You are here:

Hướng dẫn cách xây dựng thang bảng lương

Xây dựng thang bảng lương là công việc cơ bản của bộ phận kế toán trong mỗi công ty. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp mới thành lập hoặc những bạn kế toán mới ra trường có thể sẽ gặp nhiều khó khăn. Vì thế, trong bài viết lần này dịch vụ kế toán TinLaw sẽ hướng dẫn các bạn cách xây dựng thang bảng lương theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP, 38/2022/NĐ-CP và Bộ luật lao động của Chính phủ Cùng theo dõi nhé!

Thang lương, bảng lương là gì?

Thang lương là gì?

Thang lương là phạm vi tiền lương doanh nghiệp trả cho một người lao động để làm một công việc cụ thể. Thang lương phản ánh mức lương tối thiểu và tối đa mà doanh nghiệp trả cho một ứng viên ứng tuyển vào vị trí mà công ty tuyển dụng.

Mức thấp nhất của thang lương cho biết doanh nghiệp sẽ trả bao nhiêu cho người đáp ứng các yêu cầu tối thiểu cho vị trí công việc đó. Trong khi mức cao hơn là số tiền doanh nghiệp cho thể trả cho người đáp ứng tất cả các yêu cầu và sở thích của doanh nghiệp.

Trong mỗi doanh nghiệp luôn có thang lương cố định cho từng vị trí công việc. Ví dụ mức lương cho nhân viên lễ tân là 8 – 10 triệu/tháng; nhân viên marketing 10 – 13 triệu/tháng… Doanh nghiệp căn cứ vào mức quy định này để doanh nghiệp deal lương với ứng viên và xét

Nhằm mục đích tạo được tính minh bạch cũng như công bằng trong việc sử dụng lao động, mỗi doanh nghiệp tất yếu phải xây dựng bảng lương hằng năm. Vì hằng năm, doanh nghiệp cần nộp bảng lương cho phòng lao động thương binh và xã hội. Không chỉ vậy, thang bảng lương còn thể hiện được sự chuyên nghiệp trong hệ thống quản lý lao động của một doanh nghiệp.

Bảng lương là gì?

Bảng lương là các khoản tiền mà một doanh nghiệp trả cho nhân viên của mình trong một khoảng thời gian nhất định hoặc vào 1 ngày nhất định. Nó thường được quản lý bởi bộ phận kế toán hoặc nhân sự của một công ty. Biên chế doanh nghiệp nhỏ có thể được xử lý trực tiếp bởi chủ sở hữu. Bảng lương có thể khác nhau từ kỳ lương này sang kỳ lương khác do làm thêm giờ, lương ốm đau và các yếu tố khác.

Nguyên tắc xây dựng thang lương, bảng lương

Căn cứ theo Điều 93 Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 quy định:

Điều 93. Xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động:

  1. Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
  2. Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.
  3. Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.

Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Như vậy, khi xây dựng thang bảng lương doanh nghiệp cần phải:

  • Tự xây dựng thang bảng lương.
  • Công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
  • Trường hợp doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì Tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Sau khi xây dựng xong rồi thì lưu tại Doanh nghiệp để khi nào cơ quan nhà nước yêu cầu thì giải trình. Không phải nộp cho Phòng LĐTBXH nữa.

Hồ sơ xây dựng thang bảng lương

  • Hệ thống thang bảng lương
  • Quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương
  • Biên bản tham khảo ý kiến của đại diện người lao động (đối với doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động).
  • Bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng chức vụ
  • Quy chế tiền lương tiền thưởng, phụ cấp

Sau đây, TinLaw sẽ hướng dẫn các bạn cách xây dựng thang bảng lương. Còn các biểu mẫu khác, sẽ có  hướng dẫn chi tiết ở bài viết khác.

Mẫu hệ thống thang bảng lương 2023

>> Xem thêm: Tải mẫu hệ thống thang bảng lương

HỆ THỐNG THANG LƯƠNG, BẢNG LƯƠNG

Áp dụng mức lương tối thiểu: 4.680.000 đồng

Đơn vị tính: Việt Nam đồng

NHÓM CHỨC DANH,
VỊ TRÍ CÔNG VIỆC

Bậc Lương

I II III IV V VI VII
1. Giám đốc
Mức Lương 8,000,000 8,400,000 8,820,000 9,261,000 9,724,050 10,210,253 10,720,765
2. Phó Giám đốc; Kế Toán Trưởng
Mức Lương 7,000,000 7,350,000 7,717,500 8,103,375 8,508,544 8,933,971 9,380,669
3. Trưởng phòng kinh doanh; HCNS:
Mức Lương 6,000,000 6,300,000 6,615,000 6,945,750 7,293,038 7,657,689 8,040,574
4. Nhân viên kế toán; nhân viên kinh doanh; nhân viên IT; nhân viên HR:
Mức Lương 5,100,000 5,355,000 5,622,750 5,903,888 6,199,082 6,509,036 6,834,488
5. Nhân viên lao công, tạp vụ; nhân viên bảo vệ:
Mức Lương 4,680,000 4,914,000 5,159,700 5,417,685 5,688,569 5,972,998 6,271,648

 Hướng dẫn xây dựng thang bảng lương

Căn cứ theo Điều 90 và 91 của Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 quy định:

Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.

Mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu.

Mức lương tối thiểu là mức lương thấp nhất được trả cho người lao động làm công việc giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường nhằm bảo đảm mức sống tối thiểu của người lao động và gia đình họ, phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế – xã hội.

Cách ghi Bậc 1 trong thang bảng lương

Căn cứ theo Nghị định 38/2022/NĐ-CP quy định cụ thể như sau:

Quy định mức lương tối thiểu tháng và mức lương tối thiểu giờ đối với người lao động làm việc cho người sử dụng lao động theo vùng như sau:

Vùng Mức lương tối thiểu tháng

(Đơn vị: đồng/tháng)

Mức lương tối thiểu giờ

(Đơn vị: đồng/giờ)

Vùng I 4.680.000 22.500
Vùng II 4.160.000 20.000
Vùng III 3.640.000 17.500
Vùng IV 3.250.000 15.600

Trong Nghị định 38/2022/NĐ-CP không còn quy định việc phải cộng thêm ít nhất 7% đối với người lao động đã học nghề, đào tạo nghề.

Tuy vậy, những doanh nghiệp trước đó quy định việc này thì vẫn phải tiếp tục áp dụng, cụ thể như sau:

Căn cứ theo Công văn 2086/BLĐTBXH-TLĐLĐVN ngày 17/6/2022 quy định:

b) Về trách nhiệm thi hành: tại Khoản 3 Điều 5 Nghị định số 38/2022/NĐ-CP quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm:

Rà soát lại các thỏa thuận trong hợp đồng lao động, thoả ước lao động tập thể và các quy chế, quy định của người sử dụng lao động để điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp; không được xoá bỏ hoặc cắt giảm các chế độ tiền lương khi người lao động làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm, chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật và các chế độ khác theo quy định của pháp luật lao động.

Đối với các nội dung đã thỏa thuận, cam kết trong hợp đồng lao động, thoả ước lao động hoặc các thỏa thuận hợp pháp khác có lợi hơn cho người lao động so với quy định tại Nghị định này thì tiếp tục được thực hiện, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, theo đó, các nội dung đã thực hiện trong đó có chế độ tiền lương trả cho người lao động làm công việc hoặc chức danh đòi hỏi qua học nghề, đào tạo nghề cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu thì tiếp tục thực hiện, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác theo quy định của pháp luật lao động.

Như vậy:

Hiện nay không còn quy định Mức lương tối thiểu vùng của người lao động đã qua học nghề, đào tạo nghề phải cao hơn 7% so với mức lương tối thiểu vùng của người lao động làm việc trong điều kiện bình thường, nhưng chú ý như sau:

  • Những doanh nghiệp thành lập từ ngày 1/7/2022 thì khi xây dựng thang bảng lương mức lương tối thiểu của nhân viên làm công việc đòi hỏi đã học nghề, đào tạo nghề không phải cộng thêm 7% nữa.

Ví dụ: TinLaw có trụ sở tại Quận Phú Nhuận, thành phố Hồ Chí Minh, thuộc vùng 1. Mức lương tối thiểu vùng 1 hiện nay là 4.680.000. Công ty có tuyển 1 nhân viên hành chính nhân sự đã qua học nghề.

=> Mức lương tối thiểu để ghi vào Bậc 1 là 4.680.000 đ/tháng.

  • Những doanh nghiệp thành lập trước ngày 1/7/2022 thì phải điều chỉnh, bổ sung lại thang bảng lương từ ngày 1/7/2022 cho phù hợp với Nghị định 38/2022/NĐ-CP, nghĩa là tiếp tục thực hiện việc cộng thêm 7% đối với lao động đã học nghề, đào tạo nghề. Cụ thể như sau:
Vùng Mức lương tối thiểu vùng cho người đã qua học nghề
Vùng 1 = 4.680.000 + (4.680.000 x 7%) = 5.007.600 đồng/tháng
Vùng 2 = 4.160.000 + (4.160.000 x 7%) = 4.451.200 đồng/tháng
Vùng 3 = 3.640.000 + (3.640.000 x 7%) = 3.894.800 đồng/tháng
Vùng 4 = 3.250.000 + (3.250.000 x 7%) = 3.477.500 đồng/tháng

Đây là mức lương tối thiểu vùng để xây dựng thang bảng lương khi đóng BHXH, BHYT, BHTN. Như vậy mức lương đóng BHXH từ tháng 1/7/2022 trở đi áp dụng cho đối tượng đã qua học nghề như bảng trên.

