Thủ tục xin giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô 2026

Kiểm duyệt bởi Luật sư Phạm Hoàng Hải — Cố vấn, Đoàn Luật sư TP. Hà Nội

Liên hệ Tư vấn miễn phí 24/7online

Giấy phép kinh doanh vận tải là điều kiện pháp lý quan trọng đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh thực hiện hoạt động kinh doanh vận tải bằng xe ô tô. Tùy loại hình vận tải, đơn vị kinh doanh cần đáp ứng các điều kiện về phương tiện, người điều hành, lái xe và thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép theo quy định. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết điều kiện, hồ sơ, thủ tục và chi phí xin giấy phép kinh doanh vận tải theo pháp luật hiện hành.

Giấy phép kinh doanh vận tải là gì?

Giấy phép kinh doanh vận tải là giấy tờ được cấp bởi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, nhằm xác nhận đơn vị kinh doanh vận tải đủ điều kiện hoạt động hợp pháp. Các đối tượng áp dụng gồm doanh nghiệp, hợp tác xã và hộ kinh doanh có hoạt động kinh doanh vận tải bằng xe ô tô.

Căn cứ pháp lý mới nhất

Khung pháp lý điều chỉnh hoạt động kinh doanh vận tải bằng xe ô tô đã có nhiều thay đổi quan trọng trong giai đoạn 2024–2026. Các căn cứ pháp lý hiện hành gồm:

• Luật Đường bộ 2024 (Luật số 35/2024/QH15), được Quốc hội thông qua ngày 27/6/2024, có hiệu lực từ 01/01/2025, thay thế Luật Giao thông đường bộ 2008 (số 23/2008/QH12, đã qua các lần sửa đổi năm 2018, 2019) — là căn cứ gốc quy định về hoạt động vận tải đường bộ.
• Nghị định 158/2024/NĐ-CP ngày 18/12/2024, có hiệu lực từ 01/01/2025, quy định về hoạt động vận tải đường bộ — thay thế Nghị định 10/2020/NĐ-CP, Nghị định 119/2021/NĐ-CP, Nghị định 47/2022/NĐ-CP và một phần Nghị định 41/2024/NĐ-CP. Đây là văn bản trực tiếp quy định điều kiện, hồ sơ, thủ tục cấp Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô hiện nay.
• Nghị định 218/2026/NĐ-CP ngày 19/6/2026, có hiệu lực từ 10/8/2026, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 158/2024/NĐ-CP — điều chỉnh một số nội dung về niên hạn xe kinh doanh vận tải hành khách theo hợp đồng, quy trình đăng ký, ngừng khai thác, thu hồi đăng ký khai thác tuyến cố định và siết chặt quản lý đối với xe hợp đồng.
• Nghị định 168/2024/NĐ-CP ngày 26/12/2024, có hiệu lực từ 01/01/2025, quy định xử phạt vi phạm hành chính về trật tự, an toàn giao thông trong lĩnh vực giao thông đường bộ — thay thế Nghị định 100/2019/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 123/2021/NĐ-CP).

Bên cạnh đó, cần lưu ý về sự thay đổi tổ chức bộ máy quản lý nhà nước: từ ngày 18/02/2025, Bộ Giao thông vận tải đã hợp nhất vào Bộ Xây dựng. Ở cấp địa phương, tại nhiều tỉnh, thành phố, Sở Giao thông vận tải cũng đã được sáp nhập với Sở Xây dựng (tại một số địa phương như TP.HCM, cơ quan này từng mang tên Sở Giao thông công chánh trước khi hợp nhất thành Sở Xây dựng). Do đó, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, cấp Giấy phép kinh doanh vận tải tại nhiều địa phương hiện nay là Sở Xây dựng, thay vì Sở Giao thông vận tải như trước đây. Tên gọi cụ thể có thể khác nhau tùy địa phương, doanh nghiệp nên tra cứu hoặc liên hệ trực tiếp cơ quan tại nơi đăng ký kinh doanh để xác nhận chính xác.

