“Quy trình ghi sổ kế toán” – một khâu vô cùng quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Dịch vụ kế toán TinLaw xin gửi đến bài viết này mang đến cái nhìn rõ hơn vào quy trình ghi sổ kế toán, nắm bắt được quy trình cơ bản khi thực hiện công việc kế toán.
Quy tắc trong quy trình ghi sổ kế toán
Khi thực hiện quy trình ghi sổ kế toán phải tuân theo quy tắc ghi sổ kế toán: sổ kế toán được sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh đã phản ánh trên chứng từ kế toán, khi sử dụng sổ kế toán phải tuân thủ những quy định trong chế độ kế toán của Nhà nước đã ban hành về công tác mở sổ, ghi sổ, chữa sổ và khoá sổ kế toán.
Mở sổ kế toán
Đầu năm kế toán, kế toán viên tại các đơn vị phải mở sổ kế toán theo danh mục sổ kế toán đã đăng ký với cơ quan quản lý Nhà nước. Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập trong bất kỳ thời gian nào trong năm thì sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Căn cứ số dư cuối kỳ trên các sổ kế toán có liên quan ngày 31/12 năm trước để ghi số dư đầu năm trên các sổ kế toán mới mở tương ứng. Mỗi đơn vị kế toán chỉ được mở một hệ thống sổ kế toán.
Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp và kế toán trưởng có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in từ máy vi tính. Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc tờ rơi. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ. Trước khi dùng sổ phải đáp ứng các yêu cầu dưới đây:
1. Đối với sổ kế toán dạng quyển
Trang đầu sổ phải ghi đầy đủ và rõ: tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và ngày ghi sổ, chữ ký của người giữ sổ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện pháp luật của doanh nghiệp. Ngày kết thúc ghi sổ hoặc chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang phải đóng dấu giáp lai.
2. Đối với sổ kế toán dạng rời
Đầu mỗi tờ sổ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ sổ và ghi sổ. Các tờ sổ trước khi sử dụng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền xác nhận đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ sổ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự của tài khoản kế toán và phải bảo đảm an toàn, dễ tìm thuận tiện cho quy trình ghi sổ kế toán sau này.
Ghi sổ kế toán
Ghi sổ kế toán buộc phải căn cứ vào sự hợp lệ hợp pháp của các chứng từ kế toán: mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh, đã được kiểm tra bảo đảm các quy định.
Bên cạnh, khi thực hiện ghi sổ kế toán phải dùng mực tốt, không dùng mực đỏ, không phai, không nhoè và phải được ghi liên tục theo thời gian nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách có hệ thống, cách ghi sổ kế toán là không được ghi xen kẽ, ghi chèn đè, không được viết tắt, không được ghi cách dòng.
Hành động bị cấm khi thực hiện quy trình ghi sổ kế toán là tẩy xoá, dùng chất hoá học khác để sửa chữa. Phải xử lý theo đúng nguyên tắc chữa sổ đã được quy định khi phát hiện sai sót.
Các doanh nghiệp đều có những đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh; điều kiện trang thiết bị và kế toán viên. Việc lựa chọn một hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với doanh nghiệp sẽ dựa vào những đặc điểm trên để áp dụng:
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán nhật ký – chứng từ
- Hình thức kế toán nhật ký chung
- Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái
Khoá sổ kế toán
Cuối kỳ kế toán, kế toán viên phải tiến hành công việc khoá sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Đó là việc tính tổng số phát sinh, tính số dư cuối kỳ kế toán của các tài khoản trên sổ kế toán để cung cấp số liệu cho việc lập các bảng tổng hợp – cân đối kế toán.
Để đảm bảo số liệu kế toán phản ánh trong quy trình ghi sổ kế toán trên các báo cáo kế toán trung thực và hợp lý, đơn vị phải tiến hành kiểm kê tài sản và điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán phù hợp với số liệu thực tế đã kiểm kê. Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ký và ghi rõ số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người ghi sổ kế toán là cá nhân hành nghề phải ghi rõ số chứng chỉ hành nghề.
Các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác có yêu cầu khoá sổ của cơ quan có thẩm quyền được quy định theo Bộ Tài chính thì cũng phải khoá sổ kế toán.
Sửa chữa sổ kế toán
Khi phát hiện sổ kế toán của kỳ báo cáo có sai sót thì phải sữa chữa bằng phương pháp phù hợp với quy định của luật kế toán. Trường hợp phát hiện sai sót trong các kỳ trước, doanh nghiệp phải điều chỉnh hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”.
Với trường hợp ghi chép bằng tay, kế toán viên có thể áp dụng các phương pháp sau:
- Phương pháp ghi số âm (ghi đỏ)
- Phương pháp ghi cải chính
- Phương pháp ghi bổ sung
Nếu là trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy tính thì áp dụng phương pháp ghi số âm hoặc ghi bổ sung:
- Trước khi nộp báo cáo tài chính cho cơ quan nhà nước mà phát hiện có sai sót trong sổ kế toán thì tiến hành sửa chữa trực tiếp sổ kế toán của năm đó trên máy tính.
- Nếu đã nộp Báo cáo tài chính rồi mới phát hiện sai sót thì bên cạnh việc sửa trực tiếp trong sổ kế toán phải ghi chú thêm nội dung sửa vào dòng cuối của sổ kế toán năm đó.
Quy trình ghi sổ kế toán
Hy vọng rằng thông qua bài viết này mang đến những kiến thức cụ thể và rõ ràng về quy trình ghi sổ kế toán biết được từng bước, từng khâu quan trọng của quy trình này. Bên cạnh đó, quy trình ghi sổ kế toán không chỉ là công việc thuộc về kế toán, mà nó cũng là công cụ để người lãnh đạo quản lý tài chính, lên kế hoạch và đưa ra quyết định kinh doanh một cách hiệu quả. Nếu còn những thắc mắc hoặc cần được tư vấn chi tiết, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua thông tin dưới đây:
