Hóa đơn điện tử là gì? Điều kiện để hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý? Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử là gì? Tất cả những băng khoăn này sẽ được dịch vụ kế toán thuế TinLaw giải đáp trong bài viết sau.
Hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ theo quy định tại khoản 2 và khoản 12 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Điều kiện để hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý
Điều kiện để hóa đơn điện tử chỉ có giá trị pháp lý gồm những yêu cầu sau:
Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp đảm bảo nguyên tắc: Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử
Không chỉ bắt kịp xu hướng kinh doanh của thời đại công nghệ 4.0, khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp còn nhận được nhiều lợi ích lớn không thể phủ nhận:
- Tiết kiệm thời gian. Thực tế, hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm tới 70% các bước quy trình phát hành, 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn.
- Giảm thiểu chi phí in, gửi, bảo quản và lưu trữ hóa đơn.
- Rút ngắn thời gian thanh toán nhờ việc lập, gửi, nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử.
- Thuận tiện cho việc hạch kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh.
- Tránh tình trạng thất lạc hóa đơn khi chuyển phát.
- Hiện đại hóa công tác quản trị của doanh nghiệp.
- Góp phần bảo vệ môi trường khi giảm sử dụng hóa đơn giấy, phát triển theo hướng doanh nghiệp xanh, nâng cao tín nhiệm từ phía các đối tác.
Trong thời đại 4.0 hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Nó không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí mà thủ tục thực hiện cũng đơn giản hơn so với sử dụng các loại hóa đơn truyền thống. Hy vọng bài viết dưới đây đã giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử cũng như lợi ích của nó.
