Bạn đang loay hoay không biết bắt đầu từ đâu để nộp tờ khai thuế qua mạng cho doanh nghiệp của mình? Việc kê khai và nộp thuế trực tuyến đôi khi có thể phức tạp với nhiều bước và yêu cầu kỹ thuật. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn toàn bộ quy trình một cách chi tiết và dễ hiểu nhất. Cùng tìm hiểu ngay!
Cần chuẩn bị những gì trước khi nộp tờ khai thuế qua mạng?
Để quá trình nộp tờ khai thuế qua mạng diễn ra suôn sẻ, việc chuẩn bị kỹ lưỡng là yếu tố tiên quyết. Trước khi thực hiện, doanh nghiệp và kế toán cần đảm bảo có đầy đủ các công cụ và thông tin sau:
- Nắm rõ các quy định: Với doanh nghiệp mới thành lập, nộp tờ khai thuế phải được thực hiện trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận giấy phép kinh doanh.
- Chữ ký số: Đây là thiết bị bắt buộc để xác thực danh tính của doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan thuế. Chữ ký số phải còn hiệu lực.
- Máy tính có kết nối Internet ổn định: Đảm bảo đường truyền không bị gián đoạn trong quá trình thực hiện.
- Trình duyệt web tương thích: Cổng Thuế điện tử của Tổng cục Thuế hoạt động tốt nhất trên trình duyệt Google Chrome hoặc Microsoft Edge.
- Tài khoản giao dịch thuế điện tử: Doanh nghiệp phải có tài khoản đã được đăng ký thành công trên cổng Thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn).
- Cài đặt eSigner Java: Đây là phần mềm cần thiết để Cổng Thuế điện tử có thể đọc và sử dụng chữ ký số của bạn.
Lưu ý trước khi nộp tờ khai thuế qua mạng
Việc hoàn tất các bước chuẩn bị này chính là nền tảng vững chắc nhất. Nó giúp quá trình nộp tờ khai thuế qua mạng của bạn diễn ra thuận lợi và không gặp phải bất kỳ gián đoạn nào.
Quy trình các bước nộp tờ khai thuế qua mạng
Sau khi đã hoàn tất khâu chuẩn bị, bạn có thể bắt đầu nộp tờ khai một cách dễ dàng. Việc tuân thủ đúng trình tự sẽ giúp bạn tránh được sai sót và tiết kiệm thời gian. Dưới đây là các bước nộp tờ khai thuế qua mạng theo quy trình chuẩn từ Tổng cục Thuế:
- Bước 1: Để bắt đầu, bạn truy cập vào cổng thông tin Thuế điện tử của Tổng cục Thuế.
- Tại giao diện chính, lựa chọn mục Doanh nghiệp.
-
- Sau đó, bạn chọn vào Đăng nhập để tiếp tục quá trình đăng nhập.
-
- Tại màn hình này, bạn sẽ thấy hai phương thức đăng nhập riêng biệt: Đăng nhập bằng Tài khoản Thuế điện tử (Phương thức truyền thống) hoặc Đăng nhập bằng Tài khoản Định danh điện tử. Hãy lựa chọn phương thức đăng nhập phù hợp với tài khoản mà doanh nghiệp của bạn đã đăng ký và sẵn sàng sử dụng.
-
- Tiếp theo, bạn cung cấp các dữ liệu để đăng nhập, bao gồm: Tên đăng nhập, mật khẩu, đối tượng và mã xác nhận. Sau khi điền đủ, nhấn Đăng nhập để truy cập vào hệ thống.
- Bước 2: Để tiếp tục, bạn cần có sẵn tệp tờ khai thuế. Có hai phương pháp để tạo tệp này: Kê khai trực tuyến ngay trên Cổng thông tin Thuế điện tử hoặc làm tờ khai trên phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế (HTKK). Đối với kê khai trực tiếp trên Cổng Thuế điện tử bạn sẽ thực hiện theo các bước sau:
- Đầu tiên, trên thanh menu chính, bạn điều hướng đến mục Khai Thuế, sau đó lựa chọn chức năng Kê khai trực tuyến.
-
- Giao diện sẽ hiển thị danh sách các loại tờ khai mà doanh nghiệp đã đăng ký để nộp qua mạng. Bạn cần điền chính xác và đầy đủ các thông tin mà hệ thống yêu cầu. Sau khi lựa chọn xong, nhấn nút Tiếp tục.
- Bước 3: Hệ thống sẽ mở ra biểu mẫu tờ khai chi tiết. Nhiệm vụ của bạn là điền đầy đủ dữ liệu vào các chỉ tiêu tương ứng.
- Bước 4: Sau khi hoàn tất việc nhập liệu, hãy chọn Hoàn thành kê khai để rà soát lại toàn bộ dữ liệu. Nếu thông tin đã chính xác, bạn có thể xuất tệp ra định dạng XML để lưu trữ.
- Bước 5: Cuối cùng, để gửi hồ sơ đi, bạn tiến hành Ký và nộp tờ khai.
- Bạn chọn vào ô Ký điện tử, một cửa sổ xác thực sẽ xuất hiện, yêu cầu bạn nhập mã PIN của USB Token. Hãy điền mã PIN và bấm Chấp nhận để hoàn tất việc ký số cho tờ khai.
- Nếu thông tin của bạn chính xác, hệ thống sẽ hiển thị thông báo Ký tệp tờ khai thành công. Bạn chọn vào OK để xác nhận.
- Bước 6: Khi tờ khai được gửi đi thành công, một thông báo xác nhận việc nộp hồ sơ sẽ được gửi đến email bạn đã đăng ký với cơ quan thuế. Cụ thể:
- Đầu tiên email được gửi tự động gần như ngay lập tức sau khi bạn nộp tờ khai. Nội dung thư nhằm mục đích xác nhận rằng hệ thống của cơ quan thuế đã ghi nhận việc tiếp nhận hồ sơ của bạn.
- Email thứ hai sẽ được gửi trong vòng một ngày làm việc kể từ thời điểm hồ sơ được tiếp nhận. Nội dung của email này sẽ cho biết kết quả tờ khai đã hợp lệ hay chưa. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, bạn cần tuân thủ theo các hướng dẫn chi tiết trong email để chỉnh sửa và nộp lại cho đúng quy định.
Trên đây là toàn bộ quy trình nộp tờ khai thuế điện tử chi tiết. Việc tuân thủ chặt chẽ các bước này sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ một cách nhanh chóng, chính xác. Đồng thời, còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định của cơ quan thuế.
Hướng dẫn cách tra cứu tờ khai thuế điện tử đã nộp
Sau khi nộp hồ sơ, việc tra cứu lại là bước cần thiết để xác nhận tình trạng xử lý và đảm bảo nghĩa vụ thuế đã được hoàn thành. Để kiểm tra thông tin tờ khai đã nộp trên hệ thống, bạn hãy thực hiện theo các bước dưới đây:
- Bước 1: Đầu tiên, bạn đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử.
- Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vào mục Khai thuế. Sau đó chọn Tra cứu tờ khai.
- Bước 3: Bạn tiếp tục chọn loại tờ khai và khoảng thời gian bạn muốn tra cứu, sau đó nhấn Tra cứu.
- Bước 4: Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các tờ khai đã nộp cùng trạng thái. Trạng thái Đã nộp thành công nghĩa là cơ quan thuế đã tiếp nhận tờ khai của bạn.
Lưu ý rằng việc hủy chỉ là bước đầu tiên để sửa sai. Điều quan trọng nhất là bạn phải lập và nộp tờ khai thuế qua mạng bản chính xác ngay sau đó. Việc này đảm bảo bạn hoàn thành đúng nghĩa vụ và tuân thủ quy định về thuế.
Hướng dẫn cách hủy tờ khai thuế điện tử đã nộp
Trong trường hợp phát hiện sai sót trên tờ khai đã nộp, bạn hoàn toàn có thể sửa chữa. Nếu vẫn còn trong hạn, hệ thống cho phép bạn hủy tờ khai cũ để nộp lại bản đúng. Hãy làm theo hướng dẫn sau để thực hiện thao tác quan trọng này:
➣ Đối với trường hợp tờ khai có sai sót về số liệu hoặc thông tin:
- Bước 1: Đầu tiên, bạn đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử.
- Bước 2: Bạn cần lập tờ khai bổ sung:
- Bạn chọn vào Khai thuế, sau đó nhấn vào Đăng ký tờ khai.
-
- Hệ thống sẽ hiển thị cho bạn những tờ khai bạn đã nộp. Tại đây bạn cần tìm và chọn tờ khai bạn muốn làm lại.
- Tiếp theo, bạn chọn Đăng ký thêm tờ khai để tiếp tục.
- Bước 3: Bạn tiến hành nhập lại tất cả thông tin theo hệ thống Thuế điện tử yêu cầu. Sau đó làm các bước tương tự như đã hướng dẫn ở trên.
- Bước 4: Hệ thống của cơ quan thuế sẽ tự động ghi nhận tờ khai bổ sung là bản cuối cùng để xác định nghĩa vụ thuế. Do đó, bạn không cần phải thực hiện bất kỳ thủ tục hủy nào đối với tờ khai đã nộp trước đó.
➣ Đối với trường hợp nộp nhầm loại tờ khai: Ví dụ như doanh nghiệp cần nộp tờ khai theo quý nhưng lại gửi nhầm tờ khai của kỳ tính thuế theo tháng. Trong tình huống này, bạn cần thực hiện hai bước:
- Thực hiện nộp lại tờ khai thuế chính xác lên hệ thống Thuế điện tử.
- Sau đó, soạn thảo và gửi công văn chính thức đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp, trình bày rõ lý do và đề nghị hủy tờ khai đã được nộp không chính xác trước đó.
Lưu ý: Chức năng này chỉ khả dụng khi tờ khai vẫn còn trong hạn nộp và chưa có tờ khai thay thế/bổ sung được nộp.
Các lỗi thường gặp khi nộp tờ khai thuế qua mạng và cách khắc phục
Trong quá trình thực hiện, đôi khi bạn sẽ gặp phải một số lỗi kỹ thuật không mong muốn. Khi nắm bắt được các sự cố này sẽ giúp bạn không bị bối rối và xử lý nhanh gọn. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất và hướng dẫn khắc phục chi tiết:
- Lỗi không đọc được chữ ký số:
-
- Nguyên nhân: Chưa cài đặt eSigner Java, trình duyệt chặn pop-up, driver USB Token bị lỗi.
- Cách khắc phục: Cài đặt lại eSigner bản mới nhất, cho phép pop-up trên trang thuedientu.gdt.gov.vn, cài lại driver cho USB Token.
- Hệ thống báo lỗi liên quan đến định dạng ngày/tháng/năm khi nộp tờ khai:
-
- Nguyên nhân: Thiết lập ngày/tháng/năm trên máy tính của bạn không tương thích với yêu cầu của hệ thống.
- Cách khắc phục: Bạn cần điều chỉnh lại định dạng thời gian trên máy tính của mình về chuẩn dd/MM/yyyy (ngày/tháng/năm). Truy cập vào Control Panel -> Date and Time để thiết lập lại. Sau khi chỉnh xong, bạn có thể nộp lại tờ khai.
- Lỗi hết thời gian gửi nhận hoặc không thể kết nối đến máy chủ:
-
- Nguyên nhân: Do kết nối Internet của bạn không ổn định hoặc hệ thống của cơ quan thuế đang quá tải.
- Khắc phục: Kiểm tra lại đường truyền mạng. Nếu mạng ổn định, hãy kiên nhẫn chờ đợi và thực hiện lại việc nộp tờ khai thuế qua mạng sau khoảng 15-30 phút.
Các lỗi thường gặp khi nộp tờ khai thuế qua mạng và cách khắc phục
Đa phần các sự cố khi nộp tờ khai thuế qua mạng đều xuất phát từ lỗi kỹ thuật phổ biến. Thay vì hoang mang, bạn chỉ cần bình tĩnh xác định đúng vấn đề để xử lý. Việc này giúp bạn đảm bảo tiến độ công việc và hoàn thành nghĩa vụ đúng hạn.
Những câu hỏi thường gặp về nộp tờ khai thuế qua mạng
Ngoài các bước thực hiện, nhiều kế toán viên vẫn còn những băn khoăn chung về nghĩa vụ này. Để giải đáp triệt để, chúng tôi đã tổng hợp lại một số câu hỏi phổ biến nhất. Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây để có cái nhìn tổng quan và chính xác.
Tờ khai thuế là gì?
Tờ khai thuế là một biểu mẫu chính thức, được ban hành theo quy định của Bộ Tài chính. Người nộp thuế sử dụng văn bản này để khai báo các dữ liệu cần thiết. Qua đó xác định số tiền thuế phải nộp vào ngân sách nhà nước.
Hạn cuối nộp tờ khai thuế là khi nào?
Hạn nộp tờ khai thuế phụ thuộc vào kỳ kê khai và loại thuế. Phổ biến nhất là:
- Kê khai theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo.
- Kê khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.
- Kê khai theo năm: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Người nộp thuế cần ghi nhớ chính xác các mốc thời gian quan trọng này. Việc tuân thủ đúng hạn sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những khoản phạt chậm nộp không đáng có.
Kê khai thuế qua mạng có bắt buộc không?
Theo quy định hiện hành tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP, việc nộp tờ khai thuế qua mạng là yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết các doanh nghiệp. Quy định này áp dụng cho các đơn vị hoạt động tại những khu vực có đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ. Đây là xu thế tất yếu trong lộ trình hiện đại hóa của ngành Thuế.
Kết luận
Việc nộp tờ khai thuế qua mạng đã trở nên đơn giản và dễ tiếp cận hơn rất nhiều với hướng dẫn chi tiết này. Hy vọng những hướng dẫn này sẽ giúp bạn tự tin thực hiện nghĩa vụ nộp thuế một cách chính xác và đúng hạn. Nếu bạn cần hỗ trợ hoặc gặp phải các vấn đề phức tạp, hãy liên hệ ngay với TinLaw để được tư vấn nhanh chóng.
