Thủ tục cấp sổ đỏ lần đầu tại UBND xã cập nhật 2026

Kiểm duyệt bởi Luật sư Phạm Hoàng Hải — Cố vấn, Đoàn Luật sư TP. Hà Nội

Liên hệ Tư vấn miễn phí 24/7online

Sổ đỏ – tên gọi phổ biến của Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất theo khoản 21 Điều 3 Luật Đất đai 2024 — là chứng thư pháp lý xác nhận quyền sử dụng đất hợp pháp của người dân. Với những thửa đất đang sử dụng nhưng chưa từng được cấp giấy chứng nhận, người dân cần thực hiện thủ tục cấp Sổ đỏ lần đầu, trong đó UBND cấp xã là đầu mối tiếp nhận và xác minh hồ sơ.

Bài viết dưới đây của TINLAW cập nhật thành phần hồ sơ, thủ tục thực hiện, những lưu ý quan trọng và chi phí cấp Sổ đỏ lần đầu năm 2026, theo Luật Đất đai 2024, Nghị định 101/2024/NĐ-CP, Nghị định 151/2025/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 226/2025/NĐ-CP) và Nghị định 49/2026/NĐ-CP.

Thành phần hồ sơ cấp sổ đỏ lần đầu

Tùy vào việc thửa đất đã có giấy tờ về quyền sử dụng đất hay chưa, hồ sơ cấp Sổ đỏ lần đầu gồm các nhóm giấy tờ sau:

• Đơn đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất theo mẫu ban hành kèm theo Nghị định 101/2024/NĐ-CP.
• Một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất theo quy định tại Điều 137 Luật Đất đai 2024, nếu có — ví dụ giấy tờ được cơ quan có thẩm quyền cấp trước ngày 15/10/1993, giấy tờ về quyền sử dụng đất trước ngày 01/7/2014, di chúc hoặc văn bản thừa kế quyền sử dụng đất.
• Giấy tờ chứng minh nguồn gốc, quá trình sử dụng đất, áp dụng cho trường hợp không có giấy tờ về quyền sử dụng đất — ví dụ giấy mua bán viết tay, biên lai nộp thuế đất qua các năm, xác nhận của khu dân cư hoặc UBND cấp xã về thời điểm bắt đầu sử dụng đất.
• Giấy tờ tùy thân của người sử dụng đất (Căn cước công dân hoặc hộ chiếu), giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân, gia đình nếu đất là tài sản chung.
• Sơ đồ nhà ở, tài sản gắn liền với đất, nếu đăng ký đồng thời quyền sở hữu tài sản trên đất.
• Chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính hoặc giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn, giảm nghĩa vụ tài chính, nếu có.

Với đất thừa kế, cần chuẩn bị thêm văn bản khai nhận hoặc thỏa thuận phân chia di sản để xác định đúng người đứng tên trên Giấy chứng nhận trước khi nộp hồ sơ.

Thủ tục cấp sổ đỏ lần đầu

Thủ tục cấp Sổ đỏ lần đầu tại UBND cấp xã năm 2026 gồm các bước sau:

1. Nộp hồ sơ. Người sử dụng đất nộp hồ sơ tại UBND cấp xã nơi có đất hoặc Bộ phận Một cửa; một số địa phương cho phép nộp trực tiếp tại Văn phòng đăng ký đất đai. Cán bộ tiếp nhận kiểm tra thành phần hồ sơ và cấp giấy hẹn trả kết quả.
2. Xác minh hiện trạng, niêm yết công khai. UBND cấp xã kiểm tra thực tế sử dụng đất, xác định ranh giới cụ thể của thửa đất, xác nhận về tình trạng tranh chấp và sự phù hợp với quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất. Đối với trường hợp không có giấy tờ về quyền sử dụng đất, UBND cấp xã thực hiện niêm yết công khai 15 ngày tại trụ sở để lấy ý kiến khu dân cư.
3. Chuyển hồ sơ, đo đạc và trích lục địa chính. Sau khi xác minh, hồ sơ được chuyển đến Văn phòng đăng ký đất đai để kiểm tra, đo đạc hoặc trích đo địa chính đối với thửa đất chưa có bản đồ địa chính chính quy.
4. Xác định và thực hiện nghĩa vụ tài chính. Văn phòng đăng ký đất đai gửi thông tin đến cơ quan thuế để xác định các khoản tiền sử dụng đất, lệ phí trước bạ, lệ phí cấp Giấy chứng nhận phải nộp (nếu có). Người sử dụng đất nộp tiền theo thông báo và lưu giữ chứng từ.
5. Cấp Giấy chứng nhận và trả kết quả. Sau khi có chứng từ hoàn thành nghĩa vụ tài chính, cơ quan có thẩm quyền ký cấp Giấy chứng nhận và trả kết quả cho người sử dụng đất tại UBND cấp xã hoặc Bộ phận Một cửa.

Về thẩm quyền ký cấp Giấy chứng nhận, cần lưu ý: kể từ ngày 31/01/2026, theo Nghị định 49/2026/NĐ-CP, đối với các trường hợp đăng ký đất đai lần đầu không thuộc thẩm quyền trực tiếp của cấp tỉnh hoặc cấp xã, Văn phòng đăng ký đất đai là cơ quan thực hiện việc cấp Sổ đỏ lần đầu, thay vì Chủ tịch UBND cấp xã ký cấp như quy định trước đây. UBND cấp xã vẫn giữ vai trò tiếp nhận hồ sơ, xác minh thực địa và niêm yết công khai như các bước nêu trên.

Về thời hạn giải quyết, theo quy định hiện hành, thời gian thực hiện thủ tục thường không quá 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, không kể thời gian người sử dụng đất thực hiện nghĩa vụ tài chính; đối với xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, thời hạn có thể kéo dài thêm theo quy định của địa phương.

Lưu ý trong quá trình thực hiện

Đất không có giấy tờ vẫn có thể được xem xét cấp Sổ đỏ

Theo Luật Đất đai 2024, đất sử dụng ổn định từ ngày 15/10/1993 đến trước ngày 01/7/2014, không có giấy tờ về quyền sử dụng đất, vẫn được xem xét cấp Giấy chứng nhận nếu được UBND cấp xã xác nhận không có tranh chấp và phù hợp với quy hoạch.

Cần chuẩn bị đầy đủ chứng cứ chứng minh nguồn gốc, quá trình sử dụng đất

Với đất mua bán viết tay hoặc không có giấy tờ, nên chuẩn bị biên lai thuế, xác nhận của khu dân cư, hoặc giấy tờ sửa chữa nhà để làm căn cứ xác định thời điểm và quá trình sử dụng đất thực tế.

Với đất thừa kế, cần xác định đúng hàng thừa kế trước khi nộp hồ sơ

Văn bản khai nhận hoặc thỏa thuận phân chia di sản nên được hoàn tất và công chứng trước khi xin đứng tên, để tránh việc hồ sơ bị trả lại hoặc phát sinh tranh chấp giữa các đồng thừa kế.

Kiểm tra diện tích thực tế so với giấy tờ.

Nếu diện tích thực tế khác với giấy tờ nhưng chưa được đo đạc lại, hồ sơ có thể bị yêu cầu bổ sung; nên chủ động đề nghị đo đạc hoặc trích đo địa chính trước khi nộp hồ sơ.

Theo dõi thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận theo quy định mới từ 31/01/2026

Không phải mọi hồ sơ đều do UBND cấp xã ký cấp; nhiều trường hợp Văn phòng đăng ký đất đai mới là cơ quan có thẩm quyền, nên người dân cần theo dõi thông báo của cơ quan tiếp nhận để nắm rõ tiến độ.

Nếu quá thời hạn mà chưa được cấp Giấy chứng nhận, người dân có quyền khiếu nại.

Có thể khiếu nại trực tiếp đến cơ quan tiếp nhận hồ sơ, yêu cầu giải quyết theo đúng thời hạn luật định, hoặc khởi kiện hành chính nếu quyền lợi tiếp tục bị xâm phạm.

Chi phí cấp sổ đỏ lần đầu

Chi phí cấp Sổ đỏ lần đầu gồm các khoản sau, tùy vào tình trạng pháp lý và nguồn gốc của thửa đất:

• Tiền sử dụng đất — khoản biến động lớn nhất, chỉ phát sinh với một số trường hợp cụ thể (ví dụ đất chưa hoàn thành nghĩa vụ tài chính, chuyển mục đích sử dụng đất). Nhiều trường hợp được miễn hoặc giảm, như đất có giấy tờ hợp pháp trước thời điểm luật định, người có công với cách mạng, hộ nghèo, hoặc đất được Nhà nước giao không thu tiền sử dụng đất.
• Lệ phí trước bạ — mức thu là 0,5% giá tính lệ phí trước bạ, xác định theo bảng giá đất do UBND cấp tỉnh ban hành tại thời điểm nộp hồ sơ. Ví dụ, thửa đất diện tích 100m², giá đất theo bảng giá 2.000.000đ/m², lệ phí trước bạ = (2.000.000đ × 100m²) × 0,5% = 1.000.000đ.
• Lệ phí cấp Giấy chứng nhận — do HĐND cấp tỉnh quy định nên mức thu khác nhau giữa các địa phương, thường dưới 100.000đ/giấy đối với hộ gia đình, cá nhân.
• Phí thẩm định hồ sơ — cũng do HĐND cấp tỉnh quy định, dao động phổ biến từ vài trăm nghìn đến hơn 1.000.000đ/hồ sơ tùy địa phương và tính chất hồ sơ.
• Phí đo đạc — phát sinh khi thửa đất chưa có bản đồ địa chính chính quy hoặc có thay đổi ranh giới, diện tích cần đo đạc lại; mức phí do đơn vị đo đạc thực hiện theo khung giá HĐND cấp tỉnh quy định.

Một số địa phương áp dụng chính sách miễn phí thẩm định hồ sơ khi cấp Sổ đỏ lần đầu cho hộ gia đình, cá nhân, nên người dân nên hỏi rõ tại cơ quan tiếp nhận để nắm chính xác các khoản phải nộp.

Câu hỏi thường gặp

UBND cấp xã có còn thẩm quyền cấp Sổ đỏ lần đầu năm 2026 không?

UBND cấp xã vẫn là nơi tiếp nhận hồ sơ, xác minh hiện trạng và niêm yết công khai. Tuy nhiên, kể từ ngày 31/01/2026, theo Nghị định 49/2026/NĐ-CP, nhiều trường hợp đăng ký lần đầu không thuộc thẩm quyền trực tiếp của cấp tỉnh hoặc cấp xã sẽ do Văn phòng đăng ký đất đai ký cấp Giấy chứng nhận.

Đất không có giấy tờ có được cấp Sổ đỏ không?

Có thể, nếu đất được sử dụng ổn định từ ngày 15/10/1993 đến trước ngày 01/7/2014 và được UBND cấp xã xác nhận không có tranh chấp, phù hợp quy hoạch. Người sử dụng đất cần chuẩn bị chứng cứ chứng minh nguồn gốc và quá trình sử dụng đất thực tế.

Thời gian cấp Sổ đỏ lần đầu là bao lâu?

Thông thường không quá 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, không kể thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính. Thời hạn có thể dài hơn đối với xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa.

Cấp Sổ đỏ lần đầu có phải nộp tiền sử dụng đất không?

Không phải mọi trường hợp. Nhiều trường hợp được miễn hoặc giảm tiền sử dụng đất, ví dụ đất có giấy tờ hợp pháp trước thời điểm luật định hoặc đất được Nhà nước giao không thu tiền sử dụng đất; cần đối chiếu cụ thể với thông báo của cơ quan thuế.

Quá thời hạn mà chưa được cấp Giấy chứng nhận thì phải làm gì?

Người dân có quyền khiếu nại trực tiếp đến cơ quan tiếp nhận hồ sơ để yêu cầu giải quyết đúng thời hạn, hoặc khởi kiện hành chính nếu quyền lợi tiếp tục bị xâm phạm mà không được giải quyết.

Kết luận

Thủ tục cấp Sổ đỏ lần đầu năm 2026 vẫn khởi đầu từ UBND cấp xã với vai trò tiếp nhận, xác minh và niêm yết công khai, nhưng thẩm quyền ký cấp Giấy chứng nhận đã có sự thay đổi kể từ ngày 31/01/2026 theo Nghị định 49/2026/NĐ-CP. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, xác định đúng tình trạng pháp lý của thửa đất và nắm rõ các khoản chi phí phải nộp sẽ giúp người sử dụng đất rút ngắn thời gian thực hiện và tránh phát sinh vướng mắc.

Để được tư vấn xác định điều kiện, chuẩn bị hồ sơ và theo dõi tiến độ cấp Sổ đỏ lần đầu đúng quy định, hãy liên hệ LTV Law. Tham khảo thêm dịch vụ tư vấn đất đai để được đồng hành trong suốt quá trình thực hiện.