Không ít tài liệu, bài viết dịch vụ lưu hành trên mạng hiện vẫn dẫn chiếu Nghị định 10/2020/NĐ-CP hoặc Nghị định 100/2019/NĐ-CP — đây là các văn bản đã hết hiệu lực từ 01/01/2025. Doanh nghiệp cần áp dụng đúng các văn bản hiện hành nêu trên khi thực hiện thủ tục.

Nội dung Giấy phép kinh doanh vận tải

Theo quy định tại Nghị định 158/2024/NĐ-CP, Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô thể hiện các nội dung cơ bản sau:

• Tên và địa chỉ của đơn vị kinh doanh vận tải;
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh), gồm số giấy, ngày cấp và cơ quan cấp;
• Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kinh doanh;
• Các loại hình dịch vụ vận tải mà đơn vị được phép hoạt động;
• Tên cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép kinh doanh vận tải.

Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô là điều kiện cơ bản để đơn vị kinh doanh được phép hoạt động vận tải hành khách hoặc hàng hóa hợp pháp.

Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục thành lập công ty vận tải nhanh chóng và đầy đủ nhất

Những hoạt động cần xin Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô

Theo quy định hiện hành, các hoạt động cần xin Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô bao gồm hoạt động thực hiện ít nhất một trong các công đoạn chính của quá trình vận tải (như quản lý phương tiện, quản lý lái xe hoặc quyết định giá cước), có đối tượng vận chuyển là hành khách hoặc hàng hóa, và mục đích chính là để sinh lợi.

Các hình thức kinh doanh vận tải bằng xe ô tô phổ biến hiện nay gồm:

• Vận tải hành khách trên tuyến cố định;
• Vận tải hành khách công cộng bằng xe buýt;
• Vận tải hành khách bằng xe taxi;
• Vận tải hành khách theo hợp đồng (hợp đồng bằng văn bản giấy hoặc hợp đồng điện tử);
• Vận tải khách du lịch bằng xe ô tô;
• Vận tải hành khách bằng loại hình mới theo quy định của Chính phủ (nếu có);
• Vận tải hàng hóa bằng xe ô tô, container.

Lưu ý: các hoạt động vận tải nội bộ, không kinh doanh, không thu tiền cước và chi phí được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh của đơn vị thì không thuộc diện phải xin Giấy phép kinh doanh vận tải.

Điều kiện cấp Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô

Điều kiện cấp Giấy phép kinh doanh vận tải hành khách

Phương tiện tham gia kinh doanh vận tải hành khách cần đáp ứng các tiêu chuẩn về sức chứa và niên hạn sử dụng theo quy định hiện hành, trong đó về cơ bản:

• Xe kinh doanh vận tải hành khách theo tuyến cố định thường có niên hạn sử dụng không vượt quá 15 năm (tính từ năm sản xuất) đối với hành trình trên 300 km, và không quá 20 năm đối với hành trình dưới 300 km.
• Xe buýt phục vụ vận tải hành khách công cộng có niên hạn sử dụng không quá 20 năm.
• Xe taxi có niên hạn sử dụng tối đa 12 năm.
• Xe phục vụ khách du lịch, xe hợp đồng có niên hạn sử dụng không vượt quá 15 năm cho hành trình trên 300 km và không quá 20 năm cho hành trình dưới 300 km.
• Riêng xe kinh doanh vận tải hành khách theo hợp đồng sử dụng hợp đồng điện tử có sức chứa nhỏ, niên hạn sử dụng được quy định cụ thể theo Nghị định 158/2024/NĐ-CP và các nội dung sửa đổi tại Nghị định 218/2026/NĐ-CP.

Doanh nghiệp cần lưu ý Nghị định 218/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 10/8/2026) đã điều chỉnh một số quy định về niên hạn xe kinh doanh vận tải hành khách theo hợp đồng theo hướng chặt chẽ hơn, đồng thời bổ sung quy định về việc đón, trả khách đối với loại hình xe hợp đồng nhằm hạn chế tình trạng núp bóng tuyến cố định. Đơn vị kinh doanh nên cập nhật quy định mới nhất hoặc liên hệ đơn vị tư vấn trước khi đầu tư phương tiện.

