Bạn đang đau đầu vì thủ tục quyết toán thuế TNDN cuối năm phức tạp và tốn thời gian? Đây là một nghiệp vụ bắt buộc nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu doanh nghiệp không nắm vững quy định. Bài viết này sẽ là cẩm nang chi tiết, giúp bạn thực hiện quyết toán thuế doanh nghiệp một cách chính xác và hiệu quả. Cùng tìm hiểu nhé!
Thuế thu nhập doanh nghiệp là gì? Quyết toán thuế TNDN là gì?
Thuế thu nhập doanh nghiệp là loại thuế trực thu mà Nhà nước thu vào ngân sách từ các tổ chức kinh doanh. Số thuế này được tính trên tổng thu nhập chịu thuế từ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp.
Thuế thu nhập doanh nghiệp là gì? Quyết toán thuế TNDN là gì?
Quyết toán thuế TNDN là quá trình doanh nghiệp tự kê khai và xác định tổng số thuế TNDN phải nộp trong một năm tài chính. Hoạt động này nhằm mục đích xác định số thuế còn phải nộp thêm hoặc được hoàn lại. Đây là một thủ tục bắt buộc để chốt lại nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp trong năm.
Các quy định về quyết toán thuế TNDN
Để thực hiện quyết toán thuế TNDN chính xác, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành. Việc nắm rõ các yêu cầu về đối tượng, thời hạn và mức phạt sẽ giúp bạn tránh các rủi ro không đáng có.
Đối tượng cần làm quyết toán thuế TNDN
Theo số 67/2025/QH15 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 (có hiệu lực từ ngày 01/10/2025) đã quy định rõ những tổ chức có nghĩa vụ thực hiện quyết toán thuế TNDN hàng năm. Về cơ bản, bất kỳ đơn vị nào có hoạt động kinh doanh phát sinh thu nhập đều thuộc diện này. Cụ thể, các đối tượng đó bao gồm:
➤ Đối tượng cần quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp là tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ:
- Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam (Công ty TNHH, Công ty Cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân, Công ty Hợp danh).
- Các doanh nghiệp được hình thành theo luật pháp của quốc gia khác có hoặc không có cơ sở thường trú hoạt động tại Việt Nam.
- Đơn vị sự nghiệp công lập, ngoài công lập có hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ có thu nhập.
- Các hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được hình thành và hoạt động theo quy định của Luật Hợp tác xã
- Các đơn vị sự nghiệp được thành lập và hoạt động trên cơ sở pháp luật của Việt Nam.
- Những tổ chức khác có tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh và tạo ra thu nhập.
➤ Đối tượng cần quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp là các doanh nghiệp có thu nhập thuộc diện chịu thuế theo Điều 3 của Luật này:
- Doanh nghiệp được thành lập theo pháp luật Việt Nam phải nộp thuế đối với thu nhập chịu thuế phát sinh trong lãnh thổ Việt Nam. Nghĩa vụ này cũng áp dụng cho cả các khoản thu nhập chịu thuế có nguồn gốc từ nước ngoài.
- Doanh nghiệp nước ngoài có cơ sở thường trú tại Việt Nam phải nộp thuế đối với thu nhập chịu thuế phát sinh cả trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam. Tuy nhiên, điều kiện là các khoản thu nhập này phải có liên quan trực tiếp đến hoạt động của cơ sở thường trú đó.
- Doanh nghiệp nước ngoài có cơ sở thường trú tại Việt Nam phải nộp thuế đối với các khoản thu nhập chịu thuế phát sinh tại Việt Nam. Điều này được áp dụng ngay cả khi khoản thu nhập này không liên quan đến hoạt động của cơ sở thường trú.
- Doanh nghiệp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam như các doanh nghiệp kinh doanh qua thương mại điện tử, kinh doanh trên nền tảng số sẽ nộp thuế cho phần thu nhập chịu thuế có nguồn gốc phát sinh tại Việt Nam.
