Kiểm duyệt bởi Luật sư Phạm Hoàng Hải — Cố vấn, Đoàn Luật sư TP. Hà Nội
Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hiện là giải pháp thuận tiện, giúp doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài thực hiện thủ tục nhanh chóng, minh bạch và tiết kiệm thời gian. Theo quy định mới nhất tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài đã được tinh gọn, gộp bước chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động và cấp giấy phép vào một quy trình. Việc nắm rõ điều kiện, trình tự và cách nộp hồ sơ sẽ giúp hạn chế sai sót, bảo đảm hồ sơ được tiếp nhận và xử lý đúng quy định.
Bài viết dưới đây TINLAW cung cấp hướng dẫn cụ thể, dễ hiểu về thủ tục xin giấy phép lao động (work permit) cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam năm 2026 để doanh nghiệp áp dụng hiệu quả.
Chuẩn bị trước khi xin giấy phép lao động cho người nước ngoài
➤ Giấy phép lao động cho người nước ngoài là gì?
Giấy phép lao động cho người nước ngoài (giấy phép work permit) là văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, cho phép người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam theo vị trí, thời hạn và doanh nghiệp đã đăng ký.
➤ Điều kiện của người lao động nước ngoài
Theo Điều 151 Bộ luật Lao động 2019, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam là người có quốc tịch nước ngoài và phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
- Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc; có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế.
- Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam.
- Có giấy phép lao động người nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ trường hợp được miễn theo quy định.
➤ Vị trí công việc hợp pháp
Người lao động nước ngoài chỉ được cấp giấy phép lao động khi làm việc ở một trong các vị trí sau:
- Nhà quản lý: người quản lý doanh nghiệp theo khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp hoặc người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo quy định.
- Giám đốc điều hành: người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp; hoặc người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp.
- Chuyên gia: có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp; hoặc có bằng đại học trở lên trong chuyên ngành được đào tạo và ít nhất 1 năm kinh nghiệm phù hợp nếu làm việc trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia hoặc lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội.
- Lao động kỹ thuật: được đào tạo ít nhất 1 năm và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp; hoặc có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp.
Xem chi tiết: Thành phần hồ sơ cho từng vị trí.
➤ Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ: giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp, hồ sơ cá nhân của người lao động nước ngoài (hộ chiếu, giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp, văn bằng, chứng chỉ) và tài liệu chứng minh vị trí công việc (giấy xác nhận kinh nghiệm, quyết định bổ nhiệm…). Giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt, trừ trường hợp được miễn.
➤ Tài khoản định danh điện tử mức độ 2
Việc đăng nhập vào Cổng Dịch vụ công quốc gia phải được thực hiện bằng tài khoản định danh điện tử VNeID mức độ 2. Nếu chưa có tài khoản mức độ 2, người nộp hồ sơ cần đến cơ quan công an để xác minh và kích hoạt.
Trình tự cấp giấy phép lao động người nước ngoài
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thủ tục cấp giấy phép lao động người nước ngoài được thực hiện qua 3 bước:
Bước 1. Nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động
Trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, người sử dụng lao động nộp hồ sơ theo một trong các hình thức:
- Trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.
- Trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.
- Thông qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc ủy quyền.
Bước 2. Chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền
Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính cấp giấy phép lao động theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.
Bước 3. Xem xét và cấp giấy phép lao động
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền tại địa phương xem xét chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Trường hợp không chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài hoặc không cấp giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Hướng dẫn xin giấy phép lao động trên Cổng Dịch vụ công quốc gia
Dưới đây là quy trình nộp hồ sơ trực tuyến thủ tục “Cấp giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam”:
Bước 1. Truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia
Truy cập địa chỉ https://dichvucong.gov.vn để thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến. Đây là cổng thông tin tập trung, cho phép người dân và doanh nghiệp thực hiện nhiều thủ tục hành chính.
Bước 2. Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử VNeID
Nhập số định danh cá nhân và mật khẩu, sau đó chọn “Đăng nhập”. Hệ thống sẽ yêu cầu xác thực bằng một trong hai cách:
- Nhập mã xác nhận được gửi về ứng dụng VNeID.
- Quét mã QR bằng ứng dụng VNeID trên điện thoại.
Sau khi xác nhận, nhập mật mã Passcode trên ứng dụng và nhấn “Xác nhận” để hoàn tất đăng nhập.
Bước 3. Lựa chọn đúng thủ tục hành chính
Tra cứu và chọn thủ tục “Cấp giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam”, mã thủ tục 1.014199.
Bước 4. Chọn cơ quan tiếp nhận hồ sơ
Chọn Tỉnh/Thành phố, chọn Sở thực hiện thủ tục, nhấn “Đồng ý” và chọn chức năng “Nộp trực tuyến”. Việc xác định đúng cơ quan tiếp nhận ngay từ đầu giúp hồ sơ được xử lý thuận lợi hơn.
Bước 5. Chuyển sang Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Bộ Nội vụ
Sau khi hoàn thành các thao tác trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, hệ thống tự động chuyển sang Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Nội vụ. Tại đây, người nộp tiếp tục lựa chọn trường hợp phù hợp với nhu cầu.
Bước 6. Kê khai và nộp hồ sơ
Đây là bước quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình xin giấy phép lao động:
- Kê khai đầy đủ các thông tin theo hướng dẫn.
- Tải lên đầy đủ các thành phần hồ sơ theo quy định.
- Lựa chọn hình thức nhận kết quả, kiểm tra lại toàn bộ thông tin trước khi nhấn “Nộp hồ sơ”.
Việc rà soát kỹ thông tin và thành phần hồ sơ trước khi gửi sẽ giúp hạn chế phải bổ sung, chỉnh sửa trong quá trình giải quyết.
Vì sao người nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải có giấy phép lao động?
Người lao động nước ngoài tại Việt Nam phải có giấy phép lao động nhằm bảo đảm làm việc hợp pháp, đáp ứng điều kiện chuyên môn và tránh các rủi ro pháp lý cho cả người lao động lẫn doanh nghiệp. Việc cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là cơ chế quản lý lao động, nhằm:
- Quản lý người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
- Kiểm soát nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài của doanh nghiệp.
- Bảo đảm người lao động nước ngoài đáp ứng đủ điều kiện về chuyên môn, sức khỏe và pháp lý.
- Làm căn cứ để xin visa lao động, thẻ tạm trú lao động và các thủ tục cư trú hợp pháp khác tại Việt Nam.
Sau khi đã nắm vững điều kiện và trình tự các bước, yếu tố then chốt quyết định hồ sơ có được chấp nhận ngay từ lần nộp đầu tiên chính là việc chuẩn bị đúng, đủ giấy tờ và chứng minh được vị trí công việc phù hợp. Đây cũng là phần doanh nghiệp thường gặp vướng mắc nhất, đặc biệt với giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự và xác nhận kinh nghiệm từ nước ngoài.
Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ trọn gói thủ tục xin giấy phép lao động, từ rà soát điều kiện, chuẩn bị hồ sơ đến nộp và nhận kết quả, TINLAW luôn sẵn sàng đồng hành để thủ tục được thực hiện nhanh chóng, đúng quy định.