You are here:

Hồ sơ thành lập doanh nghiệp gồm giấy tờ gì?

Hồ sơ thành lập doanh nghiệp gồm giấy tờ gì?

Hồ sơ thành lập doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì? Luật doanh nghiệp 2020 quy định cụ thể về giấy tờ cần chuẩn bị để thành lập doanh nghiệp. Với mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có yêu cầu về hồ sơ khác nhau. Trong bài viết này, hãy cùng TinLaw tìm hiểu chi tiết về hồ sơ thành lập doanh nghiệp.

Thủ tục thành lập công ty theo Luật Doanh nghiệp mới

Loại hình doanh nghiệp

Các loại hình doanh nghiệp hiện nay theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 bao gồm: Doanh nghiệp tư nhân, Công ty hợp danh, Công ty TNHH 1 thành viên, Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, Công ty cổ phần. Trong đó, có 3 loại hình khá phổ biến được nhiều chủ doanh nghiệp lựa chọn: Công ty TNHH 1 thành viên, Công ty TNHH 2 thành viên trở lên và Công ty cổ phần.

>> Xem thêm: Nên chọn thành lập công ty với loại hình doanh nghiệp nào?

Mỗi loại hình doanh nghiệp đều có những ưu và nhược điểm riêng. Tùy theo đặc điểm, tính chất, định hướng hoạt động của mỗi công ty mà lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp.
Mỗi loại hình doanh nghiệp đều có những ưu và nhược điểm riêng

Đặt tên doanh nghiệp

  • Khi tiến hành đặt tên cần chú ý một số vấn đề sau:
  • Tên doanh nghiệp không được trùng lặp và không gây nhầm lẫn với bất kì tên của công ty nào đã đăng ký trước đó;
  • Tên có đủ hai thành tố: loại hình doanh nghiệp và tên riêng của doanh nghiệp;
  • Tên doanh nghiệp viết bằng tiếng nước ngoài nhưng không được trùng với tên viết bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đã đăng ký;
  • Tên viết tắt của doanh nghiệp không được trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký;
  • Tham khảo thêm Điều 37, Điều 38, Điều 39 và Điều 41 Luật doanh nghiệp 2020 về đặt tên doanh nghiệp;
  • Để xác định tên công ty mình có bị trùng với những công ty khác hay không, bạn có thể truy cập vào “Hệ thống cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp” để tra cứu.
Tên công ty góp phần định hình thương hiệu của công ty
Tên công ty góp phần định hình thương hiệu của công ty

Vốn điều lệ

Vốn điều lệ là số vốn do các thành viên, cổ đông góp hoặc cam kết góp trong một thời hạn nhất định và được ghi vào Điều lệ công ty;

Doanh nghiệp cần tiến hành kê khai vốn điều lệ phù hợp với  khả năng, điều kiện của công ty mình hoặc tùy theo quy định ngành nghề đăng ký kinh doanh;

Việt Nam không quy định về mức vốn điều lệ doanh nghiệp phải kê khai khi mở công ty. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề yêu cầu điều kiện về vốn pháp định hay vốn ký quỹ thì cần đăng ký vốn điều lệ theo đúng quy định, tức là phải đăng ký vốn điều lệ tối thiểu ít nhất ngang bằng với vốn pháp định, không được ít hơn so với mức vốn pháp định.

>> Xem chi tiết: Thành lập công ty cần bao nhiêu vốn điều lệ?

Ngành nghề đăng ký kinh doanh

Cần xác định ngành nghề mà doanh nghiệp sẽ đăng ký. Theo quy định thì doanh nghiệp được phép kinh doanh những ngành nghề mà pháp luật không cấm;

Nhưng không dừng lại ở đây. Nếu doanh nghiệp lựa chọn ngành nghề kinh doanh không yêu cầu điều kiện thì có thể đi vào hoạt động ngay khi có giấy phép đăng ký kinh doanh;

Nhưng có những ngành nghề là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Nếu doanh nghiệp chọn những ngành nghề này để đăng ký kinh doanh thì sẽ cần đáp ứng đầy đủ những yêu cầu đó mới được chính thức kinh doanh.

Địa chỉ trụ sở chính

Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp nên địa chỉ phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, đầy đủ và không là địa chỉ ảo;

Không thuộc khu vực cấm, không sử dụng nhà chung cư có mục đích để ở, khu tập thể làm trụ sở chính của doanh nghiệp.

Người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

  • Doanh nghiệp phải luôn đảm bảo có một người đại diện cư trú tại Việt Nam.
  • Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật (Điều lệ công ty quy định).
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao

Hồ sơ thành lập công ty

Sau khi đã chuẩn bị được tất cả các bước trên thì tiến hành chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty.

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp mới nhất, hồ sơ thành lập công ty được quy định đối với từng loại hình doanh nghiệp là khác nhau:

Hồ sơ thành lập công ty TNHH 1 thành viên

  • Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
  • Điều lệ công ty;
  • Bản sao các giấy tờ sau đây:
    • Giấy tờ chứng thực cá nhân của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
    • Giấy tờ chứng thực cá nhân của cá nhân đối với thành viên công ty, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân; Giấy tờ chứng thực cá nhân của tổ chức đối với thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức; Giấy tờ chứng thực cá nhân của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền;
    • Đối với thành viên, cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
    • Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.”