Ví dụ: TinLaw có trụ sở tại tp.HCM, tuyển 1 nhân viên tạp vụ không yêu cầu học nghề và 1 nhân viên pháp chế đã qua đào tạo, học nghề. Như vậy:

Bạn nhân viên tạp vụ là đối tượng không qua học nghề (vì công việc đó ko cần phải đào tạo nghề)

-> Mức lương đóng BHXH thấp nhất là: 4.680.000 đồng/tháng. (mức thấp nhất đề ghi vào Bậc 1)

Bạn nhân viên pháp chế là đối tượng đã qua học nghề (vì công việc đó yêu cầu phải qua đào tạo)

-> Mức lương đóng BHXH thấp nhất là: 5.007.600 đồng/tháng. (Mức thấp nhất đề ghi vào Bậc 1)

Cách ghi các bậc từ bậc 2 trở đi

Nghị định 145/2020/NĐ-CP không có quy định về khoảng cách giữa các bậc lương nên doanh nghiệp có thể tự quyết định khoảng cách giữa các bậc lương. Tham khảo dưới đây nhé:

Ví dụ: Như thang bảng lương bên trên mình ghi Bậc 1 như sau:

Nhân viên tạp vụ Bậc 1 ghi: 4.680.000

Nhân viên Kỹ thuật Bậc 1 ghi: 5.100.000

=> Thì bậc 2 ghi như sau:

Nhân viên tạp vụ: Bậc = 4.680.000 + (4.680.000 x 5%) = 4.914.000

Nhân viên Kỹ thuật: Bậc 2 = 5.100.000 + (5.100.000 x 5%) = 5.355.000

Số bậc của thang lương, bảng lương phụ thuộc vào độ phức tạp quản lý, cấp bậc công việc hoặc chức danh đòi hỏi, thường là để từ 5 – 7 bậc.

Lưu ý:

Hằng năm Chính phủ sẽ quy định về mức lương tối thiểu vùng mới -> Do đó Doanh nghiệp cần phải cập nhật để sửa đổi, bổ sung Thang bảng lương năm hiện tại.

=> Tức là: Khi có sự thay đổi về mức lương phải xây dựng lại thang bảng lương nhé.

Trường hợp là doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động thì phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương cụ thể như sau:

Căn cứ theo Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định:

Điều 41. Tổ chức đối thoại khi có vụ việc:

1. Đối với vụ việc người sử dụng lao động phải tham khảo, trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở về quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 36; cho thôi việc đối với người lao động theo quy định tại Điều 42; phương án sử dụng lao động theo quy định tại Điều 44; thang lương, bảng lương và định mức lao động theo quy định tại Điều 93; quy chế thưởng theo quy định tại Điều 104 và nội quy lao động theo quy định tại Điều 118 của Bộ luật Lao động được thực hiện như sau:

a) Người sử dụng lao động có trách nhiệm gửi văn bản kèm theo nội dung cần tham khảo, trao đổi ý kiến đến các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động;

b) Các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động có trách nhiệm tổ chức lấy ý kiến người lao động do mình đại diện và tổng hợp thành văn bản của từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động để gửi tới người sử dụng lao động; trường hợp nội dung đối thoại liên quan đến quyền, lợi ích của lao động nữ thì cần bảo đảm lấy ý kiến của họ;

c) Căn cứ ý kiến của các tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động, người sử dụng lao động tổ chức đối thoại để thảo luận, trao đổi ý kiến, tham vấn, chia sẻ thông tin về những nội dung người sử dụng lao động đưa ra;

d) Số lượng, thành phần tham gia, thời gian, địa điểm tổ chức đối thoại do hai bên xác định theo quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc;

đ) Diễn biến đối thoại phải được ghi thành biên bản và có chữ ký của đại diện các bên tham gia đối thoại theo quy định tại khoản 4 Điều 39 Nghị định này;

e) Chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ khi kết thúc đối thoại, người sử dụng lao động có trách nhiệm công bố công khai tại nơi làm việc những nội dung chính của đối thoại; tổ chức đại diện người lao động (nếu có), nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có) phổ biến những nội dung chính của đối thoại đến người lao động là thành viên.

Những năm gần đây, nước ta có nhiều thay đổi về tăng lương cho người lao động. Vì thế, khi có sự thay đổi về mức lương phải xây dựng lại thang bảng lương và nộp cho Phòng lao động lương binh xã hội Quận, huyện nhé.

Picture of TinLaw
TinLaw
Đối tác pháp lý toàn diện và đáng tin cậy giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tuân thủ pháp luật, tối ưu hiệu quả và phát triển bền vững.
Picture of TinLaw

TinLaw

Đối tác pháp lý toàn diện và đáng tin cậy giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tuân thủ pháp luật, tối ưu hiệu quả và phát triển bền vững.

LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI

Đặt câu hỏi, ý kiến hoặc yêu cầu tư vấn

Form Example