Hồ Chí Minh là trung tâm kinh tế trọng điểm khu vực phía Nam, có tốc độ tăng trưởng kinh tế hàng đầu và thu hút vốn đầu tư nước ngoài mạnh nhất cả nước. Chính vì vậy, rất nhiều công ty có trụ sở ở khắp các tỉnh/thành khác nhau trong cả nước đã mở văn phòng đại diện tại TP.HCM để mở rộng hoạt động kinh doanh.
Văn phòng đại diện được sự ủy quyền của công ty trụ sở chính hoạt động tại địa phương khác nhằm giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường, cung cấp thông tin và hỗ trợ công ty chính trong vấn đề liên lạc và hoạt động nghiên cứu, kinh doanh.
Chức năng của văn phòng đại diện
Khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần tìm hiểu về chức năng cũng như lợi ích mà văn phòng đại diện mang lại. Văn phòng đại diện là một đại diện trung gian của doanh nghiệp thực hiện các công việc liên lạc với đối tác. Ngoài ra, văn phòng còn có một số chức năng chính sau:
- Thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc;
- Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới
- Báo cáo kết quả định kỳ về trụ sở chính
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là một đơn vị trung gian, thay mặt doanh nghiệp thực hiện một số chức năng thay mặt doanh nghiệp thực hiện các quyền và bảo vệ các lợi ích hợp pháp đó. Vậy để thành lập văn phòng đại diện, trước tiên bạn cần đáp ứng một số điều kiện sau:
Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện đúng quy định;
- Tên của văn phòng đại diện được đặt theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam;
- Có trụ sở văn phòng đại diện hợp pháp đúng theo quy định của pháp Luật
- Hồ sơ đăng ký kinh doanh đảm bảo đúng và đủ các giấy tờ theo quy định;
- Tiến hành nộp phí và lệ phí đúng quy định.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại TPHCM
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm một số loại giấy tờ sau:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện theo mẫu quy định pháp luật
- Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn);
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện theo quy định.
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người này không đồng thời là người đại diện theo pháp luật, cổ đông, chủ sở hữu công ty,…;
- Bản sao một số giấy tờ sau:
- Giấy tờ chứng thực cá nhân: 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Bản sao công chứng Giấy CN ĐKKD/Giấy CN ĐKDN của công ty mẹ;
- Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
- 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ
Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và công bố thành lập
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ doanh nghiệp thực hiện, nộp hồ sơ đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền.
Bước 3: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện
Khi nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để yêu cầu mã số văn phòng đại diện.
Trong vòng từ 03 đến 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ chưa hợp lệ
Bước 4: Khắc dấu cho văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện được phép làm con dấu riêng nhưng con dấu đó không có giá trị pháp lý, chỉ là con dấu thông thường
Ưu nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện
Ưu điểm khi thành lập văn phòng đại diện
- Văn phòng đại diện không cần thực hiện đóng lệ phí môn bài, vì đây là loại mức phí thu vào hằng năm dựa vào vốn điều lệ được ghi trên giấy đăng ký doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp sẽ có thêm một địa điểm trưng bày, đưa sản phẩm đến gần hơn với khách hàng.
- Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài.
Nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện
- Văn phòng đại diện là nơi chỉ được trưng bày, quảng bá sản phẩm mà không có chức năng kinh doanh.
- Văn phòng đại diện không được phép ký hợp đồng, mọi hoạt động cần được thông qua các quyết định của doanh nghiệp.
Giải pháp thay thế việc thành lập văn phòng đại diện
Ngoài việc thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc đến một số giải pháp khác đem lại những lợi ích nhất định cho doanh nghiệp như:
- Khi doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện hoạt động kinh doanh khác tại các tỉnh có thêm lựa chọn là thành lập địa điểm kinh doanh.
- Điều khác biệt của văn phòng đại diện so với địa điểm kinh doanh là địa điểm kinh doanh được tiến hành hoạt động kinh doanh và chỉ phải đóng thuế môn bài cho 1 địa điểm số tiền là 1.000.000 đồng/năm.
- Địa điểm kinh doanh không phải mở hồ sơ kê khai thuế giống chi nhánh nhưng vẫn có thể phát sinh hoạt động kinh doanh. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh
Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện
+Về thời hạn thực hiện thủ tục thành lập
Thời gian thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp trong vòng 10 ngày được tính kể từ ngày có quyết định thành lập, doanh nghiệp gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
+Quy đinh về thuế môn bài của văn phòng đại diện
Tại Điều 2 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP ngày 04/10/2016 của Chính phủ quy định người nộp lệ phí môn bài như sau:
“Người nộp lệ phí môn bài là tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại Điều 3 Nghị định này, bao gồm:
- Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật…
- Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của các tổ chức quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này (nếu có)…
Căn cứ quy định của pháp luật hiện hành, trường hợp văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài; trường hợp văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.
+ Đối với thuế thu nhập cá nhân của văn phòng đại diện
Căn cứ theo Điều 24, Thông tư số 111/2013/TT-BTC, văn phòng đại diện có trách nhiệm trong việc nộp thuế từ phần thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên làm việc tại văn phòng.
+ Đóng bảo hiểm xã hội cho nhân sự của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện chỉ có chức năng đại diện cho doanh nghiệp, không có chức năng hoạt động kinh doanh; không được cấp giấy phép kinh doanh. Do đó, công ty bạn đóng trụ sở tại địa bàn tỉnh nào thì đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội tại địa bàn tỉnh đó
Câu hỏi liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?
Văn phòng đại diện là một đơn vị trung gian, là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân
Các thủ tục cần thực hiện sau khi thành lập văn phòng đại diện?
Treo biển tại văn phòng đại diện. Biển hiệu có các thông tin: Tên văn phòng đại diện, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, cơ quan chủ quản.
Thay đổi thông tin văn phòng đại diện?
Nếu có bất cứ thay đổi nào có liên quan đến nội dung hoạt động và nội dung thể hiện trên Giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện phải làm thủ tục thay đổi.
Thủ tục thay đổi văn phòng đại diện được thực hiện tại: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Để biết thông tin chi tiết về thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty cổ phần, Quý khách hãy liên hệ chuyên viên tư vấn về dịch vụ thành lập văn phòng đại diện TinLaw để được hướng dẫn và giải đáp.