Hồ sơ thành lập công ty TNHH 2 thành viên trở lên và công ty cổ phần

  • Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
  • Điều lệ công ty;
  • Danh sách thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần;
  • Bản sao các giấy tờ sau đây:
    • Giấy tờ chứng thực cá nhân của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
    • Giấy tờ chứng thực cá nhân của cá nhân đối với thành viên công ty, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân; Giấy tờ chứng thực cá nhân của tổ chức đối với thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức; Giấy tờ chứng thực cá nhân của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền;
    • Đối với thành viên, cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
    • Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Hồ sơ thành lập công ty hợp danh

  • Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
  • Điều lệ công ty;
  • Danh sách thành viên;
  • Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của cá nhân đối với thành viên;
  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.

Hồ sơ thành lập doanh nghiệp tư nhân

  • Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
  • Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân.
Hồ sơ thành lập công ty 2021 quy định đối với từng loại hình doanh nghiệp là khác nhau
Hồ sơ thành lập công ty 2021 quy định đối với từng loại hình doanh nghiệp là khác nhau

Nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty

Địa điểm

Chủ doanh nghiệp có thể tự mình hoặc ủy quyền nộp hồ sơ trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh, qua dịch vụ bưu chính hoặc qua mạng thông tin điện tử.

Hiện nay, tại Hà Nội, Tp. Hồ Chí Minh, Bình Dương chỉ tiếp nhận hồ sơ qua mạng thông tin điện tử, không tiếp nhận hồ sơ trực tuyến.

Trình tự thực hiện

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người thành lập doanh nghiệp. Trường hợp từ chối đăng ký doanh nghiệp thì phải thông báo bằng văn bản cho người thành lập doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

Lưu ý khi đăng ký thành lập công ty

Một vài sửa đổi, bổ sung cần biết khi thành lập Doanh nghiệp kể từ ngày 01/01/2021 so với Luật doanh nghiệp 2014:

STTTHAY ĐỔILUẬT DOANH NGHIỆP 2020
1Bổ sung thêm một số đối tượng không được thành lập doanh nghiệpQuy định mới bổ sung một số đối tượng không được thành lập và quản lý doanh nghiệp như:

– Công nhân công an trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam (trừ những người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp);

– Người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi;

– Tổ chức là pháp nhân thương mại bị cấm kinh doanh, cấm hoạt động trong một số lĩnh vực nhất định theo quy định của Bộ luật Hình sự (Khoản 2 Điều 17).

2Bỏ quy định về thông báo mẫu dấu trước khi sử dụngĐiều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:

Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Như vậy Luật mới không quy định việc bắt buộc phải thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp 2014.

3Quy định về các hợp đồng ký kết trước khi đăng ký doanh nghiệp– Trường hợp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng đã ký kết và các bên phải thực hiện việc chuyển giao quyền, nghĩa vụ theo hợp đồng theo quy định của Bộ luật Dân sự, trừ trường hợp trong hợp đồng có thỏa thuận khác.

–  Trường hợp doanh nghiệp không được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, người ký kết hợp đồng chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng; trường hợp có người khác tham gia thành lập doanh nghiệp thì cùng liên đới chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng đó.

4Quy định về tên doanh nghiệp gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký– Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một ký hiệu “&” hoặc “và”, “.”, “,”, “+”, “-“, “_”

– Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một cụm từ “miền Bắc”, “miền Nam”, “miền Trung”, “miền Tây”, “miền Đông”.  Bỏ cụm từ “hoặc từ có ý nghĩa tương tự”.

5Quy định về định giá tài sản góp vốn khi thành lập doanh nghiệpTrường hợp tổ chức thẩm định giá định giá thì giá trị tài sản góp vốn phải được trên 50% số thành viên, cổ đông sáng lập chấp thuận.
6Nội dung chủ yếu trong Điều lệ công ty– Về thông tin cổ đông, thành viên, chủ sở hữu: Luật Doanh nghiệp 2020 bỏ quy định về các đặc điểm cơ bản khác

– Về thông tin người đại diện: Luật Doanh nghiệp 2020 quy định điều lệ công ty phải có Số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; phân chia quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật.

7Thời hạn góp vốn thành lập công ty TNHH 2 thành viên trở lênTrường hợp có thành viên chưa góp vốn hoặc chưa góp đủ số vốn đã cam kết, công ty phải đăng ký thay đổi vốn điều lệ, tỷ lệ phần vốn góp của các thành viên bằng số vốn đã góp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cuối cùng phải góp đủ phần vốn góp theo quy định.

Trên đây là những thông tin về hồ sơ thành lập công ty cũng như quy trình thành lập công ty mà dịch vụ thành lập công ty TinLaw cung cấp. Nếu còn bất kì vướng mắc nào về thành lập công ty, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp.

TinLaw

TinLaw

TinLaw với mong muốn nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của Pháp lý & Kế toán trong kinh doanh, luôn đồng hành và đưa ra các giải pháp hiệu quả, tối ưu chi phí để giúp cho doanh nghiệp SMEs vận hành đúng luật và phát triển bền vững.