Hướng dẫn xin giấy phép xuất khẩu gạo 2026

Kiểm duyệt bởi Luật sư Phạm Hoàng Hải — Cố vấn, Đoàn Luật sư TP. Hà Nội

Liên hệ Tư vấn miễn phí 24/7online

Việt Nam nằm trong nhóm ba quốc gia xuất khẩu gạo lớn nhất thế giới, với sản lượng những năm gần đây đạt khoảng 8–9 triệu tấn/năm. Gạo cũng là mặt hàng xuất khẩu chịu sự quản lý chặt chẽ của Nhà nước nhằm bảo đảm an ninh lương thực và giữ uy tín hạt gạo Việt trên thị trường quốc tế. Vì vậy, doanh nghiệp muốn đưa gạo ra nước ngoài phải có giấy phép xuất khẩu gạo, tức Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo do Bộ Công Thương cấp.

Đặc biệt, từ ngày 01/10/2026, Nghị định 365/2026/NĐ-CP chính thức thay thế Nghị định 107/2018/NĐ-CP và Nghị định 01/2025/NĐ-CP, cắt giảm điều kiện, tinh gọn hồ sơ và rút ngắn thời gian cấp phép. Bài viết dưới đây của TINLAW sẽ hướng dẫn chi tiết cách xin giấy phép xuất khẩu gạo năm 2026 theo quy định mới nhất, từ điều kiện, hồ sơ, quy trình đến các nghĩa vụ sau khi được cấp phép.

Giấy phép xuất khẩu gạo là gì?

Trong hệ thống văn bản pháp luật, không có thuật ngữ “giấy phép xuất khẩu gạo”. Tên gọi chính xác là Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo. Có thể hiểu, giấy phép xuất khẩu gạo là văn bản do Bộ Công Thương cấp, xác nhận thương nhân đáp ứng đầy đủ điều kiện và được quyền kinh doanh xuất khẩu gạo.

Theo Nghị định 365/2026/NĐ-CP, thương nhân Việt Nam thuộc mọi thành phần kinh tế, kể cả doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, đều có thể được cấp giấy chứng nhận nếu đáp ứng điều kiện. Một số điểm cần lưu ý:

• Giấy chứng nhận có thời hạn hiệu lực 05 năm kể từ ngày cấp. Khi hết hạn, thương nhân phải đề nghị cấp giấy chứng nhận mới để tiếp tục kinh doanh.
• Chỉ thương nhân có giấy phép xuất khẩu gạo mới được nhận ủy thác xuất khẩu gạo. Doanh nghiệp chưa đủ điều kiện vẫn có thể xuất khẩu bằng cách ủy thác cho đơn vị đã được cấp phép.
• Giấy phép xuất khẩu gạo là giấy phép con, được cấp sau khi thương nhân đã có giấy phép kinh doanh (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp) với ngành nghề phù hợp.

Vì sao phải có giấy phép xuất khẩu gạo?

Kinh doanh xuất khẩu gạo là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Thương nhân xuất khẩu gạo khi chưa có giấy chứng nhận sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thương mại, có thể bị buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp. Thương nhân đã được cấp phép nhưng vi phạm điều kiện cũng có thể bị Bộ Công Thương thu hồi giấy chứng nhận, ví dụ khi không đứng tên xuất khẩu gạo trong 12 tháng liên tục hoặc không duy trì mức dự trữ thóc, gạo theo quy định.

Điều kiện cấp giấy phép xuất khẩu gạo

Nghị định 365/2026/NĐ-CP đã cắt giảm điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo từ 3 điều kiện xuống còn 2 điều kiện. Cụ thể, theo Điều 4 Nghị định này, thương nhân được thành lập, đăng ký kinh doanh hợp pháp được cấp giấy phép xuất khẩu gạo khi có:

• Ít nhất 01 kho chuyên dùng để chứa thóc, gạo.
• Ít nhất 01 cơ sở xay xát gạo.

Cả kho và cơ sở xay xát đều phải đáp ứng quy định của pháp luật về an toàn thực phẩm, tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật.

Được thuê kho, cơ sở xay xát

Kho chuyên dùng và cơ sở xay xát có thể thuộc sở hữu của thương nhân hoặc đi thuê của tổ chức, cá nhân khác. Hợp đồng thuê phải lập bằng văn bản và có thời hạn bảo đảm phù hợp với thời hạn của giấy chứng nhận. Lưu ý, thương nhân đã có giấy chứng nhận không được cho thương nhân khác thuê lại chính kho, cơ sở xay xát đã được ghi nhận trong giấy chứng nhận của mình để xin cấp phép.

Trường hợp được miễn điều kiện

Thương nhân xuất khẩu gạo hữu cơ, gạo đồ và gạo bổ sung vi chất dinh dưỡng không phải đáp ứng điều kiện về kho chuyên dùng và cơ sở xay xát, đồng thời không phải thực hiện dự trữ lưu thông và chế độ báo cáo định kỳ. Đây là điểm mới giúp doanh nghiệp theo đuổi phân khúc gạo chuyên biệt, giá trị cao dễ gia nhập thị trường hơn. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ văn bản gốc về việc có phải xin giấy phép xuất khẩu gạo cho các loại gạo này hay không trước khi ký hợp đồng.

Hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu gạo

So với quy định cũ, hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu gạo theo Nghị định 365/2026/NĐ-CP đã được tinh gọn đáng kể. Thương nhân không còn phải nộp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hay Giấy chứng nhận đầu tư, vì cơ quan cấp phép tự khai thác thông tin này. Hồ sơ hiện chỉ gồm 01 bộ với hai thành phần:

• Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo theo Mẫu số 01 tại Phụ lục kèm theo Nghị định 365/2026/NĐ-CP (01 bản chính).
• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu kho chuyên dùng và cơ sở xay xát (nếu thuộc sở hữu của thương nhân); hoặc hợp đồng thuê kho, cơ sở xay xát kèm giấy tờ chứng minh của bên cho thuê (nếu đi thuê). Nộp 01 bản sao có xác nhận của thương nhân.

Nếu nộp qua mạng điện tử, các tài liệu trên được nộp dưới dạng bản sao điện tử.

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ

• Thương nhân tự kê khai và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung hồ sơ cũng như việc đáp ứng điều kiện. Kê khai sai sự thật có thể dẫn đến bị thu hồi giấy phép xuất khẩu gạo sau hậu kiểm.
• Kiểm tra kỹ thời hạn hợp đồng thuê kho, cơ sở xay xát; nên bảo đảm hợp đồng còn hiệu lực đủ dài so với thời hạn 05 năm của giấy chứng nhận.
• Kho, cơ sở xay xát nên được rà soát trước về an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy và quy chuẩn kỹ thuật để sẵn sàng cho đợt hậu kiểm.

Quy trình xin giấy phép xuất khẩu gạo và nghĩa vụ sau cấp phép

Bước 1: Thành lập doanh nghiệp, chuẩn bị kho và cơ sở xay xát

Nếu chưa có doanh nghiệp, bạn cần đăng ký thành lập với ngành nghề bán buôn gạo, xuất khẩu gạo. Song song, thương nhân ký hợp đồng thuê hoặc hoàn thiện kho chuyên dùng, cơ sở xay xát đáp ứng điều kiện.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Bộ Công Thương

Thương nhân có thể chọn một trong các hình thức sau:

• Nộp trực tiếp tại trụ sở Bộ Công Thương (số 23 Ngô Quyền, phường Cửa Nam, Hà Nội).
• Gửi qua đường bưu điện về địa chỉ trên.
• Nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng thông tin điện tử Bộ Công Thương.

Bước 3: Bộ Công Thương thẩm định và cấp giấy chứng nhận

• Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Bộ Công Thương cấp giấy phép xuất khẩu gạo trong 10 ngày làm việc (giảm từ 15 ngày theo quy định cũ).
• Hồ sơ chưa đầy đủ: trong 05 ngày làm việc, Bộ Công Thương trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do để thương nhân bổ sung (giảm từ 07 ngày). Thời gian bổ sung không tính vào thời gian thẩm định.
• Trường hợp cần xác minh giấy tờ, thời hạn tính từ khi Bộ Công Thương nhận được văn bản trả lời của cơ quan liên quan.

Bước 4: Hậu kiểm kho và cơ sở xay xát

Trong 45 ngày kể từ ngày cấp giấy chứng nhận, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi có kho chủ trì tổ chức hậu kiểm kho chuyên dùng và cơ sở xay xát. Kết quả được báo cáo về Bộ Công Thương, kèm đề xuất xử lý nếu phát hiện vi phạm.

Nghĩa vụ sau khi có giấy phép xuất khẩu gạo

• Duy trì mức dự trữ lưu thông thóc, gạo theo quy định (trừ gạo hữu cơ, gạo đồ, gạo bổ sung vi chất dinh dưỡng).
• Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ với Bộ Công Thương và Sở Công Thương về tình hình xuất khẩu, tồn kho.
• Duy trì hoạt động xuất khẩu thường xuyên; không đứng tên xuất khẩu trong 12 tháng liên tục có thể bị thu hồi giấy chứng nhận.
• Thông báo khi thay đổi thông tin kho, cơ sở xay xát và đề nghị cấp mới trước khi giấy chứng nhận hết hạn 05 năm.

Thủ tục tuy đã đơn giản hơn nhưng vẫn đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị kỹ phần hồ sơ kho, xay xát và hợp đồng thuê. Nếu bạn cần hỗ trợ từ bước thành lập doanh nghiệp đến khi nhận giấy chứng nhận, dịch vụ làm giấy phép kinh doanh của TINLAW có thể đồng hành trọn gói.

Giải đáp một số câu hỏi liên quan

Câu hỏi 1: Xin giấy phép xuất khẩu gạo ở đâu?

Trả lời: Thương nhân nộp hồ sơ tại Bộ Công Thương, trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia. Sở Công Thương địa phương không cấp loại giấy chứng nhận này.

Câu hỏi 2: Giấy phép xuất khẩu gạo cấp theo quy định cũ còn hiệu lực không?

Trả lời: Có. Giấy chứng nhận đã được cấp theo Nghị định 107/2018/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 01/2025/NĐ-CP) tiếp tục được sử dụng đến hết thời hạn ghi trên giấy. Khi hết hạn, thương nhân đề nghị cấp mới theo Nghị định 365/2026/NĐ-CP.

Câu hỏi 3: Hộ kinh doanh có được xin giấy phép xuất khẩu gạo không?

Trả lời: Nghị định quy định đối tượng được cấp là thương nhân được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định. Trên thực tế, để thuận lợi làm thủ tục hải quan, ký hợp đồng ngoại thương và đáp ứng điều kiện kho, xay xát, doanh nghiệp (công ty TNHH, cổ phần) là hình thức phù hợp hơn.

Câu hỏi 4: Chưa có kho, cơ sở xay xát có xuất khẩu gạo được không?

Trả lời: Được, theo hai cách: thuê kho và cơ sở xay xát đáp ứng điều kiện để tự xin giấy chứng nhận, hoặc ủy thác xuất khẩu cho thương nhân đã có giấy phép xuất khẩu gạo.

Việc nắm rõ điều kiện, hồ sơ và quy trình theo Nghị định 365/2026/NĐ-CP sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn, tránh sai sót và rút ngắn thời gian gia nhập thị trường. Hy vọng bài viết đã giúp bạn có cái nhìn đầy đủ về cách xin giấy phép xuất khẩu gạo năm 2026.

Trường hợp cần tư vấn chọn loại hình doanh nghiệp, rà soát hợp đồng thuê kho hoặc thực hiện trọn gói thủ tục, bạn có thể liên hệ dịch vụ làm giấy phép kinh doanh của TINLAW để được hỗ trợ nhanh chóng, đúng pháp luật.