổng tiền thanh toán.

Mua công cụ, dụng cụ đưa vào sử dụng ngay, hạch toán mua hàng như sau:

• Nợ TK 242: Giá trị CCDC phần bổ nhiều lần
• Nợ TK 641/642: Giá trị CCDC phân bổ 1 lần
• Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT
• Có TK 111/112/331: Tổng giá thanh toán

2. Mua hàng có phát sinh chi phí mua hàng

Chi phí mua hàng: chi phí vận chuyển, chi phí bốc xếp, chi phí bảo quản, chi phí thuê kho bãi thì được cộng vào giá trị hàng mua để xác định đơn giá thực tế nhập kho.

Đối với trường hợp doanh nghiệp chỉ mua một mặt hàng có phát sinh chi phí mua hàng thì không cần phân bổ mà hạch toán trực tiếp vào giá trị lô hàng nhập kho, hạch toán mua hàng như sau:

• Nợ TK 152/156/1562: Chi phí mua hàng chưa thuế GTGT
• Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT
• Có TK 111/112/131: Tồng tiền thanh toán

Đối với trường hợp doanh nghiệp mua từ 2 mặt hàng trở lên thì phân bổ chi phí thu mua vào các mặt hàng theo tiêu thức số lượng hoặc giá trị hàng hóa.

Phân bổ chi phí mua hàng theo tiêu thức trị giá mua.

Phân bổ chi phí mua hàng theo phương pháp này mang tính chính xác cao, phù hợp với nhập hàng có chênh lệch giá trị lớn.

Ví dụ:  Công ty Hòa Phát nhập 2 mặt hàng: 10 bàn văn phòng đơn giá chưa thuế GTGT là 6.500.000 đồng và 15 ghế tựa đơn giá chưa thuế GTGT là 2.450.000 đồng. Chi phí vận chuyển để đưa hàng về kho của công ty là 1.500.000 đồng (chưa thuế VAT). Chi phí bốc dỡ là 500.000 (chưa thuế VAT).

Phân bổ chi phí mua hàng như sau:

Phân bổ chi mua hàng theo tiêu thức số lượng hàng mua

Phân bổ chi phí mua hàng theo phương pháp này tính toán dễ dàng nhưng cho kết quả mang tính chất tương đối do phụ thuộc số lượng hàng nhập.

Ví dụ: Công ty H & X nhập kho 1 lô hàng gồm: 100 thùng giấy cao cấp đơn giá chưa thuế GTGT là 285.000 đồng và 20 thùng bút kim đơn giá chưa thuế GTGT là 950.000 đồng. Chi phí vận chuyển để đưa hàng về kho là 2.000.000 đồng (chưa thuế VAT). Chi phí bốc dỡ là 500.000 (chưa thuế VAT).

Phân bổ chi phí như sau:

3. Hàng về trước hóa đơn về sau

Khi mua hàng nhập kho nhưng chưa nhận được hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, kế toán vẫn làm thủ tục nhập kho nhưng không hạch toán và kê khai thuế GTGT. Để chứng minh được việc hàng về trước hóa đơn về sau thì hợp đồng thỏa thuận 2 bên thể hiện rõ thời điểm giao nhận hóa đơn, giao nhận hàng hóa và phiếu xuất kho bên bán, phiếu nhập kho hàng mua.

Khi hàng về chưa có hóa đơn GTGT, căn cứ vào phiếu xuất kho bên bán hoặc biên bản giao nhận hàng hóa và phiếu nhập kho hàng hóa, hạch toán mua hàng như sau:

• Nợ TK 152/ 156/1561: Tiền hàng chưa có thuế GTGT.
• Có TK 111, TK 112, TK 331:  Số tiền hàng phải thanh toán.

Giá trị hàng nhập kho xác định theo giá bán được thỏa thuận giữa người bán, người mua và được thể hiện trong phiếu xuất kho của bên bán.

Trường hợp, phiếu xuất kho không thể hiện giá bán thì kế toán sẽ ghi nhận giá nhập kho theo giá tạm tính (giá nhập kho lần mua hàng gần nhất). Khi nhận được hóa đơn:

• Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT
• Có TK 111, TK 112, TK 331:  Số tiền thuế phải thanh toán.

Nếu giá mua = giá tạm tính thì kế toán chỉ ghi nhận thêm tiền thuế.

Nếu giá mua > giá tạm tính thì kế toán phải điều chỉnh tăng giá trị hàng nhập kho, hạch toán mua hàng như sau:

• Nợ TK 152/ 156/ 1561: Số lượng x (giá mua – giá tạm tính)
• Có TK 111, TK 112, TK 331: Số lượng x (giá mua – giá tạm tính)

Nếu giá mua < giá tạm tính thì kế toán phải điều chỉnh giảm giá trị hàng nhập kho, hạch toán mua hàng như sau:

• Nợ TK 111, TK 112, TK 331: Số lượng x (giá tạm tính – giá mua)
• Có TK 111, TK 112, TK 331: Số lượng x (giá tạm tính – giá mua)

4. Hoá đơn về trước hàng về sau

Trường hợp cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn GTGT của nhà cung cấp nhưng hàng vẫn chưa về thì kế toán ghi nhận hàng mua đang đi đường.

Khi nhận hóa đơn GTGT:

• Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường
• Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT
• Có TK 111, TK 112, TK 331: Tổng giá thanh toán.

Khi hàng về nhập kho:

• Nợ TK 152/156/1561:  Hàng nhập kho.
• Có TK 151: Hàng mua đi đường

5. Trả lại hàng mua

Hàng mua bị trả lại trong các trường hợp sau: hàng bị kém chất lượng, không đúng quy cách, chủng loại….

Khi nhận được hóa đơn, hạch toán mua hàng trong trường hợp này như sau:

• Nợ TK 152/156/1561: Giá trị hàng hóa chưa thuế GTGT
• Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT.
• Có TK 111/ 112/ 331:  Tổng giá thanh toán.

Khi xuất hóa đơn trả lại hàng thì ghi giảm giá trị hàng hóa:

• Nợ TK 111/112/ 331: Số tiền được trả lại
• Có TK 152/156/1561: Hàng hóa trả lại chưa thuế GTGT
• Có TK 1331: Tiền thuế GTGT của hàng trả lại.

Qua bài viết, dịch vụ kế toán TinLaw đã thông tin đến khái niệm, các nghiệp vụ hạch toán mua hàng trong kế toán doanh nghiệp. Hạch toán mua hàng không chỉ giúp doanh nghiệp ghi nhận đúng và đầy đủ các giao dịch mua hàng mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính, hàng tồn kho, và công nợ nhà cung cấp. Nhất quán và chính xác trong việc hạch toán mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được hệ thống quản trị tài chính hiệu quả, minh bạch, làm cơ sở cho việc ra quyết định kinh doanh và chiến lược mua hàng linh hoạt. Nếu còn những thắc mắc hoặc cần được tư vấn chi tiết, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua thông tin bên dưới:

Pháp Lý - Kế Toán TinLaw

Trụ sở: Tòa nhà TIN Holdings, 399 Nguyễn Kiệm, P.9, Q.Phú Nhuận, TP.HCM.

Tổng đài: 1900 633 306

Email: cs@tinlaw.vn

Hotline: 0919 824 239