➤ Cơ sở thường trú của một doanh nghiệp nước ngoài là một địa điểm sản xuất, kinh doanh mà qua đó doanh nghiệp này triển khai một phần hoặc toàn bộ hoạt động của mình tại Việt Nam:
- Chi nhánh, văn phòng đại diện, nhà máy, xưởng, phương tiện vận tải, mỏ và các địa điểm khai thác tài nguyên khác.
- Địa điểm xây dựng, công trình, dự án lắp đặt hoặc lắp ráp.
- Nơi cung ứng dịch vụ, kể cả dịch vụ tư vấn được cung cấp qua nhân viên hoặc bên thứ ba
- Một đại lý được ủy quyền hoạt động cho doanh nghiệp nước ngoài.
- Hoạt động thông qua người đại diện tại Việt Nam có quyền ký hợp đồng, hoặc không có quyền này nhưng thường xuyên giao hàng/cung cấp dịch vụ.
- Hoạt động kinh doanh trên các nền tảng số, bao gồm thương mại điện tử, để bán hàng hóa và dịch vụ tại Việt Nam.
Đối tượng cần làm quyết toán thuế TNDN
Như vậy, có thể thấy phạm vi đối tượng phải quyết toán thuế TNDN là rất rộng. Doanh nghiệp cần xác định chính xác mình thuộc trường hợp nào. Điều này giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các sai sót không đáng có.
Thời hạn khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
Theo Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 , thời hạn khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp có thời hạn cụ thể như:
- Hạn chót cho việc nộp hồ sơ khai thuế đối với các loại thuế kê khai theo kỳ tháng và quý được xác định như sau:
- Đối với trường hợp kê khai theo tháng, hạn cuối để nộp hồ sơ là ngày 20 của tháng kế tiếp tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Đối với trường hợp kê khai theo quý, hạn cuối để nộp hồ sơ là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên thuộc quý kế tiếp quý phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Hạn chót nộp tờ khai thuế đối với các loại thuế có kỳ tính theo năm được xác định như sau:
- Hạn cuối để nộp hồ sơ quyết toán thuế năm là ngày cuối cùng của tháng thứ 3, tính từ khi kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính. Trong khi đó, hạn cuối cho hồ sơ khai thuế năm là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính.
- Hạn chót nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với các trường hợp cá nhân tự quyết toán là ngày cuối cùng của tháng thứ 4, tính từ khi kết thúc năm dương lịch.
- Đối với hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương thức khoán, hạn nộp tờ khai thuế khoán là ngày 15 tháng 12 của năm liền trước. Với các trường hợp mới bắt đầu kinh doanh, thời hạn nộp tờ khai thuế khoán là trong vòng 10 ngày kể từ ngày khởi sự kinh doanh.
- Đối với loại thuế được kê khai và nộp theo từng lần phát sinh, hạn cuối để nộp hồ sơ khai thuế là trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Trong các trường hợp như chấm dứt hoạt động, kết thúc hợp đồng hoặc tái cơ cấu doanh nghiệp, hạn chót để nộp hồ sơ khai thuế là 45 ngày, tính từ thời điểm sự kiện đó xảy ra.
- Chính phủ sẽ có quy định riêng về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế cho các khoản như thuế sử dụng đất nông nghiệp và phi nông nghiệp, tiền sử dụng đất và tiền thuê đất và mặt nước, phí cấp quyền khai thác khoáng sản và tài nguyên nước, lệ phí trước bạ và lệ phí môn bài, các khoản thu vào ngân sách nhà nước theo luật về quản lý và sử dụng tài sản công, báo cáo lợi nhuận liên quốc gia.
- Thời hạn nộp tờ khai thuế cho hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu sẽ tuân thủ theo các quy định của Luật Hải quan.
- Nếu người nộp thuế thực hiện kê khai điện tử vào ngày cuối cùng của hạn nộp hồ sơ mà cổng thông tin của cơ quan thuế gặp sự cố, người nộp thuế được phép nộp hồ sơ và chứng từ điện tử vào ngày tiếp theo ngay sau khi cổng thông tin hoạt động trở lại.
