Làm sổ đỏ cần chữ ký của những ai? Lưu ý quan trọng năm 2026

Kiểm duyệt bởi Luật sư Phạm Hoàng Hải — Cố vấn, Đoàn Luật sư TP. Hà Nội

Liên hệ Tư vấn miễn phí 24/7online

Làm sổ đỏ là việc người sử dụng đất thực hiện thủ tục đăng ký, đề nghị cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (thường gọi là sổ đỏ) tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Vậy làm sổ đỏ cần chữ ký của những ai, đặc biệt khi thửa đất có nhiều người cùng đứng tên hoặc là tài sản chung vợ chồng? Mời bạn tham khảo bài viết sau của TINLAW để hiểu rõ hơn về vấn đề này, cùng những lưu ý quan trọng cập nhật năm 2026.

Điều kiện được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Đất muốn được cấp sổ đỏ phải không có tranh chấp, phù hợp quy hoạch, không bị kê biên để bảo đảm thi hành án và có giấy tờ hoặc đủ căn cứ để cơ quan nhà nước công nhận quyền sử dụng đất.

Căn cứ Luật Đất đai năm 2024, để được cấp Giấy chứng nhận, người sử dụng đất cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Đất đang sử dụng ổn định, không có tranh chấp, khiếu kiện;
• Việc sử dụng đất phù hợp với quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đã được phê duyệt;
• Quyền sử dụng đất không bị kê biên, áp dụng biện pháp khác để bảo đảm thi hành án;
• Có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất theo quy định, hoặc thuộc trường hợp đất chưa có giấy tờ nhưng đủ điều kiện được Nhà nước công nhận quyền sử dụng đất;
• Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính (nếu có) theo quy định của pháp luật.

Mỗi trường hợp cụ thể (đất có giấy tờ, đất không có giấy tờ, đất do lấn chiếm, đất được giao trái thẩm quyền…) sẽ có yêu cầu riêng. Bạn có thể tham khảo chi tiết tại bài viết điều kiện cấp sổ đỏ lần đầu và tham khảo mức chi phí phải nộp tại bài viết chi phí cấp sổ đỏ.

Làm sổ đỏ cần chữ ký của những ai?

Đơn đăng ký và hồ sơ làm sổ đỏ phải có chữ ký của tất cả những người có quyền sử dụng đất trên thửa đất đó — có thể là một cá nhân, nhiều người cùng đứng tên (nhóm người sử dụng đất chung), hoặc cả hai vợ chồng nếu đất là tài sản chung; trường hợp không trực tiếp ký được thì phải có văn bản ủy quyền đã công chứng, chứng thực.

Trường hợp đất do một cá nhân đứng tên kê khai

Nếu thửa đất chỉ do một cá nhân sử dụng, có toàn quyền định đoạt thì chính người đó ký tên vào đơn đăng ký, đề nghị cấp Giấy chứng nhận. Bạn có thể tham khảo cách kê khai cụ thể tại bài viết mẫu đơn xin cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Trường hợp đất có nhiều người cùng có quyền sử dụng

Theo khoản 2 Điều 27 Luật Đất đai năm 2024, nhóm người có chung quyền sử dụng đất phải cùng nhau thực hiện hoặc ủy quyền cho một người đại diện thực hiện quyền và nghĩa vụ đối với thửa đất. Do đó, khi làm sổ đỏ:

• Nếu quyền sử dụng đất có thể phân chia được theo phần của từng người thì mỗi người ký tên đối với phần mình đứng tên;
• Nếu quyền sử dụng đất không phân chia được theo phần (đồng sử dụng chung) thì đơn đăng ký phải có chữ ký của tất cả những người cùng có quyền sử dụng đất, hoặc văn bản ủy quyền (đã công chứng, chứng thực) của những người đó cho một người đại diện đứng ra kê khai, ký hồ sơ.

Lưu ý: từ ngày 1/8/2024 Luật Đất đai năm 2024 có hiệu lực thi hành, không còn phát sinh thêm trường hợp cấp Giấy chứng nhận mới cho “hộ gia đình sử dụng đất” như trước đây; những người cùng có quyền sử dụng đất trên một thửa đất được xác định là nhóm người sử dụng đất chung, chi tiết tại mục 3 dưới đây.

Trường hợp đất là tài sản chung của vợ chồng

Điều 35 Luật Hôn nhân và gia đình 2014 quy định việc định đoạt tài sản chung là bất động sản phải có sự thỏa thuận bằng văn bản của vợ chồng. Do đó, nếu quyền sử dụng đất được xác định là tài sản chung của vợ chồng thì khi làm sổ đỏ (đăng ký đứng tên chung, hoặc đề nghị chứng nhận quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất), hồ sơ cần có chữ ký của cả hai vợ chồng, trừ trường hợp một bên có văn bản ủy quyền (đã công chứng, chứng thực) cho bên còn lại thay mặt ký hồ sơ.