Điều kiện cấp Giấy phép kinh doanh vận tải hàng hóa

Phương tiện kinh doanh vận tải hàng hóa cần đáp ứng điều kiện về quyền sở hữu và hợp đồng sử dụng hợp pháp, cụ thể:

• Xe ô tô kinh doanh vận tải hàng hóa phải thuộc quyền sở hữu của đơn vị kinh doanh hoặc được sử dụng hợp pháp theo hợp đồng thuê phương tiện giữa đơn vị kinh doanh với tổ chức, cá nhân, hoặc theo hợp đồng hợp tác kinh doanh theo quy định pháp luật.
• Trường hợp xe thuộc sở hữu của thành viên hợp tác xã, cần có hợp đồng dịch vụ quy định rõ quyền, trách nhiệm quản lý và sử dụng xe trong hợp tác xã.

Hồ sơ xin cấp Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô

Theo quy định tại Nghị định 158/2024/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô gồm:

Đối với doanh nghiệp, hợp tác xã

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô (theo mẫu quy định);
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/hợp tác xã;
• Bản sao văn bằng, chứng chỉ của người trực tiếp điều hành hoạt động vận tải;
• Văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của bộ phận quản lý an toàn giao thông đối với doanh nghiệp, hợp tác xã kinh doanh vận tải hành khách theo tuyến cố định, vận tải hành khách bằng xe buýt, vận tải hành khách bằng xe taxi, vận tải hàng hóa bằng container hoặc hoạt động kinh doanh vận tải bằng xe ô tô sử dụng hợp đồng điện tử (nếu thuộc trường hợp phải có).

Đối với hộ kinh doanh

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô (theo mẫu quy định);
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác là điều kiện quan trọng để việc xin cấp Giấy phép kinh doanh vận tải diễn ra thuận lợi, tránh phải bổ sung, sửa đổi nhiều lần.

Quy trình, thủ tục xin cấp Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định. TinLaw khuyến nghị nên kiểm tra kỹ lưỡng các giấy tờ trước khi nộp để tránh thiếu sót không đáng có.

Nơi nộp hồ sơ: Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tại địa phương (hiện nay tại nhiều tỉnh, thành là Sở Xây dựng, sau khi hợp nhất chức năng quản lý giao thông vận tải).

Bước 2: Nộp hồ sơ

Đơn vị có thể nộp hồ sơ theo hai hình thức: nộp trực tiếp bằng hồ sơ giấy tại cơ quan có thẩm quyền, hoặc nộp trực tuyến qua Hệ thống dịch vụ công của tỉnh/thành phố.

Bước 3: Thẩm định hồ sơ và cấp Giấy phép

Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô cho đơn vị đề nghị trong thời hạn theo quy định.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan tiếp nhận sẽ thông báo trực tiếp, bằng văn bản hoặc qua Hệ thống dịch vụ công, nêu rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung hoặc lý do từ chối cấp phép.

Lưu ý: Nghị định 218/2026/NĐ-CP đã điều chỉnh rút ngắn thời hạn xử lý đối với một số thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động vận tải theo hướng cải cách, đơn giản hóa. Doanh nghiệp nên tra cứu thời hạn xử lý cụ thể tại thời điểm nộp hồ sơ hoặc liên hệ TinLaw để được cập nhật chính xác.

Mức phạt khi không có Giấy phép kinh doanh vận tải

Hành vi kinh doanh vận tải bằng xe ô tô mà không có Giấy phép kinh doanh vận tải theo quy định hiện nay bị xử phạt theo Nghị định 168/2024/NĐ-CP (thay thế Nghị định 100/2019/NĐ-CP đã hết hiệu lực). Mức phạt được phân biệt theo đối tượng vi phạm là cá nhân hay tổ chức kinh doanh vận tải, dịch vụ hỗ trợ vận tải, và có thể đi kèm hình thức xử phạt bổ sung.