Thời hạn khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
Đây là một trong những mốc thời gian quan trọng nhất mà doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt để tránh bị phạt. Việc nộp hồ sơ đúng hạn thể hiện tính chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
Mức phạt khi nộp chậm hồ sơ quyết toán thuế TNDN
Theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đã quy định rõ về các hình thức xử phạt liên quan đến thuế. Theo đó, hành vi nộp chậm hồ sơ quyết toán sẽ bị áp dụng những chế tài hành chính rất nghiêm khắc. Mức phạt này được áp dụng lũy tiến, phụ thuộc trực tiếp vào số ngày bạn nộp muộn. Các mức phạt cụ thể như sau:
- Phạt cảnh cáo: Áp dụng cho trường hợp nộp trễ từ 01 đến 05 ngày và có các tình tiết giảm nhẹ được cơ quan thuế chấp thuận.
- Mức phạt từ 2 đến 5 triệu đồng: Dành cho hành vi nộp chậm hồ sơ trong khoảng từ 01 đến 30 ngày (trừ trường hợp được phạt cảnh cáo).
- Mức phạt từ 5 đến 8 triệu đồng: Nếu doanh nghiệp nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN trễ hạn từ 31 đến 60 ngày.
- Mức phạt từ 8 đến 15 triệu đồng: Áp dụng khi doanh nghiệp nộp chậm từ 61 đến 90 ngày. Mức phạt này cũng áp dụng khi bạn nộp muộn trên 91 ngày hoặc không nộp hồ sơ khai thuế nhưng không phát sinh thuế. Hành vi không nộp phụ lục về giao dịch liên kết cũng bị xử phạt ở mức tương tự.
- Mức phạt từ 15 đến 25 triệu đồng: Áp dụng khi nộp chậm trên 90 ngày và có phát sinh số thuế TNDN phải nộp trên tờ khai.
Nếu số tiền phạt tính theo quy định lại lớn hơn số thuế thực tế phải nộp, mức phạt sẽ được giới hạn bằng chính số thuế đó. Tuy nhiên, mức phạt cuối cùng này không được phép thấp hơn mức trung bình của khung phạt đã được quy định tại Khoản 4.
Mức phạt khi nộp chậm hồ sơ quyết toán thuế TNDN
Những mức phạt trên cho thấy tổn thất tài chính là rất đáng kể. Vì vậy, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng tuân thủ thời hạn theo quy định của pháp luật. Đây là cách tốt nhất để bảo vệ tài chính công ty.
Hồ sơ quyết toán thuế TNDN gồm những gì?
Chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ là bước đầu tiên để quá trình quyết toán thuế TNDN diễn ra suôn sẻ. Điều này giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả với cơ quan thuế và thể hiện tính tuân thủ pháp luật. Theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, bộ hồ sơ này gồm các tài liệu cốt lõi sau:
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp theo mẫu số 03/TNDN.
- Báo cáo tài chính năm, bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Báo cáo luân chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp hoặc gián tiếp.
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính.
- Nếu không phải là người đại diện theo pháp luật thực hiện công việc cần có giấy ủy quyền thực hiện thủ tục.
- Các phụ lục kèm theo tờ khai (Tùy thuộc vào tình hình thực tế của doanh nghiệp):
- Phụ lục Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Phụ lục Chuyển lỗ dành cho doanh nghiệp có kết quả kinh doanh lỗ và muốn chuyển lỗ sang các kỳ tính thuế sau.
- Phụ lục về ưu đãi thuế TNDN nếu doanh nghiệp đang được hưởng các chính sách ưu đãi về thuế suất, miễn giảm thuế.
- Phụ lục số thuế thu nhập doanh nghiệp đã nộp ở nước ngoài được trừ trong kỳ tính thuế.
- Phụ lục thuế thu nhập doanh nghiệp đối với hoạt động chuyển nhượng bất động sản.
- Phụ lục báo cáo trích lập, sử dụng quỹ khoa học và công nghệ.