Với thửa đất chưa có giấy tờ về quyền sử dụng đất, ngoài chữ ký của người kê khai, hồ sơ còn cần có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã về nguồn gốc, thời điểm sử dụng đất và tình trạng không tranh chấp. Trình tự nộp hồ sơ, thời gian giải quyết được trình bày cụ thể tại bài viết thủ tục cấp sổ đỏ lần đầu.

Lưu ý quan trọng về chữ ký khi làm sổ đỏ năm 2026

Từ năm 2025, việc làm sổ đỏ có ba thay đổi lớn cần lưu ý: không còn hình thức “hộ gia đình sử dụng đất” phát sinh mới, bỏ cấp huyện nên hồ sơ chuyển về cấp xã và cấp tỉnh giải quyết, đồng thời cơ quan quản lý nhà nước về đất đai đã đổi tên.

• Không còn phát sinh mới “hộ gia đình sử dụng đất”: kể từ ngày Luật Đất đai năm 2024 có hiệu lực thi hành (01/8/2024), pháp luật không còn ghi nhận hộ gia đình là người sử dụng đất độc lập. Những người cùng có quyền sử dụng đất (kể cả trường hợp trước đây được xác định là hộ gia đình) nay được xử lý theo cơ chế nhóm người sử dụng đất có chung quyền sử dụng đất theo khoản 2 Điều 27 Luật Đất đai 2024 — tức khi làm sổ đỏ hoặc thực hiện các quyền liên quan, vẫn cần chữ ký (hoặc ủy quyền hợp lệ) của tất cả những người có tên trong nhóm đồng sử dụng.
• Bỏ cấp huyện, chuyển thẩm quyền về cấp xã và cấp tỉnh: từ ngày 01/7/2025, cả nước thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp (cấp tỉnh và cấp xã). Hồ sơ làm sổ đỏ hiện được tiếp nhận, giải quyết tại Ủy ban nhân dân cấp xã, Văn phòng đăng ký đất đai cấp tỉnh hoặc chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai theo khu vực, thay vì chi nhánh cấp huyện như trước đây. Với một số trường hợp cụ thể, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã trực tiếp ký cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu.
• Đổi tên cơ quan quản lý nhà nước về đất đai: từ ngày 01/3/2025, Bộ Tài nguyên và Môi trường đã hợp nhất với Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thành Bộ Nông nghiệp và Môi trường; ở địa phương, Sở Tài nguyên và Môi trường cũng được đổi tên thành Sở Nông nghiệp và Môi trường. Khi chuẩn bị hồ sơ, người dân cần lưu ý ghi đúng tên cơ quan tiếp nhận theo quy định hiện hành.

Do các quy định về thẩm quyền, hồ sơ đang được điều chỉnh liên tục, để tránh mất thời gian đi lại nhiều lần, bạn có thể tham khảo dịch vụ làm sổ đỏ tại Hà Nội của TINLAW để được hỗ trợ trọn gói.

Câu hỏi thường gặp

Làm sổ đỏ có phải xin chữ ký của người đã ra ở riêng không?

Nếu người đó vẫn có chung quyền sử dụng đất trên thửa đất (được xác lập trước khi ra ở riêng và chưa từng từ bỏ quyền), việc ra ở riêng không làm thay đổi hay chấm dứt quyền của họ đối với thửa đất. Khi làm sổ đỏ, hồ sơ vẫn cần có chữ ký hoặc văn bản ủy quyền hợp lệ của người đó.

Cha mẹ tự ý làm sổ đỏ đứng tên riêng, con cái có khởi kiện được không?

Nếu đất là tài sản riêng của cha hoặc mẹ, họ có toàn quyền quyết định, con cái không có quyền khởi kiện. Nếu đất là tài sản chung của nhóm người sử dụng đất (trong đó có con cái đủ điều kiện là đồng sử dụng) mà cha mẹ tự ý kê khai đứng tên riêng, không có sự đồng ý của các đồng sử dụng, thì những người bị ảnh hưởng quyền lợi có quyền khiếu nại hoặc khởi kiện để yêu cầu giải quyết theo quy định.

Các khoản chi phí phải nộp khi làm sổ đỏ gồm những gì?

Tùy từng trường hợp, các khoản chi phí có thể bao gồm: lệ phí cấp Giấy chứng nhận, lệ phí trước bạ, tiền sử dụng đất (nếu phải nộp), phí thẩm định hồ sơ, phí đo đạc (nếu phải trích đo, tách thửa). Bạn có thể xem chi tiết mức thu tại bài viết chi phí cấp sổ đỏ của TINLAW.

Trên đây là nội dung Làm sổ đỏ cần chữ ký của những ai? Lưu ý quan trọng năm 2026 mà Công ty Luật TINLAW xin gửi đến Quý khách hàng để tham khảo. Nếu Quý khách còn vướng mắc về vấn đề này hay cần luật sư tư vấn đối với trường hợp, vụ việc cụ thể của mình, Quý khách hãy vui lòng liên hệ ngay hôm nay với Luật sư của TINLAW để được hỗ trợ, tư vấn kịp thời.