Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là công việc hàng năm của doanh nghiệp và người lao động đủ điều kiện đóng thuế. Để quyết toán thuế cho thu nhập nhận được từ tiền lương, tiền công trong năm 2023, người nộp thuế phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo quy định.
Hồ sơ quyết toán thuế của doanh nghiệp
Hồ sơ quyết toán thuế
Tại điểm b tiết 9.2 và điểm b tiết 9.9 Khoản 9 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN.
Tại Khoản 2 Điều 87 Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn: “2. Mẫu biểu hồ sơ khai thuế quy định tại Thông tư này được áp dụng đối với các kỳ tính thuế bắt đầu từ ngày 01/01/2022 trở đi. Đối với khai quyết toán thuế của kỳ tính thuế năm 2021 cũng được áp dụng theo mẫu biểu hồ sơ quy định tại Thông tư này.”
Theo đó, hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN kỳ tính thuế năm 2023 như sau:
TT | Mẫu | Tên mẫu | Căn cứ |
| 1 | Mẫu số 05/QTT-TNCN | Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân. | Thông tư 80/2021/TT-BTC |
| 2 | Mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN | Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần. | |
| 3 | Mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN | Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần. | |
| 4 | Mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN | Bảng kê thông tin người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh. |
Để biết cách lập tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN, các bạn xem chi tiết tại đây: Cách lập tờ khai quyết toán thuế TNCN – Mẫu 05/QTT-TNCN
Nơi nộp hồ sơ
Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân thực hiện theo hướng dẫn cụ thể tại Khoản 8 Điều 11 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ. Trường hợp cá nhân khai và nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN tại trang web https://canhan.gdt.gov.vn thì hệ thống có chức năng hỗ trợ xác định cơ quan thuế quyết toán dựa trên thông tin liên quan đến nghĩa vụ thuế phát sinh trong năm do cá nhân kê khai.
Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân được xác định cụ thể như sau:
2.1. Đối với tổ chức trả thu nhập nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN cho cơ quan Thuế trực tiếp quản lý tổ chức trả thu nhập đó.
2.2. Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan Thuế
– Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công tại một nơi và thuộc diện tự khai thuế trong năm thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân trực tiếp khai thuế trong năm theo quy định tại điểm a Khoản 8 Điều 11 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP. Trường hợp cá nhân có thu nhập tiền lương, tiền công tại hai nơi trở lên bao gồm cả trường hợp vừa có thu nhập thuộc diện khai trực tiếp, vừa có thu nhập do tổ chức chi trả đã khấu trừ thì cá nhân nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập lớn nhất trong năm. Trường hợp không xác định được nguồn thu nhập lớn nhất trong năm thì cá nhân tự lựa chọn nơi nộp hồ sơ quyết toán tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức chi trả hoặc nơi cá nhân cư trú.
– Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn từ hai nơi trở lên thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế như sau:
+ Cá nhân đã tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập đó. Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng. Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú. Trường hợp cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân ở bất cứ tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
+ Trường hợp cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ có thu nhập tại một nơi hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10% thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
+ Cá nhân cư trú trong năm có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi hoặc nhiều nơi nhưng tại thời điểm quyết toán không làm việc tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nơi nộp hồ sơ khai quyết toán thuế là cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
– Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế có hồ sơ đề nghị giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế chính là cơ quan thuế nơi cá nhân nộp hồ sơ giảm thuế. Cơ quan thuế xử lý hồ sơ giảm thuế có trách nhiệm xử lý hồ sơ quyết toán thuế theo quy định.
Thời hạn nộp thuế
Căn cứ quy định tại điểm a, điểm b Khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 của Quốc hội quy định thời hạn khai, nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN như sau:
– Đối với tổ chức trả thu nhập: Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế quyết toán thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 03 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
– Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế: Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 04 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế TNCN nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo quy định thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.
– Trường hợp thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế được tính là ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ đó theo quy định của Bộ luật Dân sự.
Hồ sơ của cá nhân trực tiếp quyết toán
Hồ sơ quyết toán thuế
– Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
– Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
– Bản sao (bản chụp từ bản chính) các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế. Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì người nộp thuế sử dụng bản thể hiện của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử (bản giấy do người nộp thuế tự in chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gốc do tổ chức, cá nhân trả thu nhập gửi cho người nộp thuế).
– Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào) do cơ quan trả thu nhập cấp hoặc Bản sao chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế trong trường hợp theo quy định của luật pháp nước ngoài, cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp.
– Bản sao các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).
– Tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài.
>> Xem thêm: Cách làm Tờ khai Quyết toán 02/QTT-TNCN trên phần mềm HTKK
Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế
Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp khai thuế thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế là Cục Thuế nơi cá nhân đã nộp hồ sơ khai thuế trong năm.
Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hai nơi trở lên thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế như sau:
- Cá nhân đã tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập đó.
- Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng.
- Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú (nơi thường trú hoặc tạm trú).
- Trường hợp cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân ở bất cứ tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú (nơi thường trú hoặc tạm trú).
- Trường hợp cá nhân không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ có thu nhập tại một nơi hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10% thì quyết toán thuế tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú (nơi thường trú hoặc tạm trú).
- Cá nhân trong năm có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi hoặc nhiều nơi nhưng tại thời điểm quyết toán không làm việc tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế là Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú (nơi thường trú hoặc tạm trú).
>> Xem thêm: Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Trên đây là hướng dẫn của công ty kế toán thuế TinLaw về những loại giấy tờ cần chuẩn bị khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Nếu vẫn còn thắc mắc, vui lòng liên hệ chúng tôi để được hướng dẫn giải đáp.
