Hướng dẫn xây dựng & công bố tiêu chuẩn cơ sở chi tiết

Không ít doanh nghiệp sản xuất chỉ nhớ đến tiêu chuẩn cơ sở khi đã bị cơ quan quản lý thị trường yêu cầu xuất trình hồ sơ chất lượng, hoặc khi khách hàng, đối tác phân phối đòi hỏi căn cứ kỹ thuật cho sản phẩm đang bán ra thị trường. Trên thực tế, TCCS không phải một loại giấy phép “xin cho”, mà là văn bản do chính doanh nghiệp tự xây dựng và tự chịu trách nhiệm — nhưng chính vì tự làm, tự chịu trách nhiệm nên sai sót trong nội dung TCCS thường khó phát hiện cho đến khi đã gây hậu quả. Dịch vụ xây dựng và công bố tiêu chuẩn cơ sở tại TinLaw giúp doanh nghiệp xây dựng đúng nội dung, đúng hình thức và đúng trình tự pháp lý ngay từ đầu.

Tiêu chuẩn cơ sở là gì?

Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật (Luật số 68/2006/QH11, được sửa đổi bởi Luật số 70/2025/QH15, có hiệu lực từ 01/01/2026), tiêu chuẩn cơ sở (ký hiệu TCCS) là tiêu chuẩn do cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp hoặc tổ chức xã hội – nghề nghiệp xây dựng và công bố để áp dụng trong phạm vi hoạt động của chính cơ quan, tổ chức, đơn vị đó.

Nói cách khác, TCCS là quy định kỹ thuật và yêu cầu quản lý do doanh nghiệp tự đặt ra cho sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình của mình, dùng làm căn cứ để kiểm soát chất lượng nội bộ, làm cơ sở công bố hợp quy/hợp chuẩn khi cần, và là tài liệu chứng minh khi có tranh chấp hoặc thanh tra, kiểm tra chất lượng sản phẩm lưu hành trên thị trường.

Về ký hiệu, một TCCS được trình bày theo cấu trúc: số hiệu tiêu chuẩn, năm công bố và chữ viết tắt tên đơn vị công bố, phân cách bằng dấu hai chấm và dấu gạch chéo — ví dụ TCCS 05:2026/ABC là tiêu chuẩn cơ sở số 05, do đơn vị có tên giao dịch viết tắt là ABC xây dựng và công bố năm 2026.

Tiêu chuẩn cơ sở do ai ban hành?

Đây là câu hỏi nhiều doanh nghiệp mới thành lập thường nhầm lẫn, vì cho rằng TCCS phải do một cơ quan nhà nước phê duyệt hoặc cấp phép giống như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Trên thực tế, theo quy định về xây dựng, công bố tiêu chuẩn, TCCS do chính người đứng đầu tổ chức tự xây dựng và tự công bố, thuộc một trong bốn nhóm chủ thể sau:

• Tổ chức kinh tế (doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh có đăng ký);
• Cơ quan nhà nước;
• Đơn vị sự nghiệp;
• Tổ chức xã hội – nghề nghiệp.

Nhà nước không thẩm định hay cấp phép cho nội dung TCCS trước khi doanh nghiệp công bố áp dụng. Thay vào đó, theo Nghị định 22/2026/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật, tổ chức công bố tự chịu trách nhiệm toàn bộ về nội dung tiêu chuẩn cơ sở mình đã công bố, đồng thời có trách nhiệm cập nhật TCCS lên Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng để phục vụ công tác quản lý và tra cứu.

Vì sao doanh nghiệp cần công bố tiêu chuẩn cơ sở đúng cách?

Vì TCCS là tài liệu tự xây dựng, không qua thẩm định của cơ quan nhà nước, nên phần lớn rủi ro lại nằm ở chính khâu tự thực hiện:

• Nội dung TCCS mâu thuẫn với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia hoặc văn bản pháp luật liên quan — theo quy định, nội dung tiêu chuẩn công bố áp dụng không được trái với quy chuẩn kỹ thuật hiện hành, nếu vi phạm sẽ bị coi là công bố sai quy định;
• Chỉ tiêu kỹ thuật đặt ra không thống nhất với hồ sơ tự công bố sản phẩm, nhãn hàng hóa hoặc thực tế sản xuất, khiến doanh nghiệp bị xử phạt khi thanh tra, kiểm tra đối chiếu;
• Trình bày không đúng thể thức, thiếu các phần bắt buộc theo tiêu chuẩn về trình bày tiêu chuẩn, khiến TCCS không có giá trị làm căn cứ khi xảy ra tranh chấp chất lượng với khách hàng;
• Chậm cập nhật khi TCCS được sửa đổi, thay thế hoặc bãi bỏ, dẫn đến thông tin trên bao bì, nhãn hàng hóa không còn khớp với tiêu chuẩn đang áp dụng thực tế.

Vì không có bước xin phép trước, doanh nghiệp thường chỉ nhận ra các lỗi này khi đã bị xử phạt hoặc bị từ chối khi làm thủ tục liên quan (công bố hợp quy, đấu thầu, xuất khẩu). Đây là lý do nên xây dựng TCCS đúng ngay từ đầu thay vì chỉnh sửa khi sự việc đã phát sinh.

Yêu cầu và căn cứ xây dựng tiêu chuẩn cơ sở

Việc công bố tiêu chuẩn cơ sở nhằm hợp pháp cũng đảm bảo phù hợp với các điều kiện thực tế của tổ chức. Quy trình xây dựng tiêu chuẩn cơ sở phải đáp ứng những yêu cầu và căn cứ theo Điều 12 tại Thông tư số 11/2021/TT-BKHCN dưới đây:

• Xây dựng tiêu chuẩn cơ sở phải dựa trên những yêu cầu sau:
  • Tiêu chuẩn cơ sở không trái với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng và các quy định pháp luật.
  • Tiêu chuẩn cơ sở cần phải phù hợp với trình độ tiến bộ khoa học và công nghệ, đồng thời thỏa mãn với yêu cầu quản lý và sản xuất kinh doanh của tổ chức kinh tế, xã hội – nghề nghiệp, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp và các tổ chức khác.
  • Tổ chức, cơ quan, đơn vị xây dựng đã công bố tiêu chuẩn cơ sở sẽ áp dụng tiêu chuẩn cơ sở đó vào phạm vi hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh của mình.
• Căn cứ để xây dựng tiêu chuẩn cơ sở bao gồm:
  • Tiêu chuẩn cơ sở được xây dựng dựa trên kết quả nghiên cứu khoa học và công nghệ, tiến bộ kỹ thuật. Các tiêu chuẩn này phải đáp ứng nhu cầu và khả năng thực tiễn trong quản lý, sản xuất kinh doanh của cơ sở đó.
  • Có thể tham khảo hoặc chấp nhận các tiêu chuẩn quốc gia (TCVN), tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực hay các tiêu chuẩn nước ngoài tương ứng thành tiêu chuẩn cơ sở.

Dựa trên những yêu cầu và căn cứ tiên quyết đã đề cập mà quá trình hoàn chỉnh thủ tục công bố tiêu chuẩn cơ sở được đảm bảo tính khả thi. Việc tuân thủ các tiêu chuẩn này không chỉ mang lại tính ứng dụng cao mà còn giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

Tiêu chuẩn cơ sở thực phẩm có gì khác?

Với nhóm sản phẩm thực phẩm, TCCS thường không tồn tại độc lập mà gắn liền với thủ tục tự công bố sản phẩm theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP về quản lý an toàn thực phẩm. Cụ thể, khi xây dựng hồ sơ tự công bố, doanh nghiệp cần có bản tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm — thường được thể hiện dưới dạng TCCS — làm căn cứ kỹ thuật đối chiếu với kết quả kiểm nghiệm và với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về an toàn thực phẩm (nếu sản phẩm thuộc nhóm phải áp dụng QCVN).

Một số điểm doanh nghiệp thực phẩm cần lưu ý khi xây dựng TCCS:

• Các chỉ tiêu an toàn thực phẩm bắt buộc trong TCCS không được thấp hơn mức quy định tại quy chuẩn kỹ thuật quốc gia tương ứng (nếu có);
• Kết quả kiểm nghiệm sản phẩm mẫu phải phù hợp với các chỉ tiêu đã nêu trong TCCS trước khi nộp hồ sơ tự công bố;
• TCCS cần được cập nhật kịp thời nếu công thức, quy trình sản xuất hoặc bao bì sản phẩm có thay đổi ảnh hưởng đến chỉ tiêu chất lượng đã công bố.

Chứng nhận tiêu chuẩn cơ sở là gì? Có bắt buộc không?

Cần phân biệt rõ hai khái niệm hay bị nhầm lẫn: công bố tiêu chuẩn cơ sở và chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn cơ sở.

Công bố TCCS là hành vi tự nguyện, tự thực hiện của doanh nghiệp, không cần bên thứ ba xác nhận. Trong khi đó, “chứng nhận tiêu chuẩn cơ sở” thường được hiểu là việc doanh nghiệp mời một tổ chức chứng nhận sự phù hợp độc lập, được cấp phép hoạt động, đánh giá và cấp giấy chứng nhận rằng sản phẩm/quy trình của doanh nghiệp phù hợp với chính TCCS mà doanh nghiệp đã công bố. Đây là hoạt động hoàn toàn tự nguyện, không bắt buộc theo quy định pháp luật, nhưng thường được doanh nghiệp thực hiện khi cần tăng độ tin cậy với đối tác, nhà phân phối hoặc phục vụ đấu thầu, xuất khẩu.

Chi phí xây dựng và công bố tiêu chuẩn cơ sở

Khác với các thủ tục hành chính phải nộp lệ phí nhà nước, việc xây dựng và công bố tiêu chuẩn cơ sở về bản chất là hoạt động tự công bố nên không phát sinh lệ phí nhà nước khi nộp hồ sơ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý một số khoản chi phí có thể phát sinh trong quá trình chuẩn bị:

• Phí kiểm nghiệm mẫu sản phẩm tại phòng thử nghiệm được công nhận, để có kết quả đối chiếu với các chỉ tiêu nêu trong TCCS (mức phí tùy theo chỉ tiêu và loại sản phẩm, do đơn vị kiểm nghiệm thu, không phải lệ phí nhà nước);
• Phí chứng nhận hợp chuẩn tự nguyện (nếu doanh nghiệp có nhu cầu, theo mục trên);
• Phí dịch vụ tư vấn, xây dựng và soạn thảo TCCS nếu sử dụng dịch vụ trọn gói tại TinLaw.

Vì không có một mức phí cố định áp dụng chung cho mọi sản phẩm, TinLaw sẽ khảo sát cụ thể loại sản phẩm, số lượng chỉ tiêu cần kiểm nghiệm để báo giá chính xác trước khi triển khai.

Trình tự, thủ tục xây dựng và công bố tiêu chuẩn cơ sở

Tùy theo quy mô hay loại hình sản xuất kinh doanh của cơ sở mà trình tự xây dựng thủ tục công bố tiêu chuẩn cơ sở quy định như sau:

Bước 1: Lên kế hoạch xây dựng dự thảo tiêu chuẩn cơ sở

Dựa vào thông tin và các vấn đề pháp lý liên quan để tiến hành lập ban biên soạn hay tổ biên soạn để tiến hành xây dựng dự thảo tiêu chuẩn cơ sở.

Bước 2: Biên soạn dự thảo tiêu chuẩn

Tổ biên soạn tiến hành đánh giá thực trạng, nghiên cứu tài liệu kỹ thuật nhằm xác định các chỉ tiêu, các yêu cầu kỹ thuật của dự thảo tiêu chuẩn.

Bước 3: Lấy ý kiến các bên cho dự thảo tiêu chuẩn 

• Sau khi dự thảo đã được hoàn thành, tổ biên soạn sẽ báo cáo lên bộ hoặc các cơ quan ngang bộ. Tiếp theo, tổ biên soạn sẽ tiến hành lấy ý kiến rộng rãi của các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan và thành viên ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia tương ứng.
• Thời gian tối thiểu để lấy ý kiến về dự thảo là 60 ngày được tính từ ngày lấy dự thảo. Trường hợp liên quan đến các vấn đề cấp thiết như sức khỏe, an toàn, môi trường thì thời gian có thể rút ngắn nhưng không ít hơn 30 ngày.

Bước 4: Tổ chức hội nghị dự thảo tiêu chuẩn cơ sở

Hội nghị dự thảo tổ chức dưới sự tham gia của các bên liên quan để cùng thảo luận và đưa ra những góp ý cho dự thảo thủ tục công bố tiêu chuẩn cơ sở.

Bước 5: Tiến hành xử lý kiến, hoàn chỉnh dự thảo tiêu chuẩn 

Tổ biên soạn chịu trách nhiệm tổng hợp và xử lý những góp ý để hoàn chỉnh dự thảo.

Bước 6: Thiết lập hồ sơ dự thảo tiêu chuẩn 

Quá trình lập hồ sơ dự thảo tiêu chuẩn bắt đầu bằng việc tuân thủ các quy định liên quan. Sau khi hoàn thiện, các tài liệu và hồ sơ dự thảo tiêu chuẩn sẽ được gửi về bộ hoặc các cơ quan ngang bộ để xem xét. Hồ sơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu sẽ được gửi trực tiếp đến Bộ Khoa học và Công nghệ để tổ chức thẩm định và phê duyệt chính thức.

Bước 7: Thẩm định dự thảo tiêu chuẩn cơ sở

Nội dung thẩm định dự thảo phải đầy đủ các mục sau:

• Sự phù hợp của tiêu chuẩn cùng với tiến độ khoa học và công nghệ, điều kiện và nhu cầu phát triển của kinh tế – xã hội.
• Sự tương thích giữa các tiêu chuẩn với quy chuẩn kỹ thuật, quy định pháp luật, cam kết quốc tế có liên quan và yêu cầu hài hòa với tiêu chuẩn quốc tế.
• Tính đồng nhất trong hệ thống tiêu chuẩn quốc gia, việc tuân thủ các nguyên tắc và lợi ích từ các bên liên quan.
• Việc đảm bảo các yêu cầu nghiệp vụ, trình tự, thủ tục xây dựng tiêu chuẩn cơ sở.

Tính từ ngày có thông báo thẩm định, các tổ chức xây dựng tiêu chuẩn cơ sở có trách nhiệm hoàn thành dự thảo tiêu chuẩn và hồ sơ liên quan trên cơ sở ý kiến thẩm định. Sau đó gửi trực tiếp về Bộ Khoa học và Công nghệ trong thời hạn 120 ngày. Trường hợp quá hạn, dự thảo tiêu chuẩn sẽ được thẩm định lại.

Bước 8: Tiêu chuẩn cơ sở được công bố

Bộ Khoa học và Công nghệ sẽ công bố trên cơ sở kết quả thẩm định và kết quả hoàn thiện dự thảo tiêu chuẩn cùng hồ sơ liên quan sau khi thẩm định.

Bước 9: In ấn tiêu chuẩn cơ sở

Doanh nghiệp tiến hành in ấn tiêu chuẩn cơ sở và thực hiện công bố tại đơn vị.

Việc hiểu và nắm rõ quy trình, thủ tục công bố tiêu chuẩn cơ sở chính là chìa khóa quan trọng nhằm giúp đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả trong quá trình hoạt động.

➥ Xem thêm:

• Công bố sản phẩm là gì? Hồ sơ, thủ tục tự công bố sản phẩm
• Dịch vụ công bố sản phẩm tại TinLaw

Một số điểm cần lưu ý khi thực hiện công bố tiêu chuẩn cơ sở

Thủ tục công bố tiêu chuẩn cơ sở là một quá trình quan trọng giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Tuy nhiên khi thực hiện công bố tiêu chuẩn cơ sở cần phải nhớ một số lưu ý để có thể tiết kiệm thời gian và chi phí:

• Cần xác định rõ sản phẩm có thuộc nhóm công bố theo tiêu chuẩn cơ sở hay không?

Việc xác định cần đúng ngay từ đầu. Nếu xác định chính xác nhóm sản phẩm sẽ gia tăng khả năng tạo lập hồ sơ công bố tiêu chuẩn cơ sở đúng quy định. Đây cũng là một thách thức bởi những sản phẩm mới rất khó để xác định có thuộc nhóm cần công bố tiêu chuẩn cơ sở hay không.

Do đó, doanh nghiệp cần căn cứ kỹ vào các yếu tố như thành phần, công dụng, mục đích của sản phẩm, các văn bản luật hay kinh nghiệm xây dựng hồ sơ công bố tiêu chuẩn cơ sở,… để xác định đúng nhóm sản phẩm. 

• Xác định các chỉ tiêu kiểm tra và kiểm nghiệm

Xét theo TCVN/QCVN của nhóm sản phẩm đã chọn ngay từ đầu để xây dựng những chỉ tiêu kiểm nghiệm phù hợp. Đối với nhóm sản phẩm chưa có tiêu chuẩn hoặc quy chuẩn, việc lựa chọn chỉ tiêu kiểm nghiệm cần thiết sẽ dựa vào kinh nghiệm của người lập hồ sơ công bố và mong muốn của lãnh đạo tổ chức hoặc chủ doanh nghiệp.

Kết luận

Tiêu chuẩn cơ sở tuy là văn bản doanh nghiệp tự xây dựng, nhưng lại là căn cứ pháp lý và kỹ thuật quan trọng khi có tranh chấp chất lượng, thanh tra, kiểm tra hoặc khi cần chứng minh sản phẩm đạt yêu cầu với đối tác. TinLaw cung cấp dịch vụ xây dựng và công bố tiêu chuẩn cơ sở trọn gói, giúp doanh nghiệp có bộ TCCS đúng nội dung, đúng thể thức và đúng quy định pháp luật hiện hành ngay từ lần công bố đầu tiên. Liên hệ TinLaw để được khảo sát và báo giá chi tiết cho sản phẩm của doanh nghiệp.