You are here:

Hóa đơn điện tử có mã là gì? Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử có mã

Hóa đơn điện tử có mã là gì? Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử có mã

Căn cứ Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Kể từ ngày 01/07/2022 tất cả các cơ quan, tổ chức, cá nhân bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Nhằm giúp quý khách hàng sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả, dịch vụ kế toán TinLaw sẽ chia sẻ một số quy định về sử dụng hóa đơn điện tử có mã như sau.

Căn cứ pháp lý

Hóa đơn điện tử có mã là gì?

Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về khái niệm hóa đơn điện tử như sau:

“Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.”

Hóa đơn điện tử có mã
Hóa đơn điện tử có mã

Có mấy loại hóa đơn điện tử?

Căn cứ theo Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử được chia thành những loại sau đây:

  1. Hóa đơn giá trị gia tăng: là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
  2. Hóa đơn bán hàng: là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
  3. Hóa đơn điện tử bán tài sản công
  4. Hóa đơn điện tử dự trữ bán hàng điện tử quốc gia
  5. Các loại hóa đơn khác (phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,…)
có mấy loại hóa đơn điện tử?
có mấy loại hóa đơn điện tử?

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Dựa theo những quy định về sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bao gồm một số đối tương sau:

a. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn có mã cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán nếu:

  • Sổ sách kế toán của doanh nghiệp, được sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên;
  • Doanh thu kinh doanh năm trước liền kề dao động từ 03 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, thủy sản, lâm nghiệp, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ.

b. Những doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế nếu thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

c. Những doanh nghiệp thuộc đối tượng nêu tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có thể chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

d. Những doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế

>>Xem thêm: Đối tượng doanh nghiệp nào phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế?

Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Căn cứ Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế như sau:

Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
a) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng nêu tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thực hiện truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:

– Lập hóa đơn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.

– Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.

b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện:

– Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

– Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã.

>>Xem thêm: Hướng dẫn cách lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử

Hướng dẫn đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất

Hướng dẫn Đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 123 bao gồm 8 bước sau đây:

Bước 1: Truy cập vào trang Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn) và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử bao gồm những thông tin: tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ, thư liên hệ.

Bước 2: Tích chọn hình thức hóa đơn có mã hoặc không có mã: Có mã của cơ quan thuế; không có mã của cơ quan thuế.

Bước 3: Tích lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử có mã phải trả tiền dịch vụ hay không phải trả tiền dịch vụ.

Bước 4: Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

Bước 5: Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng.

Hóa đơn giá trị gia tăng; Hóa đơn bán hàng; Hóa đơn bán tài sản công; Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia; Các loại hóa đơn khác; Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.

Bước 6: Điền các danh sách chứng thư số sử dụng

Bước 7: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn

Bước 8: Điền đầy đủ ngày tháng năm và ký tên người nộp thuế.

Hướng dẫn đăng ký thông tin sử dụng HĐĐT
Hướng dẫn đăng ký thông tin sử dụng HĐĐT

Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đối với 02 trường hợp như sau:

(1) Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu có nhu cầu chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã thì thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

(2) Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 (doanh nghiệp kinh doanh lĩnh xăng dầu, điện lực, bảo hiểm,…) nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã thì phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã.

Trong thời gian mười 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế phát hành thông báo, người nộp thuế phải thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (chuyển từ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) và thực hiện theo thông báo của cơ quan thuế.

Sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế căn cứ theo quy định để xem xét, quyết định về việc chuyển đổi này.

Trên đây là những quy định về sử dụng hóa đơn điện tử có mã. Nếu quý khách hàng còn bất cứ thắc mắc hoặc cần tư vấn về các vấn đề kế toán thuế hay hóa đơn. Hãy liên hệ với chúng tôi qua thông tin dưới đây để được hỗ trợ chi tiết nhất.

TinLaw

TinLaw

TinLaw với mong muốn nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của Pháp lý & Kế toán trong kinh doanh, luôn đồng hành và đưa ra các giải pháp hiệu quả, tối ưu chi phí để giúp cho doanh nghiệp SMEs vận hành đúng luật và phát triển bền vững.