“Kế toán kho” là một chủ đề quan trọng trong lĩnh vực kế toán và quản lý. Trong bài viết này, dịch vụ kế toán TinLaw sẽ đi sâu vào các khía cạnh của kế toán kho và nhìn vào các công việc phải làm quan trọng như kiểm kê, nhập kho, xuất kho, báo cáo kho, và tầm quan trọng kế toán kho với hệ thống kế toán tổng hợp của công ty.
Kế toán kho là gì?
Có thể hiểu đơn giản Kế toán kho hay kế toán theo dõi hàng tồn kho (tiếng Anh là Warehouse Accountant) là vị trí công việc của những kế toán làm việc tại kho hàng hóa, nguyên vật liệu thuộc doanh nghiệp.
Cụ thể đây là kế toán viên làm việc thường xuyên trong kho hàng, có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra quá trình nhập xuất hàng hóa và kiểm soát lượng hàng tồn trong kho. Ngoài ra, kế toán kho cũng chịu trách nhiệm xuất giấy tờ, các loại chứng từ cho hàng hóa và đảm bảo chất lượng, số lượng nhằm hạn chế việc thất thoát hàng hóa.
Nhiệm vụ của Kế toán kho?
Các kế toán kho thực hiện các hoạt động kiểm tra, ghi chép, lập chứng từ, báo cáo xuất nhập tồn… với số lượng lớn mỗi ngày khiến cho nhiều kế toán kho thường rất dễ gặp phải những sai sót, nhầm lẫn. Như vậy các nhiệm cụ thể mà kế toán kho cần làm là:
- Trong suốt quá trình xuất, nhập hàng hóa từ kho, nhân viên kế toán kho sẽ có trách nhiệm trực tiếp quản lý hoạt động và ghi chép lại các số liệu, chứng từ hàng hóa và sau đó báo cáo cho cấp trên.
- Tiếp theo, kế toán kho sẽ tiến hành thống kê số lượng, kiểm tra và phân loại để biết được hạn sử dụng của hàng hóa, từ đó có phương án xử lý hàng tồn trước khi hết hạn, tránh gây tổn thất cho doanh nghiệp.
- Những dữ liệu được thống kê sau đó sẽ được gửi cho cấp trên và các phòng ban liên quan để xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh phù hợp nhất.
Công việc của kế toán kho gồm những gì?
Khối lượng công việc của một kế toán kho là vô cùng lớn, chính vì vậy các kế toán viên làm công việc kế toán kho cần lưu ý để tránh gặp phải sai sót trong công việc.
1. Công việc kế toán kho theo mốc thời gian
Những công việc chung
- Kiểm soát, kiểm kê các loại hàng hóa: Vì công việc chủ yếu của kế toán kho là thường xuyên cập nhật tình hình hàng hóa để có kế hoạch tiêu thụ kịp thời, tránh hết hạn sử dụng nên kế toán kho phải kiểm soát được số lượng, chất lượng hàng hóa nhập và xuất tại kho.
- Lập chứng từ xuất kho và nhập kho: Trong quá trình nhập, xuất hàng hóa, hóa đơn hàng hóa cần phải được lưu trữ lại để cung cấp việc đối chứng sau này. Vậy nên, kế toán kho phải ghi chép những số liệu liên quan một cách cụ thể và lưu giữ cẩn thận những chứng từ nhập, xuất hàng hóa.
- Hạch toán và kê khai thuế: Giống như công việc của kế toán thông thường, những hoạt động liên quan đến hàng hóa, doanh thu, chi phí tại kho đều phải được ghi chép và hạch toán một cách cẩn thận. Đồng thời, thuế đầu vào và đầu ra cũng cần được kế toán kho kê khai để doanh nghiệp đóng thuế cho Nhà nước.
- Phối hợp với thủ kho: Kế toán kho còn cần phối hợp với thủ kho để kiểm đếm số lượng hàng hóa nếu hàng nhập, xuất có giá trị lớn.
- Những công việc khác: Ngoài những công việc trên, kế toán kho còn có thể đưa ra những đề xuất, kiến nghị nâng cấp hàng hóa để tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Những công việc hàng ngày
- Đối với hàng hóa: Kế toán kho có nhiệm vụ kiểm kê hàng hóa thường xuyên để thống kê số lượng, chất lượng và phân loại. Dựa vào những số liệu thống kê này, kế toán kho sẽ đề xuất các phương án để tích trữ một lượng hàng nhất định, tránh thiếu hụt hàng trong kho khi nhu cầu tăng cao. Những sổ sách thống kê sẽ được nộp về phòng kế toán.
- Đối với chứng từ: Kế toán kho sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và các loại chứng từ trước khi cho phép xuất hoặc nhập hàng, đồng thời nhập những thông tin trên hóa đơn và chứng từ lên hệ thống để tránh việc thất lạc giấy tờ. Trong trường hợp có công nợ, kế toán kho cũng cần lưu ý kịp thời lập biên bản xác minh.
- Đối với kho hàng: Với vai trò là người chịu trách nhiệm với toàn bộ kho hàng của doanh nghiệp, kế toán kho cần tự thiết lập và sắp xếp công việc sao cho hợp lý nhất. Bên cạnh đó, kế toán kho cũng phải chịu trách nhiệm với những chênh lệch trong sổ sách và số lượng hàng thực tế trong kho hàng.
Những công việc hàng tháng
- Lập báo cáo vào cuối tháng để tổng hợp những số liệu thống kê mỗi ngày. Việc này giúp cả kế toán kho và cấp trên đều nắm được tình trạng của hàng hóa.
- Hạch toán, đối chiếu lại những chứng từ và hóa đơn đã có trong tháng. Những số liệu và chi phí sẽ được tính toán một cách kỹ lưỡng để doanh nghiệp có thể nắm được thu chi.
- Hoàn thành các chứng từ ghi chép, sổ sách, thực hiện chứng nhận giấy tờ để báo cáo với cấp trên theo quy định, đối chiếu lại hàng hóa thực tế và trên sổ ghi chép.
Kế toán kho được coi là một trong những vị trí kế toán nội bộ bên cạnh những vị trí như kế toán thuế, kế toán ngân hàng, kế toán tổng hợp,…
2. Các công việc chi tiết của một kế toán kho
Các công việc của kế toán kho bao gồm:
- Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn trước khi nhập hay xuất kho
- Kiểm tra hóa đơn nhập hàng từ nhà sản xuất, xử lý các công việc trong quyền hạn như vấn đề thiếu hụt nguyên vật liệu. Các công việc vượt quá quyền hạn sẽ cần báo lên cấp trên
- Kiểm tra nhập/xuất hàng tồn kho
- Nhập liệu chứng từ, số liệu hàng hóa theo hệ thống và kiểm tra
- Cập nhật tình hình hàng hóa trong kho để lên kế hoạch cho việc nhập/xuất hàng hóa và trình kế toán trưởng xem xét
- Kiểm tra tính hợp lý của một số công việc của thủ kho như ghi chép, sắp xếp hàng hóa
- Theo dõi công nợ nhập/xuất hàng hóa thường xuyên và lập biên bản xác minh công nợ theo quy định
- Phối hợp cùng thủ kho kiểm kê hàng hóa trong kho, xử lý hàng hóa bị hư hỏng hay đã hết hạn sử dụng (định kỳ 3 tháng/lần)
- Lập biên bản kiểm kê và đề xuất xử lý nếu thấy có sự chênh lệch giữa thực tế và sổ sách để nộp phòng kế toán và chờ xử lý
- Hạch toán nhập/xuất hàng hóa, hạch toán doanh thu, giá vốn và chi phí
- Xác nhận kết quả kiểm, đếm, giao nhận hóa đơn, chứng từ và ghi chép sổ sách theo quy định
- Xác nhận kết quả kiểm/đếm/giao nhận hóa đơn, chứng từ và ghi chép sổ sách theo quy định
- Lập các báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn và các báo cáo khác có liên quan
- Đối chiếu với số liệu nhập/xuất của thủ kho và kế toán
- Đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của
- Kiểm kê đếm số lượng hàng nhập/xuất kho với thủ kho, bên giao và bên nhận
- Kiểm kê hàng hóa theo định kỳ hoặc đột xuất
- Thực hiện biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu có chênh lệch
- Nộp chứng từ và báo cáo kế toán theo quy định
Các công việc mà kế toán kho phải làm là vô cùng lớn
Kỹ năng cần có của một kế toán kho
Để có thể trở thành một kế toán kho thành thạo với mức thu nhập cao, những kỹ năng sau đây đặc biệt quan trọng:
- Nắm vững chuyên môn: Kế toán kho không chỉ giám sát các loại hàng hóa tại kho mà còn thường xuyên ghi chép lại những chứng từ và hạch toán các nghiệp vụ thu chi. Nếu không có những kiến thức chuyên môn thì việc tác nghiệp sẽ trở nên rất khó khăn.
- Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng: Tin học văn phòng là điều cực kỳ quan trọng đối với kế toán kho vì những công cụ như Excel, Word sẽ được sử dụng hàng ngày để thống kê hàng hóa. Chính vì thế, đây là một kỹ năng không thể thiếu đối với những người định hướng trở thành kế toán kho. Có thể học các chứng chỉ của Google để hoàn thiện kỹ năng về tin học văn phòng của bản thân nhé.
- Sử dụng tốt phần mềm kế toán: Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đã áp dụng phần mềm kế toán từ những nhà cung cấp lớn tại Việt Nam để chuyên nghiệp hóa quy trình và tiết kiệm thời gian. Vậy nên, ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường, sinh viên cần phải học và biết cơ bản về phần mềm kế toán để rút ngắn thời gian làm quen với phần mềm này khi đi làm. Hiện nay nhà nước ta cũng giúp cho những kế toán viên dễ dàng hơn trong việc kê khai nộp thuế qua các phần mềm kê khai thuế, việc nắm bắt cách sử dụng cũng như những thông tin mới nhất về ứng dụng này rất quan trọng và cực kỳ cần thiết đối với các kế toán viên.
- Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc: Vì phải quản lý rất nhiều loại giấy tờ như các loại hóa đơn, chứng từ nên và đồng thời phải theo dõi và đối chứng số liệu mỗi ngày nên khối lượng công việc của kế toán kho rất lớn. Vậy nên, kỹ năng sắp xếp công việc khoa học là điều không thể thiếu, tránh công việc bị tồn đọng và gây ra thiệt hại cả về hàng hóa lẫn chứng từ. Việc sắp xếp thời gian hợp lý giữa các đầu công việc không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp cho việc kiểm tra các công việc liên quan đến nhau dễ dàng và nhanh chóng hơn.
- Tập trung cao độ và tỉ mỉ: Mỗi ngày, kế toán kho đều phải tiếp cận nhiều loại chứng từ, số liệu … đòi hỏi sự tập trung cao độ và sự tỉ mỉ khi xử lý. Chỉ cần một lỗi nhỏ cũng có thể khiến cả quá trình về sau bị sai sót. Vì vậy, hãy thường xuyên luyện tập để nâng cao độ tập trung và tỉ mỉ. Trang bị cho bản thân một sức khoẻ tốt và tinh thần thoải mái, tỉnh táo sẽ giúp tăng độ tập trung và góp phần giúp cẩn thân hơn trong công việc.
Một số loại tài khoản mà kế toán kho cần biết
Nhóm tài khoản hàng tồn kho được dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động hàng tồn kho của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên) hoặc được dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ kế toán của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Các tài khoản được ban hành của Bộ Tài chính về thuế nên việc kế toán kho xác định các tài khoản này để kế toán là vô cùng quan trọng. Các vấn đề liên quan đến pháp luật phải được chú ý.
- Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường
- Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu
- Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ
- Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
- Tài khoản 155 – Thành phẩm
- Tài khoản 156 – Hàng hóa
- Tài khoản 157 – Hàng gửi đi bán
- Tài khoản 158 – Hàng hóa kho bảo thuế
Các tài khoản mà kế toán kho phải biết
Cần lưu ý gì để làm kế toán kho hiệu quả
Kế toán kho phải đảm nhiệm rất nhiều công việc tại kho hàng. Do đó, để có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả và đúng thời hạn, kế toán kho cần có những biện pháp làm việc hợp lý. Chẳng hạn như phân loại từng loại hàng hóa dựa vào tính năng của sản phẩm. Sử dụng phần mềm để tăng độ hiệu quả của công việc. Hoặc mô phỏng hoặc đơn giản là lập sơ đồ về các vị trí hàng hóa, chứng từ trong kho sẽ giúp kế toán kho và cấp trên dễ dàng thực hiện những nghiệp vụ.
- Khi xuất nhập hàng: Kiểm tra các chứng từ, hóa đơn cho mỗi lần xuất nhập thật kỹ càng, đảm bảo độ chính xác. Nhận chứng từ, yêu cầu xuất hay nhập hàng và phải chuyển giấy tờ cho bộ phận liên quan như bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng.
- Theo dõi hàng xuất nhập tồn: Đây là công việc cần phải làm hàng ngày để nắm rõ số lượng, tránh việc bị hao hụt. Việc này nên cần được nhập lên phần mềm kế toán để tăng độ chính xác. Ở khu vực chứa hàng cần có ghi chú về ngày tháng xuất nhập hàng cho từng loại hàng để có thể tiết kiệm thời gian cho kế toán kho.
- Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu: Trong kho hàng của doanh nghiệp luôn cần một lượng hàng tồn tối thiểu. Kế toán kho cần theo dõi để đưa ra đề xuất thay đổi tới cấp trên nếu cần thiết.
- Thực hiện thủ tục mua/đặt hàng: Kế toán kho phải là người trực tiếp theo dõi quá trình nhập hàng hóa tại kho và làm thủ tục cho hàng hóa. Trước khi xác nhận với người bán, nhân viên kế toán kho phải đảm bảo được thông tin trên chứng từ là chính xác để không xảy ra tình trạng sau này.
- Sắp xếp hàng hóa trong kho: Cần phải biết cách sắp xếp, bố trí hàng hóa trong kho một cách khoa học để đảm bảo có không gian dự trù cho những loại hàng hóa phát sinh sau này. Việc sắp xếp này còn giúp tiết kiệm thời gian và dễ dàng trong việc xuất, nhập hàng. Kế toán kho sẽ thực hiện thao tác sắp xếp hàng hóa theo như sự hướng dẫn của nhà sản xuất để đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
- Đảm bảo chính xác thông tin trên chứng từ: Khi thực hiện thủ tục mua hay đặt hàng, kế toán kho cần phải đảm bảo những thông tin trên chứng từ là chính xác để không xảy ra những trường hợp không mong muốn sau này.
- Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho: Mặc dù có thể linh hoạt sắp xếp hàng hóa trong kho nhưng vẫn cần tuân thủ những nguyên tắc của nhà sản xuất để đảm bảo giữ được chất lượng cho hàng hóa, phải nắm rõ được tình hình và hạn sử dụng hàng hóa để thực hiện chiến lược FIFO.
- Am hiểu về hàng hóa phụ trách: Cần phải có sự hiểu biết nhất định về vật tư hàng hóa trong kho, nhất là những vật tư có quy cách mẫu mã khác nhau, nhiều chủng loại, vật tư dễ cháy nổ, dễ vỡ, dễ hư hỏng …
- Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy: Việc kiểm tra định kỳ cơ sở vật chất để đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy PCCC là điều tối quan trọng vì hàng hóa là tài sản có giá trị lớn của doanh nghiệp. Vậy nên, kế toán kho cần tuân thủ tuyệt đối việc này.
Trên đây là những lưu ý mà kế toán kho phải ghi nhớ áp dụng để các công việc kế toán kho được dễ dàng và tiết kiệm thời gian nhất.
Những sai lầm thường gặp của kế toán kho
1. Không xác định mức tồn kho định kỳ
Mức tồn kho là số lượng hàng hóa được yêu cầu luôn phải có trong kho nhằm cung cấp kịp thời cho khách hàng trong trường hợp nguồn cung thiếu hụt. Nếu kế toán kho không tính toán mức tồn kho định kỳ sẽ dẫn tới việc không bổ sung kịp thời hàng hóa và làm trì hoãn tiến trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngược lại, nếu mức tồn kho quá nhiều sẽ làm dư thừa hàng hóa, chiếm diện tích của các mặt hàng khác và tệ hơn nữa là quá thời gian sử dụng của hàng hóa.
2. Không sắp xếp hàng hóa khoa học
Nếu không sắp xếp hàng hóa khoa học, kế toán kho sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm, kiểm tra và xuất nhập hàng hóa. Đồng thời, kho bãi cũng sẽ bị chiếm nhiều diện tích hơn và doanh nghiệp lại phải tốn ngân sách cho việc thuê kho bãi khác. Vì vậy, cần phải sắp xếp hàng hóa thật khoa học để tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức.
3. Không thường xuyên kiểm tra hàng hóa và vật tư
Việc kiểm tra hàng hóa và vật tư thường xuyên sẽ giúp kế toán kho xác định được các loại hàng sắp hết hạn sử dụng, hàng bị hỏng và đồng thời dễ dàng hơn trong việc đối soát số lượng thực tế so với giấy tờ.
Vậy nên, nếu kế toán kho không kiểm tra hàng hóa, vật tư thường xuyên thì sẽ dẫn đến việc không theo dõi được sát sao tình trạng và chất lượng của hàng hóa được lưu trữ trong kho.
4. Không chú trọng nâng cao nghiệp vụ
Khi doanh nghiệp càng phát triển thì số lượng kho hàng sẽ càng nhiều hoặc diện tích kho hàng sẽ được mở rộng ra càng lớn, dẫn tới khối lượng công việc càng nhiều. Nếu không chú trọng việc nâng cao trình độ thì kế toán kho sẽ rất khó để kiểm soát được khối lượng công việc ngày càng lớn, khi không đảm nhiệm được hết phần công việc yêu cầu của doanh nghiệp sẽ có khả năng ảnh hướng đến vị trí hiện tại của kế toán viên.
5. Những sai lầm khác
Ngoài những sai lầm trên thì còn một số sai lầm khác có thể mắc phải như mua hàng bị nhầm giá do không quản lý quy trình mua hàng sát sao, từ đó gây sụt giảm lợi nhuận của công ty; thiếu chữ ký của các bên nhập, xuất; quên ghi thời gian nhập, xuất hàng hóa,…
Những sai lầm mà kế toán kho hay mắc phải
Vai trò của kế toán kho với hệ thống kế toán tổng hợp của công ty
Kế toán kho là một quy trình quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, đảm bảo việc lưu trữ, kiểm soát, và ghi nhận các hoạt động nhập xuất hàng hóa một cách chính xác và hiệu quả. Với vai trò quan trọng của mình, kế toán kho đóng góp to lớn cho sự phát triển và thành công của một doanh nghiệp. Từ việc xác định giá trị tài sản trong kho, đánh giá hiệu quả hoạt động của kho đến việc kiểm soát và bảo vệ hàng hóa, kế toán kho giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin quyết định quan trọng. Điều này có ý nghĩa đặc biệt khi môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh và yêu cầu sự chính xác và hiệu quả.
Tuy nhiên, kế toán kho cũng đối mặt với những thách thức và khó khăn. Quản lý kho chính xác và đầy đủ thông tin về hàng hóa, kiểm soát và giảm thiểu mất mát, đảm bảo tính xác thực của dữ liệu kế toán trong kho là những vấn đề đáng lưu ý. Để vượt qua những thách thức này, sự áp dụng công nghệ thông tin, sự chú trọng đào tạo nhân viên, và thực hiện các phương pháp kiểm soát kho hiệu quả là cần thiết. Trong tương lai, với sự phát triển không ngừng của công nghệ, kế toán kho cũng sẽ tiếp tục được cải thiện và tự động hóa hơn. Việc sử dụng hệ thống quản lý kho công nghệ cao và phân tích dữ liệu hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin và đưa ra quyết định một cách nhanh chóng và chính xác.
Như vậy, không thể xem nhẹ vai trò của kế toán kho đối với quản lý doanh nghiệp. Với việc đảm bảo sự chính xác, hiệu quả và tiên đoán, kế toán kho góp phần quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững của một tổ chức. Do đó, việc đầu tư vào kế toán kho và nâng cao chất lượng quy trình và công nghệ là một yếu tố không thể thiếu đối với các doanh nghiệp đang phát triển hôm nay và trong tương lai. Nếu còn những thắc mắc hoặc cần được tư vấn chi tiết, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua thông tin bên dưới:
