Cách xử lý hóa đơn sai sót là kỹ năng quan trọng với kế toán khi gặp lỗi trong quá trình lập hóa đơn. Bài viết này sẽ là hướng dẫn chi tiết theo quy định mới nhất, giúp bạn xử lý đúng luật và tránh các rủi ro pháp lý. Cùng Tinlaw tìm hiểu ngay để không bỏ lỡ các thông tin quan trọng nhé!
Nguyên tắc cách xử lý hóa đơn sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo tính hợp lệ, cách xử lý hóa đơn sai sót cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc của pháp luật theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Bảng tổng hợp sau sẽ giúp bạn dễ dàng tra cứu và và áp dụng cho từng trường hợp cụ thể:
| Trường hợp sai sót | Cách xử lý sai sót |
| Hóa đơn đã lập không bị sai nhưng khi quyết toán có sự thay đổi về giá trị | Lập hóa đơn điện tử mới đối với số chênh lệch qua quyết toán |
| Chiết khấu thương mại căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ | Điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau. |
| Trường hợp trả lại hàng hóa, dịch vụ | Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc các bên thỏa thuận người mua lập hóa đơn thì người mua lập hóa đơn giao cho người bán. |
| Trường hợp hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng | Người mua thực hiện lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán. |
| Trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm | Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, không phân biệt đã chi hay chưa chi tiền. |
| Người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ hoặc hoạt động kinh doanh bất động sản | Người bán thực hiện điều chỉnh hóa đơn đã lập. |
| Trường hợp tổ chức tín dụng, cung ứng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt đã lập hóa đơn thu phí dịch vụ | Thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh |
| Trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông mà khách sử dụng thẻ trả trước để thanh toán cho cước phí dịch vụ trả sau | Doanh nghiệp căn cứ vào bảng kê với khách hàng để thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh |
Lưu ý: Từ 01/6/2025, mọi sai sót trên hóa đơn điện tử đã xuất sẽ không được xử lý bằng cách hủy. Thay vào đó, bắt buộc phải sử dụng phương pháp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Cách xử lý hóa đơn sai sót
Sau khi nắm vững các nguyên tắc cách xử lý hóa đơn sai sót, việc áp dụng vào tình huống thực tế sẽ trở nên dễ dàng hơn. Tùy thuộc vào thời điểm phát hiện và mức độ sai sót, quy trình và cách xử lý hóa đơn sai sót cũng sẽ có sự khác biệt.
Trường hợp sai tên, địa chỉ người mua
Đây là một trong những trường hợp phổ biến và cách xử lý cho trường hợp này khá đơn giản, không đòi hỏi phải xuất hóa đơn mới. Cụ thể, khi hóa đơn sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng mã số thuế và các thông tin khác đều đúng, người bán chỉ cần thực hiện hai bước sau:
- Liên lạc với người mua và thông báo về sai sót này.
- Người bán lập và gửi Thông báo về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế để ghi nhận.
Cách xử lý hóa đơn sai sót trong trường hợp sai tên và địa chỉ người mua
Sau khi hoàn tất hai bước trên, cả người bán và người mua đều có thể sử dụng hóa đơn gốc để thực hiện kê khai thuế như bình thường.
Trường hợp sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa
Khi hóa đơn mắc phải các sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa, quy trình xử lý sẽ yêu cầu sự cẩn trọng và chặt chẽ. Căn cứ vào quy định hiện hành, sau khi lập văn bản thỏa thuận với người mua, doanh nghiệp có 2 cách xử lý hóa đơn sai sót như sau:
Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Đây là giải pháp phù hợp khi bạn cần điều chỉnh tăng/giảm số lượng hàng hóa, đơn giá, số thuế và thuế suất. Quy trình thực hiện bước lập hóa đơn điều chỉnh gồm:
- Người bán lập hóa đơn điều chỉnh với nội dung “ Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…ký hiệu…số…ngày…tháng…năm…”
- Ghi rõ dấu dương (+) cho phần điều chỉnh tăng, và dấu âm (-) cho phần điều chỉnh giảm.
- Người bán ký số lên hóa đơn điều chỉnh và gửi cho người mua. Đối với hóa đơn có mã, quy trình sẽ gửi cho cơ quan thuế cấp mã trước, sau đó gửi cho người mua.
Lưu ý: Trường hợp người bán và người mua thỏa thuận lập văn bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, thì hai bên cần ghi rõ nội dung sai sót.
Phương án 2: Lập hóa đơn thay thế
Đây là phương án tạo ra chứng từ mới hoàn toàn khi hóa đơn có quá nhiều sai sót, sai MST của người mua. Quy trình thực hiện cho bước này gồm:
- Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và thống nhất việc lập hóa đơn thay thế. Sau đó, người bán lập hóa đơn thay thế với đầy đủ thông tin chính xác.
- Trong hóa đơn thay thế mới phải có nội dung “ Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…Ký hiệu…ngày…tháng…năm…
- Người bán ký số lên hóa đơn thay thế và gửi cho người mua. Đối với hóa đơn có mã, được áp dụng tương tự như hóa đơn điều chỉnh.
Cách xử lý hóa đơn sai sót trong trường hợp sai mã số thuế hàng hóa
Tùy vào mức độ sai sót, doanh nghiệp lựa chọn phương án xử lý phù hợp nhằm đảm bảo tính chính xác và tuân thủ đúng pháp luật.
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Khi cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được lập sai, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo đến người bán dựa trên Mẫu số 01/TB-RSĐT. Người bán cần tiến hành kiểm tra lại toàn bộ thông tin bị sai lệch.
Sau khi nhận được thông báo từ cơ quan thuế, người bán có trách nhiệm rà soát, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử theo đúng quy định tại khoản 1 của Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật về hóa đơn.
Trường hợp người bán đã lập hóa đơn
Theo Điều 19 Nghị Định 70/2025/NĐ-CP, pháp luật cho phép người bán chủ động sửa lỗi mà không thông qua người mua hay cơ quan thuế. Quy trình xử lý cho trường hợp này khá đơn giản:
- Hóa đơn đã lập nhưng chưa gửi cho người mua
- Người bán thực hiện thao tác hủy hóa đơn điện tử đã lập sai sót trực tiếp trên phần mềm đang sử dụng.
- Sau đó, tiến hành lập một hóa đơn mới để thay thế.
- Cuối cùng, ký số và gửi hóa đơn mới cho người mua.
Lưu ý: Hóa đơn đã hủy vẫn phải được lưu trữ trên hệ thống của người bán để phục vụ mục đích tra cứu và giải trình cơ quan thuế khi cần.
- Hóa đơn đã lập nhưng đã gửi cho người mua: Trong trường hợp này, người mua không được hủy hóa đơn mà bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế. Việc lựa chọn phương án phụ thuộc vào người bán và người mua.
Cách xử lý hóa đơn sai sót trong trường hợp khi người bán đã lập hóa đơn
Cách xử lý hóa đơn sai sót tùy thuộc vào thời điểm gửi hóa đơn, nhưng vẫn cần người bán đảm bảo đúng pháp lý. Đồng thời, lưu trữ các chứng từ là điều bắt buộc để phục vụ tra cứu và kiểm tra sau này.
Trường hợp áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế
Sau khi đưa ra quyết định lựa chọn giữa hóa đơn điều chỉnh/thay thế, việc áp dụng sẽ đòi hỏi tuân thủ nhiều quy tắc chi tiết. Đây là những điểm quyết định tính hợp lệ của toàn bộ quy trình cách xử lý hóa đơn sai sót.
Các trường hợp bao gồm:
- Nếu một hóa đơn đã được sửa lỗi bằng phương pháp điều chỉnh hoặc thay thế nhưng sau đó lại phát hiện sai sót mới. Bạn bắt buộc phải tiếp tục sử dụng đúng phương pháp ban đầu.
- Đối với các loại hóa đơn được phép không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn. Nếu có sai sót người bán chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh.
- Khi lập hóa đơn điều chỉnh, bắt buộc phải thể hiện rõ giá trị thay đổi bằng dấu cho phần nội dung tăng/giảm.
- Đối với sai sót thông thường, người bán và người mua phải kê khai bổ sung vào tờ kê khai thuế của kỳ phát sinh hóa đơn gốc.
- Đối với các trường hợp điều chỉnh khác, việc kê khai sẽ được thực hiện ở kỳ hiện tại.
Cách xử lý hóa đơn sai sót trong trường hợp áp dụng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Nếu hóa đơn sai sót chỉ bị phát hiện sau khi đã có quyết định kiểm tra từ cơ quan thuế, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt. Để tránh sai sót này, bạn có thể thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh/ thay thế và kê khai bổ sung. Mọi thủ tục phải rõ ràng và không vi phạm quy định của pháp luật.
So sánh hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế
Việc lựa chọn giữa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế là một trong những quyết định quan trọng. Để giúp bạn đưa ra lựa chọn chính xác cho từng tình huống, dưới đây là bảng so sánh giữa hai hóa đơn về cách xử lý hóa đơn sai sót.
| Tiêu chí | Hóa đơn điều chỉnh | Hóa đơn thay thế |
| Trường hợp áp dụng | Sai sót một vài nội dung cụ thể. Thường dùng để điều chỉnh tăng/giảm. | Sai sót nhiều nội dung hoặc muốn lập lại một hóa đơn hoàn toàn đúng để dễ theo dõi. |
| Cách thức sửa chữa | Cập nhật thông tin sai sót trên hóa đơn gốc. | Lập hóa đơn mới hoàn toàn để thay thế cho hóa đơn cũ. |
| Hình thức | Giữ nguyên mẫu số hóa đơn gốc, bổ sung thông tin điều chỉnh. | Mẫu số mới, khác với hóa đơn gốc. |
Khi lựa chọn đúng loại hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định. Ngoài ra, sẽ giúp việc hạch toán, đối chiếu của hai bên trở nên rõ ràng và đơn giản hơn.
Lưu ý quan trọng khi xử lý hóa đơn sai sót
Hiểu quy trình cách xử lý hóa đơn sai sót là chưa đủ, bạn cần lưu ý những nguyên tắc sau để giảm thiểu rủi ro. Đây là cách giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
Lưu ý về cách xử lý hóa đơn sai sót như sau:
- Xử lý ngay khi phát hiện để tránh ảnh hưởng đến kỳ kê khai thuế, dòng tiền và nguy cơ bị xử phạt.
- Luôn lập biên bản và xuất hóa đơn điều chỉnh/thay thế và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.
- Bạn cần lưu trữ toàn bộ hóa đơn gốc sai, biên bản thỏa thuận, hóa đơn điều chỉnh/thay thế và bản sao thông báo gửi cơ quan thuế.
- Với trường hợp phức tạp, bạn có thể liên hệ kế toán, tư vấn thuế hoặc cơ quan thuế để được hướng dẫn chi tiết.
Những lưu ý quan trọng khi xử lý hóa đơn sai sót
Tuân thủ những nguyên tắc trên không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là chiến lược quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp tránh rủi ro tài chính. Đồng thời, đây cũng là nền tảng để xây dựng một hệ thống kế toán minh bạch và ổn định lâu dài.
Các câu hỏi thường gặp về cách xử lý hóa đơn sai sót
Trong quá trình áp dụng cách xử lý hóa đơn sai sót vào thực tế, không ít kế toán vẫn mắc phải những sai sót và có nhiều băn khoăn. Để giúp bạn giải quyết mọi vướng mắc, Tinlaw đã tổng hợp các câu hỏi và lời giải đáp đang được quan tâm nhiều nhất.
Thời hạn gửi thông báo sai sót cho cơ quan thuế là bao lâu?
Thời hạn gửi thông báo hóa đơn sai sót cho cơ quan thuế chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng. Kỳ kê khai này là kỳ phát sinh hóa đơn điện tử đã được điều chỉnh hoặc thay thế.
Quên không xử lý hóa đơn sai sót có bị phạt không?
Nếu quên không xử lý hóa đơn sai sót, người nộp thuế có thể bị phạt tùy theo thời gian chậm trễ và mức độ sai sót. Trường hợp phát hiện và tự điều chỉnh trước khi cơ quan thuế kiểm tra thì thường sẽ không bị phạt.
Khi nào cần xuất hóa đơn thay thế?
Hóa đơn thay thế được lập khi hóa đơn đã phát hành có sai sót và cần chỉnh sửa các thông tin trên hóa đơn. Hóa đơn thay thế sẽ được lập khi có thông tin sai sót như: mã số thuế, tên hàng, thông tin người mua/bán, hóa đơn bị rách, mờ,…
Kết luận
Nắm chắc quy trình cách xử lý hóa đơn sai sót giúp kế toán nâng cao nghiệp vụ và đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định thuế. Tinlaw hy vọng bài viết này đã cung cấp thông tin hữu ích để bạn tham khảo khi cần và áp dụng đúng quy định của pháp luật.
