Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Theo quy định, kể từ đầu tháng 11 năm nay, doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Vậy có mấy loại hóa đơn điện tử? Quy trình xuất hóa đơn điện tử ra sao? Có mất hình thức của các loại hóa đơn?
Trong bài viết dưới đây, dịch vụ kế toán TinLaw sẽ trả lời 3 câu hỏi trên. Hãy cùng theo dõi nhé!
Các loại hóa đơn điện tử
Hiện tại có các loại hóa đơn điện tử như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem, vé…
Hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:
- Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;
- Hoạt động vận tải quốc tế;
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
- Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dùng để bán hàng hóa, dịch vụ dùng cho các đối tượng sau:
- Doanh nghiệp khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
- Doanh nghiệp trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
Xem thêm: Mẫu hóa đơn giá bán hàng mới nhất theo Thông tư 68/2019/TT-BTC
Hóa đơn khác
- Gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm… phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử
Hình thức của các loại hóa đơn
Các loại hóa đơn hiện nay được thể hiện bằng các hình thức: hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử. Cụ thể:
- Hóa đơn tự in là hóa đơn do các doanh nghiệp tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
- Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các doanh nghiệp đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các doanh nghiệp;
- Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Xem thêm: Phần mềm hóa đơn điện tử được dùng nhiều nhất hiện nay
Quy trình xuất hóa đơn điện tử
Trong quá trình sử dụng, đôi khi doanh nghiệp cần xuất hóa đơn điện tử ra giấy, được gọi là chứng từ giấy. Ví dụ như: để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa khi cơ quan chức năng kiểm tra hoặc hỗ trợ nhân viên kinh doanh khi cần đi thị trường giới thiệu sản phẩm…
Lưu ý chứng từ giấy này chỉ có giá trị lưu giữ theo quy định của pháp luật chứ không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Quy trình xuất hóa đơn điện tử phải đảm bảo theo 5 bước cơ bản dưới đây:
- Bước 1: Quý khách cần đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
- Bước 2: Quý khách tiến hành chọn chức năng “In chuyển đổi” hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy.
- Bước 3: Quý khách nhập mã hóa đơn cần chuyển đổi.
- Bước 4: Quý khách thực hiện thao tác kết xuất in hóa đơn từ thiết bị điện tử được kết nối bằng cách nhấn đúp chuột vào nút “In chuyển đổi”.
- Bước 5: Quý khách nhận hóa đơn điện tử dưới dạng hóa đơn giấy từ máy in, rồi ký và đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý cho chứng từ giấy đã được in ra.
Trên đây là các loại hóa đơn điện tử, hình thức của các loại hóa đơn và quy trình xuất hóa đơn điện tử các Quý khách cần biết. Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử vui lòng liên hệ TinLaw để được hướng dẫn, giải đáp chi tiết.
