Kế toán hành chính sự nghiệp là một yếu tố không thể thiếu trong quản lý tài chính của bất kỳ cơ quan, tổ chức hành chính sự nghiệp nào. Trách nhiệm không chỉ là theo dõi và kiểm soát chính xác các khoản thu, chi, mà kế toán hành chính sự nghiệp còn đảm bảo sự minh bạch, hiệu quả trong việc sử dụng tài nguyên công. Bài viết sau đây, dịch vụ kế toán TinLaw sẽ giúp làm rõ hơn về kế toán hành chính sự nghiệp và những yếu tố quan trọng cần chú trọng khi thực hiện kế toán trong lĩnh vực này.
Kế toán hành chính sự nghiệp là gì?
Kế toán hành chính sự nghiệp là người có trách nhiệm chấp hành, quản lý ngân sách, điều hành các hoạt động kinh tế, tài chính tại các đơn vị hành chính sự nghiệp (như ủy ban, trường học, bệnh viện,…). Các đơn vị hành chính sự nghiệp cần lập dự toán để có thể quản lý hiệu quả và chủ động trong các khoản chi tiêu. Dựa vào báo cáo dự toán, kinh phí sẽ được Nhà nước cấp cho từng đơn vị.
Kế toán hành chính nghiệp sẽ công tác tại các Cơ quan nhà nước; đơn vị sự nghiệp công lập, trừ các đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo chi thường xuyên và chi đầu tư được vận dụng cơ chế tài chính như doanh nghiệp, áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định hiện hành; tổ chức, đơn vị khác có hoặc không sử dụng ngân sách nhà nước.
Kế toán hành chính sự nghiệp là kế toán tại các đơn vị hành chinh sự nghiệp như bệnh viện, trường học,…
Vai trò của kế toán hành chính sự nghiệp
Kế toán hành chính sự nghiệp phải chấp hành đúng tiêu chuẩn định mức đặt ra và quy định về chế độ hành chính sự nghiệp được ban hành bởi nhà Nước. Bên cạnh đó còn phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về quản lý kinh tế tài chính, tăng cường kiểm kê, rà soát, quản lý tài sản công, các chi quỹ của Ngân sách nhà nước đồng thời nâng cao chất lượng công tác và quản lý đơn vị hành chính.
Cuối cùng, kế toán hành chính sự nghiệp sẽ đảm bảo sự thống nhất về phương pháp, nội dung phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và yêu cầu quản lý nhà nước.
Như vậy, có thể thấy kế toán hành chính sự nghiệp đóng vai trò quan trọng trong sử dụng ngân sách nhà nước. Việc bố trí, sắp xếp và phân công công việc cho nhân viên, cán bộ làm công tác kế toán trong từng đơn vị phải đảm bảo bộ máy kế toán cần phải phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị, đặc biệt là việc phù hợp với quy mô hoạt động của từng đơn vị hành chính sự nghiệp.
Công việc của kế toán hành chính sự nghiệp
Bên cạnh vai trò quản lý và kiểm soát tình hình sử dụng kinh phí, sử dụng các loại vật tư tài sản công và chấp hành dự toán thu, chi theo định mức của Nhà nước, kế toán hành chính sự nghiệp còn có chức năng thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành ngân sách Nhà nước, góp phần đắc lực vào việc sử dụng vốn một tiết kiệm và hiệu quả cao.
Để thực sự có hiệu lực trong công tác quản lý kinh tế tài chính, kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Ghi chép và phản ánh một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ về tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, bao gồm cả quá trình hình thành kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị công tác.
- Tiếp theo, kế toán hành chính sự nghiệp thực hiện nhiệm vụ: kiểm soát và theo dõi tình hình chấp hành dự toán thu chi, tình hình triển khai các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, đồng thời kiểm tra tình hình quản lý, sử dụng vật tư tài sản ở đơn vị, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế độ chính sách của Nhà nước.
- Kiểm soát và theo dõi tình hình phân phối nguồn kinh phí cho các đơn vị cấp dưới cần dự toán và cả tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị này.
- Kế toán hành chinh sự nghiệp phải định kỳ lập và nộp các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính đúng hạn theo quy định.
- Cung cấp các thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch dự toán, xây dựng định mức chi tiêu, phân tích và đánh giá hiệu quả của việc sử dụng các nguồn kinh phí tại đơn vị.
Nội dung các công việc kế toán hành chính sự nghiệp
Kế toán hành chính sự nghiệp gồm có các nội dung cơ bản sau dây, các kế toán viên phải nắm thật vững để đảm bảo công việc tại các cơ quan hành chính sự nghiệp:
1. Kế toán tiền và vật tư
Các nội dung mà kế toán hành chính sự nghiệp phải nắm về kế toán tiền và vật tư bao gồm: phản ánh về tình hình giao nhận dự toán, tình hình thu, chi Ngân sách Nhà nước; phản ánh tình hình tăng, giảm vật tư và các cách xử lý nguồn kinh phí đã nhận trong kỳ.
2. Kế toán tài sản cố định
Nội dung mà kế toán hành chính sự nghiệp phải nắm về kế toán TSCĐ là thực hiện việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tài sản cố định như: mua sắm, xin được cấp, tính hao mòn tài sản cố định, thanh lý tài sản cố định,… Đặc biệt, thấy rõ sự khác nhau giữa tính hao mòn tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp và tính khấu hao tài sản cố định trong các doanh nghiệp, bao gồm:
- Khấu hao tài sản cố định trong doanh nghiệp tính theo từng tháng (1 lần/tháng vào cuối mỗi tháng).
- Hao mòn tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp tính theo năm (1 lần/năm vào cuối mỗi năm).
3. Kế toán các khoản thu
Đối với kế toán các khoản thu, cho thấy sự khác nhau trong cách hạch toán khoản thu giữa đơn vị hành chính sự nghiệp có thu (là các khoản thu sử dụng tài khoản 511) và đơn vị hành chính có sản xuất kinh doanh (là các khoản phải thu và sử dụng tài khoản 311) còn trong các doanh nghiệp các khoản phải thu sử dụng tài khoản 131.
4. Kế toán các khoản tiền lương và bảo hiểm
Kế toán các khoản tiền lương và bảo hiểm bao gồm hạch toán các nghiệp vụ tính, chi lương và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN trong các đơn vị hành chính sự nghiệp.
5. Kế toán các khoản phải trả
Kế toán hành chính sự nghiệp phải hạch toán các khoản phải trả đặc biệt rõ ràng, minh bạch. Bao gồm các khoản phải trả cho các đối tượng trong đơn vị hành chính sự nghiệp như: nhà cung cấp, học sinh sinh viên và một số các đối tượng khác.
6. Kế toán các nguồn kinh phí
Thực hiện các bút toán kế toán về việc nhận dự toán do Ngân sách Nhà nước cấp là việc tăng các loại nguồn kinh phí như: nguồn kinh phí hoạt động, nguồn kinh phí dự án,…
7. Kế toán nguồn kinh phí kinh doanh
Kế toán hành chính sự nghiệp phải thực hiện kế toán nguồn kinh phí kinh doanh để trả lời cho các câu hỏi như: Để có thể nhận định được nguồn kinh phí sản xuất kinh doanh của các đơn vị hành chính sự nghiệp đến từ đâu? Nên sử dụng nguồn kinh phí đó như thế nào? Hạch toán nguồn kinh phí kinh doanh trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có gì khác so với hạch toán nguồn vốn kinh doanh trong các doanh nghiệp?
