Chốt sổ bảo hiểm xã hội là ghi quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp trên sổ bảo hiểm xã hội của người tham gia dừng đóng bảo hiểm xã hội tại một đơn vị. Việc này được thực hiện khi người lao động không còn làm việc ở công ty nữa, khi lao động nghỉ việc hoặc khi công ty ngừng hoạt động. Vậy ai có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội? Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội thực hiện như thế nào? Trong bài viết dưới đây, dịch vụ bảo hiểm xã hội TinLaw sẽ hướng dẫn chi tiết cho quý độc giả.
Ai có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội?
Căn cứ Khoản 3 Điều 47 Luật Lao động số 10/2012/QH13 khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng có nghĩa vụ:
“Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động”.
Căn cứ theo Khoản 5 Điều 21 Luật BHXH năm 2014 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động thì:
“Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật”
>> Như vậy, trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động.
Thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động
Bước 1: Làm thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH
Để chốt sổ BHXH cho người lao động 2020 cần chuẩn bị những loại giấy tờ dưới đây để báo giảm lao động:
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS theo QĐ 595/QĐ-BHXH năm 2017 thay thế QĐ 959)
- Biên bản trả thẻ BHYT đối với trường hơp đơn vị đã nộp trước đó (nếu có)
- Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người)
- Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động
- Hoàn thiện các hồ sơ trên rồi gửi cho cơ quan BHXH quản lý
Sau khi báo giảm BHXH thành công chúng ta tiến hành làm hồ sơ chốt sổ BHXH như sau:
Bước 2: Chốt sổ BHXH
Khi người lao động nghỉ việc tại công ty thì người sử dụng lao động (doanh nghiệp) phải tiến hành thủ tục chốt sổ cho người lao động tại công ty. Thủ tục để chốt sổ khá đơn giản, hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội bao gồm:
- Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 301, số lượng 2 bản
- Tờ bìa sổ BHXH
- Các tờ rời của sổ ( nếu có, trường hợp người lao động đã tham gia BHXH nhiều lần).
- Đơn đề nghị của người tham gia theo mẫu D01-TS, số lượng 1 bản
Trong quá trình này thì người sử dụng lao động phải thanh toán hết số tiền đóng BHXH cho người lao động, nếu không thì quy trình sẽ dừng lại và BHXH sẽ mặc định người lao động còn tham gia BHXH tại công ty và số tiền đóng BHXH vẫn được BHXH cập nhật bình thường. Khi nào hoàn thành hồ sơ cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tự trừ lại số tiền phải đóng.
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp (tùy quận/huyện) tại cơ quan BHXH mà công ty đặt trụ sở chính. Thời hạn giải quyết hồ sơ báo chốt là 7 ngày kể từ ngày chốt sổ, khi chốt xong, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ gửi trả lại sổ BHXH và tờ rời sổ (nếu có) cho người lao động.
Có thể nộp hồ sơ qua mạng (nếu không đính kèm thẻ BHYT còn hạn), qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp (tùy quận huyện) tại cơ quan BHXH mà công ty đặt trụ sở chính. Thời gian giải quyết hồ sơ là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
Trên đây là thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội năm doanh nghiệp sẽ thực hiện cho người lao động. Nếu vẫn còn thắc mắc, vui lòng liên hệ chúng tôi để được giải đáp chi tiết hơn.