- Phụ lục thông tin về quan hệ liên kết và giao dịch liên kết.
- Phụ lục bảng phân bổ số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp đối với cơ sở sản xuất.
- Phụ lục bảng phân bổ số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho các địa phương nơi được hưởng nguồn thu đối với hoạt động chuyển nhượng bất động sản.
- Phụ lục bảng phân bổ số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho các địa phương nơi được hưởng nguồn thu đối với hoạt động sản xuất thủy điện.
- Phụ lục bảng phân bổ số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho các địa phương nơi được hưởng nguồn thu đối với hoạt động kinh doanh xổ số điện toán.
- Phụ lục bảng kê chứng từ nộp tiền thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp của hoạt động chuyển nhượng bất động sản thu tiền theo tiến độ chưa bàn giao trong năm.
Nếu doanh nghiệp có dự án đầu tư ở nước ngoài, ngoài các hồ sơ nêu trên, doanh nghiệp phải bổ sung:
- Bản sao tờ khai thuế thu nhập đã nộp ở nước ngoài.
- Bản sao chứng từ do doanh nghiệp tự xác nhận hoặc giấy xác nhận gốc từ cơ quan thuế sở tại.
- Bản sao chứng từ thanh toán do doanh nghiệp tự xác nhận hoặc giấy xác nhận gốc về số thuế đã nộp từ cơ quan thuế của nước đó.
Hồ sơ quyết toán thuế TNDN gồm những gì?
Như vậy, bộ hồ sơ quyết toán thuế TNDN rất đa dạng và chi tiết. Doanh nghiệp cần căn cứ vào hoạt động thực tế để chuẩn bị đầy đủ các tài liệu liên quan. Việc chuẩn bị chính xác và đầy đủ là chìa khóa giúp quá trình quyết toán diễn ra thuận lợi.
Mẫu tờ khai quyết toán thuế TNDN 03/TNDN theo Thông tư 80
Tờ khai Mẫu 03/TNDN là tài liệu cốt lõi trong bộ hồ sơ quyết toán thuế TNDN. Mẫu này được ban hành theo Thông tư 80, dùng để tổng hợp các chỉ tiêu tài chính. Qua đó xác định nghĩa vụ thuế cuối cùng của doanh nghiệp trong năm.
Mẫu tờ khai quyết toán thuế TNDN
Doanh nghiệp sẽ sử dụng phần mềm Hỗ trợ kê khai để lập tờ khai này. Kế toán cần nhập chính xác các số liệu từ báo cáo tài chính và sổ sách. Từ đó, phần mềm sẽ hỗ trợ tính toán và kết xuất file để nộp thuế điện tử.
Quy trình thực hiện quyết toán thuế TNDN
Quy trình thực hiện quyết toán thuế TNDN hiện nay chủ yếu được thực hiện trực tuyến qua cổng Thuế điện tử. Để hoàn tất thủ tục này một cách chính xác và thuận lợi, bạn hãy thực hiện theo các bước chi tiết sau đây:
- Bước 1: Bạn đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử.
- Đầu tiên, bạn truy cập vào website Thuế điện tử. Sau đó bạn chọn vào mục Doanh nghiệp.
-
- Sau đó, bạn chọn vào Đăng nhập để tiếp tục quá trình đăng nhập.
-
- Tại màn hình này, bạn sẽ thấy hai phương thức đăng nhập riêng biệt: Đăng nhập bằng Tài khoản Thuế điện tử (Phương thức truyền thống) hoặc Đăng nhập bằng Tài khoản Định danh điện tử. Hãy lựa chọn phương thức đăng nhập phù hợp với tài khoản mà doanh nghiệp của bạn đã đăng ký và sẵn sàng sử dụng.
-
- Tại đây, bạn tiến hành đăng nhập bằng tên đăng nhập (Mã số thuế) và mật khẩu của bạn. Tiếp tục nhập mã xác nhận và nhấn Đăng nhập để hoàn tất.