8. Kế toán các khoản chi
Khi kế toán các khoản chi thì kế toán hành chính sự nghiệp có thể nhận định được sự khác nhau giữa việc chi cho các hoạt động thường xuyên, hoạt động không thường xuyên, chi dự án hay chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước. Đồng thời, lên kế hoạch sử dụng một cách hợp lý các nguồn kinh phí chi đó.
9. Kế toán các khoản doanh thu
Mục đích của kế toán các khoản doanh thu là để phản ánh các khoản doanh thu tại các đơn vị hành chính sự nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh.
10. Kế toán các khoản chi phí
Đối với kế toán các khoản chi phí là để xác định các khoản chi bao gồm kế toán các khoản chi phí cho sản xuất kinh doanh tại đơn vị hành chính sự nghiệp như: chi lương, tiền công, phụ cấp, nhập nguyên vật liệu cho sản xuất, chi phân bổ công cụ dụng cụ sản xuất, chi tính hao mòn tài sản cố định,…
11. Kế toán các bút toán kết chuyển cuối kỳ
Kế toán hành chính sự nghiệp sẽ xử lý các loại dự toán, các loại nguồn kinh phí cũng như các khoản chi vào cuối kỳ kế toán năm.
12. Kế toán các sổ sách và báo cáo tài chính
Kế toán các sổ sách và báo cáo tài chính nhằm liệt kê các loại sổ sách cần in ra vào cuối kỳ kế toán năm và mục đích in từng loại sổ; lập các báo cáo tài chính cần thiết để cung cấp thông tin cho các đối tượng bên trong và ngoài đơn vị.
Phía trên đây là các nội dung cơ bản mà kế toán hành chính sự nghiệp phải nắm để thực hiện được và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao khi công tác tại đơn vị này.
Các định khoản kế toán hành chính sự nghiệp theo Thông tư 107
Kế toán hành chính sự nghiệp phải xác định và ghi chép số tiền của một nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh vào bên Nợ, bên Có của các tài khoản kinh tế có liên quan để định khoản kế toán. Các kế toán viên phải đặc biệt lưu ý nội dung này, khi hạch toán sai có thể bị phạt theo mức độ. Cụ thể như sau:
1. Rút tiền gửi Kho bạc, ngân hàng về quỹ tiền của đơn vị
- Nợ TK 111 – Tiền mặt.
- Có TK 112 – Tiền gửi kho bạc, ngân hàng.
2. Rút tạm ứng dự toán chi hoạt động để tiêu cho đơn vị
Ghi khi rút tạm ứng dự toán
- Nợ TK 111 – Tiền mặt.
- Có TK 337 – Tạm thu (3371).
Ngoài ra, kế toán hành chính sự nghiệp ghi:
- Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (008211, 008221).
Chi trực tiếp từ quỹ trước đó đơn vị đã tạm ứng, là tiền mặt thuộc ngân sách nhà nước
- Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động.
- Có TK 111 – Tiền mặt.
- Nợ TK 337 – Tạm thu (3371).
- Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.
Xuất tiền mặt tạm ứng cho lao động ở đơn vị
- Nợ TK 141 – Tạm ứng.
- Có TK 111 – Tiền mặt.
Trường hợp lao động thanh toán tạm ứng, kế toán hành chính sự nghiệp ghi:
- Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động
- Có TK 141 – Tạm ứng.
- Nợ TK 337 – Tạm thu (3371).
- Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.
Thanh toán bằng tiền mặt các khoản phải trả
- Nợ các TK 331, 332, 334…
- Có TK 111 – Tiền mặt.
- Nợ TK 337 – Tạm thu (3371).
- Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.
Ứng trước các khoản cho nhà cung cấp
- Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán.
- Có TK 111 – Tiền mặt.
Trường hợp thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp, kế toán hành chính sự nghiệp ghi:
- Nợ 611 – Chi phí hoạt động
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
- Nợ TK 337 – Tạm thu (3371)
- Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.
Làm thủ tục thanh toán tạm ứng với ngân sách Nhà nước
- Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (008211, 008221) (ghi âm).
- Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (008212, 008222) (ghi dương).
3. Khi thu lệ phí, phí
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 337 – Tạm thu (3373)
- Hoặc có TK 138 – Phải thu khác (1383).
4. Thu khoản phải thu khách hàng
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 131 – Phải thu khách hàng.
5. Thu hồi khoản từng cho lao động trong đơn vị tạm ứng
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 141 – Tạm ứng.
6. Thu hồi nợ phải thu nội bộ
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 136 – Phải thu nội bộ
7. Phát hiện quỹ thừa nhưng chưa xác định được nguyên nhân
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Có TK 338 – Phải trả khác (3388).
8. Lãi từ đầu tư trái phiếu, túi phiếu, cổ tức… và các khoản đầu tư khác
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 138 – Phải thu khác (1381, 1382)
- Hoặc có TK 515 – Doanh thu tài chính.
9. Thu tiền bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ
Hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế TTĐB, GTGT, xuất khẩu, gián thu… kế toán hành chính sự nghiệp phản ánh doanh thu bán hàng, theo giá chưa có thuế. Khi ghi nhận doanh thu phải tách riêng các khoản thuế theo từng ngày:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt (tổng giá thanh toán)
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 531 – Doanh thu hoạt động dịch vụ, sản xuất kinh doanh với giá chưa có thuế GTGT
- Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước
Nếu các khoản thuế không tách ngay được mà phải ghi nhận doanh thu bao gồm cả các khoản thuế thì phải ghi:
- Nợ TK 531 – Doanh thu hoạt động dịch vụ, sản xuất kinh doanh
- Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước.
10. Khi đơn vị vay tiền
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 338 – Phải trả khác (3382).
11. Nhận vốn góp từ các nhân, tổ chức và ngoài đơn vị
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh
12. Bệnh nhận đặt tiền trước khi khám chữa tại viện, khách đặt tiền trước khi mua hàng hóa…
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 131 – Phải thu khách hàng.
13. Nhận ký quỹ, đặt cọc, ký cược
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 348 – Nhận đặt cọc, ký quỹ, ký cược.
14. Nhận lại tiền đơn vị đã ký quỹ, đặt cọc, ký cược
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 248 – Ký cược, ký quỹ, đặt cọc
15. Phát sinh khoản thu hộ
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 338 – Phải trả khác (3381).
16. Nhượng bán, thanh lý tài sản cố định
Nhượng bán tài sản cố định được để lại đơn vị
- Nợ TK 111- Tiền mặt (tính tổng giá thanh toán)
- Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 711 – Thu nhập khác (7111) (không bao gồm thuế GTGT)
- Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước (3331) (nếu có).
Nhượng bán, thanh lý tài sản cố định phải nộp lại ngân sách nhà nước
Phản ánh số thu nhượng bán, thanh lý tài sản cố định, kế toán hành chính sự nghiệp ghi:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 337 – Tạm thu (3378).
Phản ánh số chi nhượng bán, thanh lý tài sản cố định
- Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
- Có TK 111 – Tiền mặt.
Kế toán hành chính sự nghiệp ghi khi chênh lệch chi nhỏ hơn thu khi nộp ngân sách nhà nước:
- Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
- Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước
- Nợ TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước
- Có TK 111 – Tiền mặt
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
17. Thu tiền bán hồ sơ mời thầu công trình XDCB bằng tiền ngân sách nhà nước
Số thu bán hồ sơ mời thầu
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 337 – Tạm thu (3378).
Số chi lễ mở thầu
- Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
- Có TK 111 – Tiền mặt
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Chênh lệch chi nhỏ hơn thu phải nộp ngân sách nhà nước
- Nợ TK 337- Tạm thu (3378)
- Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước
Khi nộp
- Nợ TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước
- Có TK 111 – Tiền mặt.
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
18. Duy trì hoạt động đơn vị bằng hoạt động đấu thầu mua sắm
Phát sinh khoản thu từ đấu thầu để duy trình hoạt động đơn vị
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
- Có TK 337 – Tạm thu (3378).
Phát sinh chi phí cho quá trình đấu thầu
- Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
- Có TK 111 – Tiền mặt.
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Chênh lệch, chi – thu
Nếu chi nhỏ hơn thu
- Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
- Có TK 511 – Thu do ngân sách nhà nước cấp (5118)
Nếu chi lớn hơn thu
- Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động
- Có TK 111 – Tiền mặt
19. Bên thứ 3 bồi thường thiệt hại; không xác định được chủ các khoản nợ phải trả; tiền phạt vì khách vi phạm hợp đồng, thu nợ hoạt động kinh doanh sản xuất khó đòi; giản hoàn thuế
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 711 – Thu nhập khác (7118).
20. Mua vật liệu, nguyên liệu, dụng cụ, công cụ nhập kho
- Nợ TK 152, 153
- Có TK 111 – Tiền mặt.
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Nếu dùng ngân sách nhà nước, vay nợ nước ngoài, nguồn viện trợ:
- Nợ TK 337- Tạm thu (3371, 3372, 3373)
- Có TK 366 – Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36612, 36622, 36632).
- Có TK 014 – Nguồn phí khấu trừ, để lại
21. Sau khi mua tài sản cố định đưa vào sử dụng ngay
- Nợ các TK 211, 213
- Có TK 111 – Tiền mặt.
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Dùng nguồn ngân sách nhà nước, nguồn phí khấu trừ để lại, vay nợ nước ngoài, nguồn viện trợ để mua thì kế toán hành chính sự nghiệp ghi:
- Nợ TK 337 – Tạm thu (3371, 3372, 3373)
- Có TK 366 – Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36611, 36621, 36631)
- Có TK 014 – Nguồn phí để lại khấu trừ
22. Mua vật liệu, nguyên liệu, dụng cụ, dịch vụ, hàng hóa để dùng các hoạt động dịch vụ, kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá vật liệu, dụng cụ, công vụ, tài sản cố định phản ánh theo giá mua chưa thuế giá trị gia tăng
- Nợ các TK 152, 153, 156 (không bao gồm thuế)
- Nợ TK 154 – Chi phí dịch vụ dở sang, sản xuất kinh doanh (nếu dùng ngay cho sản xuất kinh doanh, giá chưa có thuế)
- Nợ các TK 211, 213 (nếu mua tài sản cố định chưa sử dụng ngay, không bao gồm thuế)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 111 – Tiền mặt
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Khi kế toán hành chính sự nghiệp hiểu rõ và vận hành suôn sẻ hệ thống kế toán sẽ giúp tổ chức hoạt động một cách hiệu quả hơn, đồng thời đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao về khả năng giám sát và kiểm tra tài chính công trong xã hội hiện đại.
Qua bài viết trên không chỉ làm rõ các công việc, nhiệm vụ của kế toán hành chính sự nghiệp trong các cơ quan mà còn khẳng định vai trò quan trọng của kế toán hành chính sự nghiệp: không chỉ trong việc giám sát, kiểm soát các nguồn thu, chi, mà còn là một trong những yếu tố quyết định đến việc tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức hành chính sự nghiệp. Qua việc áp dụng những nguyên tắc kế toán chính xác, minh bạch, các tổ chức có thể đảm bảo rằng các khoản thu, chi được sử dụng một cách hợp lí. Tuy nhiên, quy định và thực hành trong lĩnh vực này luôn đòi hỏi sự cập nhật và nâng cao kiến thức, kỹ năng, cho nên việc liên tục học hỏi và phát triển sẽ giúp đảm bảo hiệu quả và tính chuyên nghiệp trong công việc kế toán hành chính sự nghiệp. Nếu còn những thắc mắc hoặc cần được tư vấn chi tiết, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua thông tin bên dưới:
