Giấy phép kinh doanh: Hồ sơ, thủ tục và chi phí đăng ký mới nhất

Kiểm duyệt bởi Luật sư Phạm Hoàng Hải — Cố vấn, Đoàn Luật sư TP. Hà Nội

Liên hệ Tư vấn miễn phí 24/7online

Giấy phép kinh doanh là điều kiện pháp lý bắt buộc để doanh nghiệp được phép hoạt động hợp pháp ngay từ khi thành lập. Tuy nhiên, từ năm 2025 đến nay, quy định về đăng ký doanh nghiệp đã thay đổi khá nhiều: cơ quan cấp phép mới, hồ sơ được tinh gọn, lệ phí đang được giảm 50%. Không ít cá nhân và doanh nghiệp vì vậy vẫn còn lúng túng về hồ sơ, thủ tục và chi phí.

Bài viết dưới đây của TINLAW sẽ giúp bạn hiểu rõ từ A–Z về giấy phép kinh doanh, từ khái niệm, nội dung, hồ sơ, quy trình thực hiện đến các khoản lệ phí cần chuẩn bị theo quy định mới nhất. Nếu bạn muốn rút ngắn thời gian và hạn chế sai sót ngay từ đầu, có thể tham khảo dịch vụ làm giấy phép kinh doanh trọn gói của TINLAW.

Giấy phép kinh doanh là gì?

Giấy phép kinh doanh là cách gọi phổ biến của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây là văn bản pháp lý do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp, ghi nhận thông tin đăng ký và xác nhận doanh nghiệp được phép hoạt động hợp pháp theo quy định.

Cần phân biệt Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với giấy phép kinh doanh có điều kiện (giấy phép con). Giấy phép con chỉ cần thêm khi doanh nghiệp hoạt động trong ngành nghề kinh doanh có điều kiện, như dịch vụ ăn uống, lữ hành, giáo dục, y tế. Việc nắm rõ nội dung trên giấy chứng nhận sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác ngay từ đầu.

Nội dung cần có trong giấy phép kinh doanh

Theo quy định hiện hành, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bao gồm các thông tin cơ bản sau:

a. Thông tin cơ quan cấp giấy chứng nhận

• Cơ quan cấp: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh/thành phố (thay cho Sở Kế hoạch và Đầu tư trước đây).
• Tên văn bản: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, ghi rõ loại hình (công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân).
• Mã số doanh nghiệp, đồng thời là mã số thuế.
• Ngày đăng ký lần đầu và thông tin các lần thay đổi (nếu có).
• Chữ ký, họ tên người có thẩm quyền và dấu của Phòng Đăng ký kinh doanh (thể hiện ở cuối giấy).

b. Thông tin doanh nghiệp

• Tên công ty được thể hiện đầy đủ gồm tên tiếng Việt, tên nước ngoài (nếu có) và tên viết tắt.

c. Địa chỉ trụ sở chính

• Ghi rõ địa chỉ theo mô hình chính quyền địa phương hai cấp: số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ dân phố/thôn, xã/phường/đặc khu, tỉnh/thành phố.
• Thông tin liên hệ khác như: số điện thoại, email, website, fax (nếu có).

d. Vốn điều lệ

• Vốn điều lệ ghi rõ bằng số và bằng chữ.
• Riêng công ty cổ phần: mệnh giá cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán.

đ. Người đại diện theo pháp luật

• Thông tin cá nhân gồm họ và tên, giới tính, chức danh trong công ty, ngày sinh, dân tộc, quốc tịch.
• Thông tin giấy tờ pháp lý: số định danh cá nhân (đối với công dân Việt Nam) hoặc số hộ chiếu (đối với người nước ngoài).

e. Thông tin chủ sở hữu hoặc thành viên (tùy loại hình)

• Với công ty TNHH một thành viên, doanh nghiệp tư nhân: thông tin chủ sở hữu.
• Với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh: thông tin thành viên góp vốn hoặc thành viên hợp danh.

Hồ sơ và thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh

Xin giấy phép kinh doanh là bước bắt buộc khi thành lập doanh nghiệp. Nội dung dưới đây tóm tắt các bước chính; bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết theo từng loại hình tại bài viết thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh của TINLAW.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung năm 2025) và Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ thành lập doanh nghiệp gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu tương ứng với loại hình.
• Điều lệ công ty (trừ doanh nghiệp tư nhân).
• Danh sách thành viên (công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh) hoặc danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (công ty cổ phần).
• Thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có), là nội dung mới được bổ sung từ năm 2025.
• Bản sao giấy tờ pháp lý:
  • Cá nhân là công dân Việt Nam đã kê khai số định danh cá nhân thì không phải nộp bản sao căn cước.
  • Cá nhân nước ngoài: bản sao hộ chiếu còn hiệu lực.
  • Thành viên, cổ đông là tổ chức: giấy tờ pháp lý của tổ chức, văn bản cử người đại diện theo ủy quyền và giấy tờ của người được ủy quyền.
  • Trường hợp tổ chức nước ngoài, giấy tờ phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải người đại diện theo pháp luật tự nộp).

Lưu ý: Từ ngày 23/7/2026, theo Nghị định 296/2026/NĐ-CP, nhà đầu tư nước ngoài thành lập doanh nghiệp trước khi làm thủ tục đầu tư không phải nộp bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, thay vào đó cam kết đáp ứng điều kiện tiếp cận thị trường trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp. Nghị định này cũng nhấn mạnh nguyên tắc không được đứng tên thay người khác để góp vốn.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

• Nơi nộp hồ sơ: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Hình thức nộp: Nộp trực tiếp, gửi qua dịch vụ bưu chính hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Khi nộp trực tuyến, người nộp cần xác thực điện tử qua ứng dụng VNeID; trường hợp ủy quyền thì cả người ủy quyền và người được ủy quyền đều phải xác thực.
• Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy biên nhận và hẹn ngày trả kết quả.
• Thời gian xử lý: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp được cấp giấy phép kinh doanh và thông tin được chuyển sang cơ quan thuế. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ thông báo bằng văn bản để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung.

Bước 3: Công bố thông tin doanh nghiệp

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày. Nội dung công bố bao gồm:

• Thông tin trên giấy phép kinh doanh.
• Ngành, nghề kinh doanh đã đăng ký.
• Danh sách cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (đối với công ty cổ phần).

Trên thực tế, phí công bố thường được nộp ngay khi nộp hồ sơ đăng ký.

Bước 4: Khắc dấu pháp nhân

Khi đã có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp tiến hành khắc dấu pháp nhân. Doanh nghiệp được quyền tự quyết định hình thức, số lượng và nội dung con dấu, không cần thông báo mẫu dấu. Để thuận tiện khi thay đổi địa chỉ trụ sở sau này, nên hạn chế thể hiện thông tin địa chỉ cụ thể trên con dấu.

Chi phí đăng ký giấy phép kinh doanh

Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC, lệ phí đăng ký doanh nghiệp được áp dụng thống nhất trên toàn quốc ở mức 50.000 đồng/lần, áp dụng cho trường hợp cấp mới, cấp lại hoặc thay đổi nội dung đăng ký. Từ ngày 01/7/2025 đến hết ngày 31/12/2026, Thông tư 64/2025/TT-BTC giảm 50% mức thu này, tức còn 25.000 đồng/lần. Đặc biệt, hồ sơ nộp qua mạng điện tử được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm các khoản phí khác như phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp hoặc phí cung cấp thông tin theo nhu cầu tra cứu.

Bên cạnh lệ phí nhà nước, doanh nghiệp nên dự trù thêm chi phí khắc dấu, chữ ký số, tài khoản ngân hàng và hóa đơn điện tử để sẵn sàng hoạt động sau khi có giấy phép.

Giải đáp một số câu hỏi liên quan

Câu hỏi 1: Đăng ký giấy phép kinh doanh ở đâu?

Trả lời: Doanh nghiệp thực hiện thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính, hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Riêng hộ kinh doanh đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ xem xét và cấp giấy phép theo quy định.

Câu hỏi 2: Thành lập công ty cần bao nhiêu vốn?

Trả lời: Pháp luật hiện hành không quy định mức vốn tối thiểu khi thành lập doanh nghiệp, trừ một số ngành nghề kinh doanh có yêu cầu vốn pháp định. Vốn điều lệ do chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông tự thỏa thuận, phù hợp với quy mô hoạt động và phải góp đủ trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép.

Câu hỏi 3: Bao lâu thì có giấy phép kinh doanh?

Trả lời: Thời hạn giải quyết là 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh nhận hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung, thời gian sẽ kéo dài thêm tùy số lần điều chỉnh.

Câu hỏi 4: Có phải nộp bản sao căn cước khi đăng ký không?

Trả lời: Công dân Việt Nam đã kê khai số định danh cá nhân trong hồ sơ thì không phải nộp bản sao căn cước. Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Việc nắm rõ quy định và thủ tục xin giấy phép kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình thành lập, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ. Hy vọng những thông tin trong bài đã giúp bạn có cái nhìn đầy đủ và dễ hiểu về quy trình thực hiện theo quy định hiện hành. Trường hợp cần hỗ trợ tư vấn hoặc thực hiện thủ tục nhanh chóng, đúng pháp luật, bạn có thể liên hệ dịch vụ làm giấy phép kinh doanh của TINLAW để được đồng hành ngay từ bước đầu.