- Bước 2: Tại bước này bạn sẽ chọn tờ khai cần nộp cho cơ quan nhà nước:
- Trên thanh menu, bạn chọn vào Khai thuế. Sau đó chọn Đăng ký tờ khai.
- Hệ thống sẽ hiển thị cho bạn danh sách các tờ khai. Bạn kéo xuống, tìm và chọn Tờ khai quyết toán thuế TNDN, chọn kỳ tính thuế. Sau đó tick chọn vào ô vuông ở cuối dòng đó.
- Cuối cùng, chọn Tiếp tục ở cuối trang.
- Bước 3: Hệ thống sẽ cho bạn xác nhận lại tờ khai bạn chọn một lần nữa. Bạn kiểm tra lại thông tin và chọn Chấp nhận để tiếp tục chuyển sang bước nộp tờ khai.
- Bước 4: Bạn trở lại trang chủ Thuế điện tử. Bạn chọn Khai thuế, sau đó chọn Nộp tờ khai XML. Cuối cùng nhấn vào Chọn tệp tờ khai.
- Bước 5: Màn hình sẽ hiện lên một hộp thoại. Tại đây, bạn tìm và tải file quyết toán thuế TNDN cần nộp đã được xuất dưới dạng XML. Cuối cùng chọn Open để tải file lên hệ thống.
- Bước 6: Sau khi đã tải file lên, bạn tiếp tục chọn vào Ký điện tử để ký tên cho tờ khai của mình. Bạn tiến hành nhập mã pin chữ ký số. Sau đó chọn Đăng nhập.
- Bước 7: Hệ thống hiển thị hộp thoại trên màn hình đăng ký thành công. Bạn chọn nút OK để hoàn tất thủ tục quyết toán thuế TNDN.
- Bước 8: Cuối cùng, bạn chọn Nộp tờ khai. Tờ khai đã nộp thành công sẽ được hiển thị ở mục Danh sách tờ khai XML đã nộp thành công tới cơ quan thuế.
Bằng cách tuân thủ các bước trên, bạn có thể hoàn tất việc nộp tờ khai quyết toán thuế doanh nghiệp một cách thuận lợi. Đừng quên kiểm tra lại trạng thái xử lý hồ sơ trên trang Thuế điện tử. Đây là bước cuối cùng để chắc chắn bạn đã hoàn thành nghĩa vụ.
Những điều cần lưu ý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp là nghiệp vụ quan trọng cuối năm, đòi hỏi sự chính xác và cẩn trọng cao. Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và tránh các rủi ro không đáng có, doanh nghiệp cần chú ý một số vấn đề cốt lõi sau:
- Nắm vững thời hạn nộp hồ sơ để tránh trường hợp bị phạt chậm nộp.
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ để giải trình khi cần thiết.
- Rà soát các khoản chi phí được trừ, phân biệt rõ chi phí hợp lệ và không hợp lệ. Đặc biệt các khoản chi trên 20 triệu đồng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Doanh thu ghi nhận trên sổ sách kế toán và doanh thu dùng để tính thuế có thể không giống nhau. Do đó, doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ lưỡng sự chênh lệch này để đảm bảo kê khai chính xác.
- Xác định chính xác điều kiện hưởng ưu đãi thuế để áp dụng đầy đủ, tránh làm mất quyền lợi của doanh nghiệp.
- Nên kê khai đầy đủ và lập hồ sơ riêng cho các giao dịch liên kết phát sinh trong kỳ để phòng tránh rủi ro bị ấn định thuế.
Những điều cần lưu ý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
Việc rà soát kỹ lưỡng các yếu tố trên sẽ giúp doanh nghiệp tự tin hơn khi thực hiện quyết toán thuế. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Đây còn là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và phát triển một cách bền vững.
Kết luận
Có thể thấy quyết toán thuế TNDN là một nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về quy định và quy trình. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn tự tin hơn trong việc thực hiện công việc này. Nếu bạn cần sự hỗ trợ chuyên sâu và giải pháp tối ưu, hãy liên hệ với TinLaw để được tư vấn và hỗ trợ.