Do mức phạt cụ thể theo từng hành vi có thể được điều chỉnh qua các lần sửa đổi văn bản, doanh nghiệp nên tra cứu văn bản hợp nhất mới nhất của Nghị định 168/2024/NĐ-CP hoặc liên hệ TinLaw để được tư vấn chính xác mức phạt áp dụng tại thời điểm phát sinh vi phạm, tránh áp dụng nhầm mức phạt theo Nghị định 100/2019/NĐ-CP đã hết hiệu lực.

Dịch vụ làm Giấy phép kinh doanh vận tải của TinLaw

TinLaw cung cấp dịch vụ làm Giấy phép kinh doanh vận tải nhanh chóng, đúng quy định pháp luật hiện hành, giúp bạn tiết kiệm thời gian trong quy trình xin cấp giấy phép. Ưu điểm nổi bật của TinLaw:

• Đội ngũ chuyên gia tận tâm: Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu pháp luật vận tải và luôn cập nhật các văn bản mới nhất, sẵn sàng hỗ trợ bạn trong mọi khía cạnh của quy trình.
• Quy trình đơn giản, nhanh gọn: Với quy trình rõ ràng, hiệu quả, TinLaw giúp bạn hoàn tất thủ tục hành chính nhanh chóng, giảm thiểu tối đa thời gian chờ đợi.
• Đảm bảo tính chính xác: TinLaw cam kết hồ sơ luôn được chuẩn bị đúng theo quy định pháp luật hiện hành, giúp bạn tránh những rắc rối không đáng có.
• Tư vấn toàn diện, linh hoạt: Tư vấn theo từng trường hợp cụ thể của mỗi doanh nghiệp, đảm bảo phù hợp với nguồn lực hiện có.
• Cập nhật hồ sơ liên tục: TinLaw theo dõi hồ sơ và thông báo cho bạn về tiến trình xử lý cũng như bất kỳ vấn đề phát sinh nào.

Với dịch vụ làm Giấy phép kinh doanh vận tải của TinLaw, bạn có thể hoàn toàn yên tâm về tính pháp lý. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn có một khởi đầu thuận lợi và vững chắc!

Những câu hỏi thường gặp về Giấy phép kinh doanh vận tải

Nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép kinh doanh vận tải tại đâu?

Hồ sơ được nộp tại cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đơn vị đăng ký kinh doanh — hiện nay tại nhiều địa phương là Sở Xây dựng (sau khi hợp nhất chức năng quản lý giao thông vận tải).

Kinh doanh vận tải hàng hóa có cần xin Giấy phép con không?

Có. Kinh doanh vận tải hàng hóa bằng xe ô tô (bao gồm xe tải, xe container…) khi thuộc diện kinh doanh vận tải theo quy định phải xin Giấy phép kinh doanh vận tải để hoạt động hợp pháp.

Lệ phí xin cấp Giấy phép kinh doanh vận tải là bao nhiêu?

Lệ phí xin cấp Giấy phép kinh doanh vận tải do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định trên cơ sở khung hướng dẫn của Bộ Tài chính, nên có thể khác nhau giữa các địa phương. Để biết chính xác mức phí áp dụng tại nơi đăng ký kinh doanh, bạn nên liên hệ trực tiếp TinLaw hoặc cơ quan có thẩm quyền tại địa phương.

Kết luận

Việc xin Giấy phép kinh doanh vận tải là bước quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp cho hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong bối cảnh khung pháp lý về vận tải đường bộ vừa có nhiều thay đổi lớn trong giai đoạn 2024–2026. TinLaw cam kết hỗ trợ bạn vượt qua mọi thủ tục phức tạp, từ chuẩn bị hồ sơ đến nhận giấy phép, luôn cập nhật đúng quy định pháp luật hiện hành. Hãy liên hệ với TinLaw ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ!