Giấy phép tổ chức sự kiện là thủ tục pháp lý cần thiết đối với một số chương trình, hoạt động biểu diễn và sự kiện theo quy định. Tìm hiểu điều kiện, hồ sơ, thủ tục xin cấp phép và những lưu ý quan trọng khi tổ chức sự kiện.
Kiểm duyệt bởi Luật sư Phạm Hoàng Hải — Cố vấn, Đoàn Luật sư TP. Hà Nội
Tổ chức sự kiện như triển lãm, chương trình ca nhạc, hội thảo hay lễ ra mắt sản phẩm là hình thức quảng bá được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ khả năng tiếp cận lượng lớn khách hàng trong thời gian ngắn. Tuy nhiên, tùy theo tính chất sự kiện, đơn vị tổ chức có thể phải đăng ký, thông báo hoặc xin văn bản chấp thuận của cơ quan nhà nước trước khi triển khai. Đây chính là điều mà nhiều người gọi chung là “giấy phép tổ chức sự kiện”.
Năm 2026, nhiều quy định liên quan đã được sửa đổi, đặc biệt là Nghị định 239/2026/NĐ-CP về xúc tiến thương mại (hiệu lực từ 26/6/2026) và việc phân cấp thẩm quyền theo mô hình chính quyền địa phương hai cấp. Bài viết dưới đây của TINLAW sẽ giúp bạn nắm rõ các loại giấy phép tổ chức sự kiện, điều kiện, hồ sơ và trình tự thủ tục theo quy định mới nhất, nhằm tổ chức sự kiện đúng pháp luật.
Giấy phép tổ chức sự kiện là gì?
Pháp luật Việt Nam không có một loại giấy tờ duy nhất mang tên “giấy phép tổ chức sự kiện”. Thay vào đó, mỗi loại sự kiện chịu sự điều chỉnh của văn bản chuyên ngành riêng, với hình thức quản lý khác nhau: đăng ký, thông báo hoặc xin chấp thuận. Có thể hiểu giấy phép tổ chức sự kiện là văn bản xác nhận, chấp thuận hoặc tiếp nhận thông báo của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, cho phép đơn vị tổ chức triển khai sự kiện hợp pháp.
| Loại sự kiện | Hình thức thủ tục | Căn cứ pháp lý chính | Cơ quan tiếp nhận |
|---|---|---|---|
| Hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam | Đăng ký, được xác nhận bằng văn bản | Luật Thương mại 2005, Nghị định 81/2018/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 239/2026/NĐ-CP) | Sở Công Thương nơi tổ chức |
| Hội chợ, triển lãm thương mại ở nước ngoài | Đăng ký, được xác nhận bằng văn bản | Nghị định 81/2018/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 239/2026/NĐ-CP) | Ủy ban nhân dân cấp tỉnh |
| Biểu diễn nghệ thuật, ca nhạc, lễ hội | Thông báo; một số trường hợp phải chấp thuận | Nghị định 144/2020/NĐ-CP | Cơ quan quản lý văn hóa cấp tỉnh hoặc cơ quan được phân cấp |
| Hội nghị, hội thảo quốc tế | Xin phép cấp có thẩm quyền | Quyết định 06/2020/QĐ-TTg | Tùy cấp tổ chức và quy mô |
| Chương trình khuyến mại kèm sự kiện | Thông báo hoặc đăng ký | Nghị định 81/2018/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 239/2026/NĐ-CP) | Sở Công Thương hoặc Bộ Công Thương |
Ngoài ra, sự kiện đông người còn có thể phải thực hiện thêm các thủ tục về an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, quảng cáo ngoài trời hoặc bắn pháo hoa (xem mục 4).
Đối tượng và điều kiện xin giấy phép tổ chức sự kiện
2.1. Đối tượng được quyền tổ chức sự kiện
Pháp luật không quy định chung một nhóm chủ thể được tổ chức mọi loại sự kiện. Đối tượng được tổ chức được xác định theo từng loại sự kiện:
- Hội chợ, triển lãm thương mại: theo Điều 131 Luật Thương mại 2005, gồm thương nhân Việt Nam, chi nhánh của thương nhân Việt Nam, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (đối với hàng hóa, dịch vụ mình kinh doanh); văn phòng đại diện khi được thương nhân ủy quyền bằng văn bản; tổ chức, cá nhân được thương nhân nước ngoài thuê thực hiện hội chợ, triển lãm tại Việt Nam.
- Biểu diễn nghệ thuật, ca nhạc, lễ hội văn hóa: theo Nghị định 144/2020/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân Việt Nam được tổ chức biểu diễn khi thực hiện thông báo hoặc được chấp thuận theo quy định; tổ chức, cá nhân nước ngoài tổ chức biểu diễn tại Việt Nam phải phối hợp với đơn vị trong nước hoặc thực hiện thủ tục riêng.
- Hội nghị, hội thảo quốc tế: theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg, cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam được tổ chức khi được cấp có thẩm quyền cho phép; tổ chức nước ngoài tổ chức tại Việt Nam phải có đơn vị phối hợp trong nước.
- Sự kiện có khuyến mại: chỉ thương nhân (hoặc thương nhân kinh doanh dịch vụ khuyến mại được thuê) mới được thực hiện chương trình khuyến mại theo Luật Thương mại.
- Sự kiện quảng bá, ra mắt sản phẩm, sự kiện doanh nghiệp: doanh nghiệp, hộ kinh doanh tự tổ chức hoặc thuê công ty tổ chức sự kiện có đăng ký ngành nghề phù hợp.
2.2 Điều kiện chung đối với đơn vị tổ chức sự kiện
Dù không có một giấy phép tổ chức sự kiện chung, đơn vị tổ chức nên đáp ứng các điều kiện sau:
- Có tư cách pháp lý: là doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có giấy phép kinh doanh với ngành nghề phù hợp, thường là tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại (mã 8230), quảng cáo (mã 7310) hoặc hoạt động sáng tác, nghệ thuật và giải trí (mã 9000).
- Có địa điểm tổ chức hợp pháp: hợp đồng thuê hoặc văn bản đồng ý của chủ địa điểm.
- Bảo đảm an ninh, trật tự, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường tại khu vực tổ chức.
- Nội dung sự kiện không vi phạm điều cấm của pháp luật, thuần phong mỹ tục; hàng hóa trưng bày không phải hàng giả, hàng vi phạm quyền sở hữu trí tuệ.
Với các sự kiện có yếu tố nước ngoài (nghệ sĩ nước ngoài, đại biểu quốc tế), đơn vị tổ chức còn phải thực hiện các thủ tục về xuất nhập cảnh, giấy phép lao động hoặc chấp thuận tổ chức hội nghị quốc tế tùy trường hợp.
Thủ tục đăng ký giấy phép tổ chức sự kiện theo từng loại
3.1. Hội chợ, triển lãm thương mại
Hồ sơ: Theo Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 239/2026/NĐ-CP), hồ sơ gồm 01 Đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại theo Mẫu số 10. Nội dung đăng ký gồm: tên, địa chỉ đơn vị tổ chức; tên, chủ đề hội chợ, triển lãm (nếu có); thời gian, địa điểm; quy mô dự kiến; biện pháp kiểm soát hàng giả, hàng vi phạm quyền sở hữu trí tuệ.
Thời hạn nộp: sớm nhất 365 ngày và chậm nhất 30 ngày trước ngày khai mạc với sự kiện tại Việt Nam; chậm nhất 45 ngày trước ngày khai mạc với sự kiện tại nước ngoài.
Nơi nộp: Sở Công Thương nơi tổ chức (sự kiện tại Việt Nam); Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (sự kiện có chủ đề Việt Nam tổ chức ở nước ngoài, theo Nghị định 239/2026/NĐ-CP). Hình thức nộp: trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến.
Thời gian xử lý: tối đa 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền xác nhận hoặc từ chối xác nhận bằng văn bản.
Trùng lịch: Nếu từ hai đơn vị trở lên đăng ký trùng tên, chủ đề, thời gian và địa bàn, cơ quan quản lý tổ chức hiệp thương. Nếu hiệp thương không thành, Nghị định 239/2026/NĐ-CP quy định căn cứ lựa chọn gồm kết quả tổ chức sự kiện tương tự, năng lực tổ chức, kinh nghiệm tổ chức sự kiện cùng tên, chủ đề và đánh giá của hiệp hội ngành hàng.
Sửa đổi nội dung: nộp hồ sơ theo Mẫu số 13 chậm nhất 30 ngày trước ngày khai mạc.
3.2. Biểu diễn nghệ thuật, chương trình ca nhạc
Theo Nghị định 144/2020/NĐ-CP, phần lớn chương trình biểu diễn nghệ thuật chỉ cần gửi văn bản thông báo đến Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc UBND cấp tỉnh/Sở Văn hóa và Thể thao (thường tối thiểu 05 ngày làm việc), kèm thông tin về nội dung, thời gian, địa điểm và đơn vị tổ chức. Riêng cuộc thi người đẹp, người mẫu hoặc chương trình có nghệ sĩ nước ngoài có thể phải xin văn bản chấp thuận.
3.3. Hội nghị, hội thảo quốc tế
Hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài (đại biểu, nhà tài trợ nước ngoài) tổ chức tại Việt Nam phải được cấp có thẩm quyền cho phép theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg. Doanh nghiệp cần gửi hồ sơ xin phép trước ngày tổ chức theo thời hạn quy định và báo cáo kết quả sau khi kết thúc.
3.4. Khuyến mại tại sự kiện
Nếu sự kiện kèm chương trình khuyến mại, doanh nghiệp phải thông báo hoặc đăng ký theo hình thức khuyến mại. Từ 26/6/2026, Nghị định 239/2026/NĐ-CP đơn giản hóa hồ sơ đăng ký khuyến mại mang tính may rủi, chỉ còn đơn đăng ký và thể lệ chương trình; việc xác định trúng thưởng phải có sự chứng kiến trực tiếp hoặc trực tuyến của khách hàng.
Nếu bạn chưa chắc sự kiện của mình thuộc loại nào và cần chuẩn bị giấy phép tổ chức sự kiện gì, dịch vụ làm giấy phép kinh doanh của TINLAW có thể tư vấn và thực hiện trọn gói các thủ tục liên quan.
Các thủ tục đi kèm và báo cáo sau sự kiện
Bên cạnh giấy phép tổ chức sự kiện theo từng loại, đơn vị tổ chức thường phải thực hiện thêm một số thủ tục sau:
4.1. An ninh, trật tự
Với sự kiện đông người, tổ chức ngoài trời hoặc ở nơi công cộng, đơn vị tổ chức nên thông báo và phối hợp với công an cấp xã nơi diễn ra sự kiện để bố trí lực lượng bảo đảm an ninh, trật tự, phân luồng giao thông.
4.2. Phòng cháy, chữa cháy
Địa điểm tổ chức phải đáp ứng điều kiện phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ; có phương án phòng cháy, lối thoát nạn, trang thiết bị chữa cháy phù hợp với quy mô. Với sự kiện sử dụng sân khấu lớn, hiệu ứng lửa, khói, đơn vị tổ chức cần làm việc trước với cơ quan cảnh sát phòng cháy, chữa cháy.
4.3. Quảng cáo ngoài trời
Nếu treo băng rôn, bảng quảng cáo, màn hình quảng cáo ngoài trời để quảng bá sự kiện, đơn vị tổ chức phải gửi hồ sơ thông báo sản phẩm quảng cáo đến cơ quan quản lý văn hóa cấp tỉnh trước khi thực hiện theo Luật Quảng cáo, và tuân thủ quy hoạch quảng cáo ngoài trời của địa phương.
4.4. Bắn pháo hoa, sử dụng thiết bị đặc biệt
Việc sử dụng pháo hoa tại sự kiện phải tuân thủ Nghị định 137/2020/NĐ-CP về quản lý, sử dụng pháo; chỉ được sử dụng loại pháo hoa được phép và trong các trường hợp pháp luật cho phép.
4.5. Báo cáo kết quả sau sự kiện
Đối với hội chợ, triển lãm thương mại, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc, đơn vị tổ chức phải gửi báo cáo kết quả theo Mẫu số 14 Nghị định 81/2018/NĐ-CP đến cơ quan quản lý đã xác nhận đăng ký. Hội nghị, hội thảo quốc tế và chương trình khuyến mại mang tính may rủi cũng có nghĩa vụ báo cáo kết quả theo quy định riêng.
Việc bỏ qua các thủ tục trên có thể khiến sự kiện bị đình chỉ, đơn vị tổ chức bị xử phạt vi phạm hành chính và ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.
Câu hỏi thường gặp về giấy phép tổ chức sự kiện
5.1. Tổ chức sự kiện nội bộ công ty có cần giấy phép không?
Trả lời: Sự kiện nội bộ như year-end party, hội nghị khách hàng không bán vé, không có yếu tố nước ngoài và tổ chức trong địa điểm kín thường không cần giấy phép tổ chức sự kiện riêng. Tuy nhiên, nếu có biểu diễn nghệ thuật công khai, khuyến mại hoặc quảng cáo ngoài trời thì vẫn phải thực hiện thủ tục tương ứng.
5.2. Phải đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm trước bao lâu?
Trả lời: Hồ sơ được nộp sớm nhất 365 ngày và chậm nhất 30 ngày trước ngày khai mạc đối với hội chợ, triển lãm tại Việt Nam; chậm nhất 45 ngày đối với hội chợ, triển lãm tổ chức ở nước ngoài.
5.3. Cá nhân có được xin giấy phép tổ chức sự kiện không?
Trả lời: Với hội chợ, triển lãm thương mại, chủ thể tổ chức chủ yếu là thương nhân. Với chương trình biểu diễn nghệ thuật, cá nhân vẫn có thể là đơn vị tổ chức nếu thực hiện thông báo theo quy định. Tuy nhiên, để ký hợp đồng, xuất hóa đơn và quản lý rủi ro, bạn nên đăng ký hộ kinh doanh hoặc thành lập doanh nghiệp.
5.4. Tổ chức sự kiện không xin phép bị xử lý thế nào?
Trả lời: Tùy loại sự kiện, đơn vị tổ chức có thể bị phạt tiền, buộc dừng sự kiện, tịch thu tang vật hoặc buộc tháo dỡ quảng cáo. Mức phạt cụ thể được quy định tại các nghị định xử phạt trong lĩnh vực thương mại, văn hóa và quảng cáo.
6. Tạm kết
Giấy phép tổ chức sự kiện không phải là một loại giấy tờ duy nhất mà là tập hợp các thủ tục đăng ký, thông báo hoặc xin chấp thuận tùy theo loại sự kiện. Việc xác định đúng thủ tục ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tổ chức sự kiện suôn sẻ, tránh bị đình chỉ và xử phạt. Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm rõ quy định mới nhất năm 2026.
Trường hợp cần tư vấn hoặc hỗ trợ thực hiện trọn gói giấy phép tổ chức sự kiện, từ đăng ký hội chợ, triển lãm đến thông báo biểu diễn nghệ thuật, bạn có thể liên hệ dịch vụ làm giấy phép kinh doanh của TINLAW để được hỗ trợ nhanh chóng, đúng quy định.