Việc thành lập văn phòng đại diện là khởi đầu quan trọng để giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường mới. Văn phòng đại diện còn đóng vai trò kết nối giữa công ty mẹ và các khách hàng địa phương một cách hiệu quả. Hãy dịch vụ thành lập văn phòng đại diện TinLaw tìm hiểu kỹ hơn về các bước thực hiện thông qua bài viết này nhé.
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được ủy quyền để đại diện và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp. Việc thành lập văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp mở rộng sự hiện diện và hỗ trợ các hoạt động tại thị trường địa phương. (Theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020)
Chức năng của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là một bộ phận thiết yếu trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp và có chức năng hoạt động như sau:
- Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh và không được thực hiện các hoạt động tạo doanh thu.
- Văn phòng đại diện hoạt động như một điểm liên hệ, nghiên cứu, cung cấp thông tin và hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường mới.
- Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện để thăm dò thị trường hoặc quảng bá thương hiệu tại các tỉnh thành khác.
- Văn phòng đại diện chỉ được phép thực hiện các hoạt động xúc tiến và giao dịch thay mặt cho công ty mẹ.
Chức năng của văn phòng đại diện
Tóm lại, văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp nắm bắt thị trường và xây dựng mối quan hệ với đối tác. Khi hiểu biết về vai trò này sẽ giúp doanh nghiệp khai thác cơ hội hiệu quả và nâng cao vị thế cạnh tranh của mình.
Điều kiện đăng ký thành lập văn phòng đại diện
Thành lập văn phòng đại diện là bước quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh. Để thực hiện điều này, doanh nghiệp cần hiểu rõ các điều kiện đăng ký cần thiết như sau:
- Văn phòng đại diện chỉ có thể được thành lập sau khi công ty đã được đăng ký. Vì vậy, không thể thực hiện đồng thời thủ tục thành lập công ty và văn phòng đại diện.
- Tên gọi của văn phòng đại diện phải bao gồm tên công ty và cụm từ “Văn phòng đại diện”…
- Văn phòng đại diện chỉ được phép thực hiện các chức năng giao dịch. Do đó, văn phòng chỉ được ký kết và sử dụng con dấu cho các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng. Chẳng hạn như: hợp đồng thuê văn phòng, hợp đồng lao động cho nhân sự và mua sắm vật dụng cho văn phòng.
- Trưởng văn phòng đại diện không có quyền ký các hợp đồng liên quan đến hoạt động kinh doanh. Trong khi đó, địa điểm kinh doanh vẫn có thể tiến hành các hoạt động này.
- Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện không được đặt tại nhà tập thể hoặc chung cư.
- Khi doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện thì cần xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế trước đó. Do đó, doanh nghiệp cần cẩn trọng trong việc lựa chọn địa chỉ để tránh việc phải thay đổi địa chỉ sang quận khác.
Điều kiện để đăng ký thành lập văn phòng đại diện
Vậy nên, việc đáp ứng đủ điều kiện đăng ký văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tạo cơ hội phát triển. Doanh nghiệp nên chú ý từng bước trong quy trình để đảm bảo văn phòng hoạt động hiệu quả.
Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện
Doanh nghiệp cần chuẩn bị một số tài liệu quan trọng theo quy định của pháp luật để tiến hành thành lập văn phòng đại diện. Dưới đây là những tài liệu cần có trong hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện mà bạn nên tham khảo:
- Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện.
- Biên bản họp liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện (đối với công ty cổ phần và công ty TNHH có từ hai thành viên trở lên).
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện.
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện (Nếu người này không phải là người đại diện theo pháp luật hoặc không phải là cổ đông, thành viên hay chủ sở hữu công ty).
- 01 bản công chứng CMND/Thẻ căn cước/Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- 01 bản công chứng CMND/Thẻ căn cước/Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.
- Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm những gì?
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu trên để giúp thủ tục thành lập văn phòng đại diện diễn ra nhanh chóng. Việc này không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh sau này.
Quy trình, thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Thành lập văn phòng đại diện là yếu tố quan trọng trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Để thực hiện thủ tục này hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện ba bước sau:
Bước 1: Đầu tiên, bạn cần chuẩn bị hồ sơ để thành lập văn phòng đại diện theo như hướng dẫn ở phần trên.
Bước 2: Sau đó, bạn nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Bạn có thể chọn một trong ba phương thức nộp hồ sơ sau:
- Cách 1: Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Cách 2: Nộp qua dịch vụ bưu chính Việt Nam (VNPost).
- Cách 3: Nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.
Hướng dẫn nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Bước 3: Cuối cùng khi đã thực hiện nộp hồ sơ, bạn cần chờ nhận giấy phép cho văn phòng đại diện. Trong vòng 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ xem xét hồ sơ và phản hồi kết quả:
- Nếu hồ sơ hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho văn phòng đại diện.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ thông báo về việc cần sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Sau khi chỉnh sửa xong, bạn hãy nộp lại hồ sơ.
Lưu ý: Khi doanh nghiệp muốn lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, trước tiên cần có giấy phép hoạt động tại quốc gia đó. Thông tin về văn phòng đại diện sẽ được cập nhật trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý khi tiến hành thành lập văn phòng đại diện
Doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Dưới đây là những điều mà doanh nghiệp cần xem xét khi tiến hành thành lập văn phòng đại diện:
- Thời hạn thực hiện thủ tục thành lập: Doanh nghiệp cần gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày làm việc.
- Quy định về thuế môn bài của văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện không được phép hoạt động kinh doanh nên không phải nộp thuế môn bài.
- Thuế thu nhập cá nhân của văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện có trách nhiệm nộp thuế từ thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên làm việc tại đây.
- Đóng bảo hiểm xã hội cho nhân sự của văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện có thể đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên làm việc tại đó hoặc chuyển việc này cho công ty trụ sở.
Những điều cần lưu ý khi tiến hành thành lập văn phòng đại diện
Doanh nghiệp sẽ tránh được các rủi ro không đáng có nhờ lưu ý các yếu tố quan trọng khi thành lập văn phòng đại diện trên. Cùng với đó, việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ đảm bảo tính hợp pháp và tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Ưu, nhược điểm của việc thành lập văn phòng đại diện
Việc thành lập văn phòng đại diện mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng không thiếu thách thức cho doanh nghiệp. Dưới đây là những điểm nổi bật mà doanh nghiệp cần biết về việc thành lập văn phòng đại diện.
➤ Ưu điểm của văn phòng đại diện:
- Văn phòng đại diện không phải thực hiện các thủ tục báo cáo thuế và không cần nộp thuế môn bài.
- Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện ở cùng tỉnh hoặc khác tỉnh, thậm chí ở nước ngoài.
➤ Nhược điểm của văn phòng đại diện:
- Văn phòng đại diện không thể thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp.
- Khi cần thay đổi trụ sở sang quận khác, doanh nghiệp vẫn phải xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế nơi trước đây.
Thành lập văn phòng đại diện có những ưu điểm và nhược điểm riêng biệt
Việc hiểu rõ những ưu điểm và nhược điểm trên sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng được tối đa lợi ích trong quá trình hoạt động. Cùng với đó, doanh nghiệp còn có thể tránh được những rủi ro không đáng có.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại TinLaw
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại TinLaw mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Sau đây là một số điểm nổi bật của dịch vụ tại TinLaw:
- Chuyên môn cao: Đội ngũ luật sư và chuyên viên giàu kinh nghiệm của TinLaw sẽ hỗ trợ bạn trong tất cả các thủ tục pháp lý liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện.
- Tư vấn miễn phí: TinLaw cung cấp dịch vụ tư vấn miễn phí để giúp doanh nghiệp hiểu rõ các quy định pháp luật và quy trình thành lập văn phòng đại diện.
- Thời gian nhanh chóng: Chúng tôi cam kết hoàn thành thủ tục thành lập văn phòng đại diện trong thời gian ngắn nhất, giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Hỗ trợ toàn diện: TinLaw không chỉ hỗ trợ trong quá trình thành lập mà còn cung cấp dịch vụ liên quan đến việc duy trì và quản lý văn phòng đại diện sau khi thành lập.
- Địa chỉ uy tín: Với hơn 12 năm hoạt động, TinLaw cam kết mang lại sự tin cậy cho doanh nghiệp khi lựa chọn dịch vụ tại đây.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại TinLaw
Với đội ngũ chuyên gia tận tâm, TinLaw cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trên con đường phát triển. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất nhé.
Câu hỏi liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp thường có nhiều câu hỏi về quy trình và thủ tục. Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến doanh nghiệp thường quan tâm khi bắt đầu thủ tục này.
Người đứng đầu văn phòng đại diện là ai?
Người đứng đầu văn phòng đại diện là cá nhân được bổ nhiệm để quản lý và điều hành các hoạt động của văn phòng đó. Vị trí này thường có trách nhiệm ký các hợp đồng và thực hiện các giao dịch liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?
Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân. Điều này có nghĩa là văn phòng đại diện không được coi là một thực thể độc lập trong pháp luật. Tất cả các hoạt động và nghĩa vụ của văn phòng đại diện đều được quy định và chịu sự quản lý của công ty mẹ.
Đặt tên văn phòng đại diện sao cho đúng luật?
Tên văn phòng đại diện phải có tên đầy đủ của công ty mẹ, có thể là tên bằng tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài. Cùng với đó, tên văn phòng đại diện phải đi kèm với cụm từ “Văn phòng đại diện” để rõ ràng về chức năng của văn phòng.
Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không?
Văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài bởi vì không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ. Doanh nghiệp cần xác định rõ chức năng và hoạt động của văn phòng đại diện để tuân thủ đúng các quy định về thuế.
Văn phòng đại diện có được phép hoạt động kinh doanh không?
Văn phòng đại diện không được phép hoạt động kinh doanh. Chức năng chính của văn phòng đại diện là liên lạc, nghiên cứu thị trường và hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xây dựng mối quan hệ.
Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn VAT không?
Văn phòng đại diện không được phép xuất hóa đơn VAT. Vì văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân và không thực hiện hoạt động kinh doanh. Vậy nên, các văn phòng này không có quyền phát hành hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) hoặc hóa đơn bán hàng.
Lệ phí thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện là bao nhiêu?
Chi phí thành lập văn phòng đại diện như sau:
- Lệ phí cấp mới: 3.000.000đ/giấy phép.
- Sửa đổi, bổ sung, cấp lại, gia hạn: 1.500.000đ/giấy phép.
Ngoài lệ phí đăng ký, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến các chi phí liên quan khác có thể phát sinh.
Các thủ tục cần thực hiện sau khi thành lập văn phòng đại diện?
Sau khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần gửi thông báo hoạt động đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần đăng ký thuế (nếu có phát sinh) và bổ nhiệm nhân sự cho văn phòng. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải lập hồ sơ lưu trữ và thực hiện nghĩa vụ thuế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên (nếu có).
Kết luận
Việc thành lập văn phòng đại diện là một bước quan trọng trong chiến lược mở rộng thị trường của doanh nghiệp. Bằng cách chuẩn bị chu đáo và tuân thủ các quy định pháp luật, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa lợi ích từ văn phòng này. Hãy liên hệ với TinLaw để nhận được tư vấn và hỗ trợ chi tiết trong quá trình thành lập văn phòng đại diện nhé!
