Sổ sách kế toán – một công cụ không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn, từ truyền thống đến hiện đại. Sổ sách kế toán phản ánh rõ nét hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp, từ đó giúp người quản lý đưa ra quyết định đúng đắn và kịp thời. Nhưng các kế toán viên đã hiểu rõ về sổ sách kế toán? Các quy định liên quan đến sổ sách kế toán? Qua bài viết dưới đây, dịch vụ kế toán TinLaw sẽ giải đáp những vấn đề đó.
Sổ sách kế toán là gì?
“Sổ kế toán được hiểu đơn giản là một loại sổ chuyên dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến đơn vị kế toán.”
Sổ kế toán gồm những tờ sổ được xây dựng theo một mẫu nhất định và có liên hệ chặt chẽ với nhau, nó dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo đúng phương pháp kế toán dựa trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán có liên quan với đơn vị kế toán. Sổ sách kế toán có mục đích cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý các hoạt động kinh tế, tài chính trong đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp.
Từ đó biết được sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống: lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp nhỏ và vừa chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán. Doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện các quy định về sổ sách kế toán trong Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế theo điều 88 Thông tư 133/2016/TT-BTC
Bên cạnh đó, điều 24 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 quy định như sau: Sổ sách kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ; kế toán trưởng và người đại diện theo luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.
Sổ sách kế toán vô cùng quan trọng từ xưa đến nay trong kế toán
Các loại sổ sách kế toán
Sổ sách kế toán phải gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, được quy định tại hệ thống sổ sách của thông tư 133/2016/TT-BTC và thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Trong đó:
- Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ;
- Thông tư 200/2014/TT-BTC dùng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp;
1. Sổ kế toán tổng hợp
Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản sử dụng ở doanh nghiệp, Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
- Ngày, tháng, ghi sổ
- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ.
- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
- Ngày, tháng ghi sổ
- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng để làm căn cứ ghi sổ
- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của từng tài khoản.
Nhật ký – Sổ Cái trong sổ sách kế toán
2. Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được chi tiết trên sổ Nhật ký và Sổ Cái. Không được quy định bắt buộc đối với số lượng, kết cấu các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn tại Chế độ kế toán về sổ, thẻ thiết kế và yêu cầu quản lý mà doanh nghiệp mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp với thực tế.
Ngoài các sổ chi tiết cần thiết phải có khác như:
- Sổ chi tiết theo dõi từng đối tượng
- Sổ chi tiết theo dõi từng mặt hàng
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ tiền gửi ngân hàng
- Bảng phân bổ chi phí trả trước dài hạn
- Bảng khấu hao tài sản cố định
- Phiếu thu – chi
- Phiếu nhập – xuất kho
Sổ nhật ký đặc biệt (tùy theo từng công ty):
- Sổ nhật ký thu tiền;
- Sổ nhật ký chi tiền;
- Sổ nhật ký bán hàng chưa thu tiền;
- Sổ nhật ký mua hàng chưa trả tiền.
Các báo cáo chi tiết gồm:
- Báo cáo tổng hợp nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu, hàng hoá, thành phẩm, công cụ dụng cụ
- Báo cáo công nợ phải thu của khách hàng
- Báo cáo công nợ phải trả cho nhà cung cấp
- Bảng phân bổ công cụ dụng cụ
- Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định
- Bảng chi tiết giá thành (nếu công ty sản xuất và xây dựng)
- Sổ quỹ tiền mặt và sổ quỹ tiền gửi ngân hàng – sổ quỹ này phải phản ánh được tồn quỹ hàng ngày
Các hình thức sổ kế toán
Hiện tại, hình thức sổ kế toán sẽ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp và mối quan hệ giữa các sổ kế toán được quy định cụ thể trong mỗi hình thức.
1. Theo thông tư 133/2016/TT-BTC
- Hình thức kế toán Nhật Ký chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được phải ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là Sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại chủ yếu như sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
- Hình thức kế toán Nhật Ký chung – sổ Cái
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái gồm có các loại: Nhật ký – Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
- Hình thức kế toán Chứng từ – ghi sổ
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”, bao gồm các nội dung: Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lâp trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước ghi vào sổ kế toán.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm: Chứng từ ghi sổ; Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế toán không thể hiện đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
2. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Theo thông tư 200, sẽ có 5 hình thức ghi sổ kế toán, trong đó có 4 hình thức tương tự như thông tư 133:
- Hình thức kế toán nhật ký chung
- Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
Còn lại “Hình thức kế toán nhật ký – chứng từ” là khác so với thông tư 133. Cụ thể Hình thức kế toán nhật ký – chứng từ” đặc trưng bởi tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã phản ánh trên chứng từ kế toán được phân loại và ghi vào Sổ Nhật ký chứng từ theo bên Có Tài khoản liên quan đối ứng với Nợ các Tài khoản khác. Căn cứ vào sổ Nhật ký – Chứng từ để vào sổ Cái.
Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng sử dụng được hình thức kế toán này. Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ áp dụng cho doanh nghiệp có quy mô lớn có chế độ kế toán theo Thông tư 200. Với yêu cầu số lượng kế toán nhiều cùng với trình độ chuyên môn cao.
Ưu điểm của hình thức kế toán này chính là giảm nhẹ khối lượng ghi sổ kế toán. Bên cạnh đó thì việc kiểm tra đối chiếu được thực hiện thường xuyên, từ đó cung cấp thông tin kịp thời cho các bên cần thiết.
Nhược điểm hình thức kế toán nhật ký chứng từ chính là một mẫu sổ phức tạp, yêu cầu trình độ cao với mỗi kế toán viên, và phải lưu ý rằng hình thức kế toán này không thuận tiện cho việc ứng dụng tin học để hỗ trợ công việc.
Hệ thống sổ sách kế toán theo Thông tư 133 áp dụng doanh nghiệp nhỏ và vừa
Doanh nghiệp được quyền tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, bên cạnh đó phải đảm bảo cung cấp, trình bày thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu.
Như vậy, đối với trường hợp không tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán, doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ kế toán theo hướng dẫn của Phụ lục 4 ban hành kèm Thông tư 133 theo điều 10 và 88 Thông tư 133/2016/TT-BTC dưới đây nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của quý doanh nghiệp.
| Số TT | Tên sổ | Ký hiệu | Hình thức kế toán | ||
| Nhật ký chung | Nhật ký – Sổ Cái | Chứng từ ghi sổ | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 01 | Nhật ký – Sổ Cái | S01-DNN | – | x | – |
| 02 | Chứng từ ghi sổ | S02a-DNN | – | – | x |
| 03 | Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ | S02b-DNN | – | – | x |
| 04 | Sổ Cái (dùng cho hình thức Chứng từ ghi sổ) | S02c1-DNN
S02c2-DNN |
– | – | x
x |
| 05 | Sổ Nhật ký chung | S03a-DNN | x | – | – |
| 06 | Sổ Nhật ký thu tiền | S03a1-DNN | x | – | – |
| 07 | Sổ Nhật ký chi tiền | S03a2-DNN | x | – | – |
| 08 | Sổ Nhật ký mua hàng | S03a3-DNN | x | – | – |
| 09 | Sổ Nhật ký bán hàng | S03a4-DNN | x | – | – |
| 10 | Sổ Cái (dùng cho hình thức Nhật ký chung) | S03b-DNN | x | – | – |
| 11 | Sổ quỹ tiền mặt | S04a-DNN | x | x | x |
| 12 | Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt | S04b-DNN | x | x | x |
| 13 | Sổ tiền gửi ngân hàng | S05-DNN | x | x | x |
| 14 | Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa | S06-DNN | x | x | x |
| 15 | Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa | S07-DNN | x | x | x |
| 16 | Thẻ kho (Sổ kho) | S08-DNN | x | x | x |
| 17 | Sổ tài sản cố định | S09-DNN | x | x | x |
| 18 | Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng | S10-DNN | x | x | x |
| 19 | Thẻ Tài sản cố định | S11-DNN | x | x | x |
| 20 | Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) | S12-DNN | x | x | x |
| 21 | Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) bằng ngoại tệ | S13-DNN | x | x | x |
| 22 | Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ | S14-DNN | x | x | x |
| 23 | Sổ chi tiết tiền vay | S15-DNN | x | x | x |
| 24 | Sổ chi tiết bán hàng | S16-DNN | x | x | x |
| 25 | Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh | S17-DNN | x | x | x |
| 26 | Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ | S18-DNN | x | x | x |
| 27 | Sổ chi tiết các tài khoản | S19-DNN | x | x | x |
| 28 | Sổ chi tiết phát hành cổ phiếu | S20-DNN | x | x | x |
| 29 | Sổ chi tiết cổ phiếu quỹ | S21-DNN | x | x | x |
| 30 | Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán | S22-DNN | x | x | x |
| 31 | Sổ theo dõi chi tiết vốn góp của chủ sở hữu | S23-DNN | x | x | x |
| 32 | Sổ chi phí đầu tư xây dựng | S24-DNN | x | x | x |
| 33 | Sổ theo dõi thuế GTGT | S25-DNN | x | x | x |
| 34 | Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại | S26-DNN | x | x | x |
| 35 | Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm | S27-DNN | x | x | x |
| 36 | Các sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp | ||||
Tất cả các biểu mẫu sổ kế toán (kể cả các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký) đều thuộc loại hướng dẫn, nghĩa là không bắt buộc phải giống theo một mẫu có sẵn. Doanh nghiệp phải tuân thủ quy định của Luật kế toán và các văn bản hướng dẫn Luật Kế toán.
Việc áp dụng, xây dựng hệ thống sổ sách kế toán sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, điển hình như lĩnh vực kinh doanh, đặc thù dịch vụ sản phẩm,… Như vậy các doanh nghiệp sẽ có hệ thống sổ sách kế toán khác nhau. Từ đó nhận thấy được sự quan trọng và cần thiết của việc linh hoạt ghi chép, thống kê,… nên mỗi kế toán viên phải nắm rõ những khái niệm ban đầu đã nêu lên qua bài viết. Nếu còn những thắc mắc hoặc cần được tư vấn chi tiết, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua thông tin bên dưới:
