Nhằm các mục đích hỗ trợ doanh nghiệp chính, văn phòng đại diện được thành lập tại các khu vực. Tuy nhiên sau khi thành lập văn phòng đại diện có những lưu ý và thủ tục cần thực hiện để văn phòng đại diện được hoạt động trơn tru. Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện gồm những gì? Hãy cùng TinLaw tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Thuế thu nhập cá nhân
Nộp thuế thu nhập cá nhân là thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện đầu tiên mà TinLaw muốn đề cập đến.
Theo quy định tại Điều 19 Thông tư 80/2021/TT-BTC về phân bổ thuế thu nhập cá nhân và Theo quy định tại khoản 3 Điều 19 Thông tư 80/2021/TT-BTC về khai thuế, nộp thuế thì doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân của người lao động tại văn phòng đại diện:
- Thực hiện khấu trừ thuế và kê khai thuế TNCN từ tiền lương, tiền công tập trung tại trụ sở chính cho người lao động tại văn phòng đại diện.
- Lập bảng phân bổ thuế cho các địa phương nơi người lao động làm việc (nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện).
- Nộp hồ sơ khai thuế, bảng phân bổ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trụ sở chính của doanh nghiệp.
Quy định về con dấu văn phòng đại diện
Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện tiếp theo là các quy định về con dấu văn phòng đại diện sử dụng. Tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định:
“Dấu của doanh nghiệp
1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”
Từ các quy định về dấu doanh nghiệp, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp thì quy định con dấu sẽ do doanh nghiệp quyết định. Số lượng, mẫu mã, nội dung con dấu đều do doanh nghiệp quyết định cho văn phòng đại diện, và văn phòng đại diện được phép có và sử dụng con dấu. Bên cạnh đó, thông tin doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp phải được thể hiện trên nội dung của con dấu. Tuy nhiên dấu dưới hình thức chữ ký số phải theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Sau đó, văn phòng đại diện sẽ tiến hành thủ tục đăng ký và khắc dấu tại cơ sở được cấp giấy phép hoạt động kinh doanh sản xuất con dấu và Ban hành Quyết định về việc sử dụng con dấu trong doanh nghiệp để đảm bảo tính hợp pháp của con dấu.
Hiện tại thông báo con dấu không còn bắt buộc là thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện.
Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện
Treo biển cho văn phòng đại diện
Kế tiếp thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện là treo biển cho văn phòng đại diện. Sau đăng ký thành lập văn phòng đại diện thành công, ngay khi văn phòng đại diện được mở thì phải treo biển tại trụ sở văn phòng đại diện.
Nội dung thể hiện trên biển phải chính xác và trùng khớp với các thông tin đã khai báo đăng ký trước đó:
- Tên văn phòng đại diện
- Địa chỉ trụ sở
- Số điện thoại
- Cơ quan chủ quản
Thủ tục nộp thuế môn bài
Theo như Công văn 1279/TCT-CS năm 2017 của Tổng Cục thuế về lệ phí môn bài:
“Tại Điều 2 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP ngày 04/10/2016 của Chính phủ quy định người nộp lệ phí môn bài như sau:
“Người nộp lệ phí môn bài là tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại Điều 3 Nghị định này, bao gồm:
1. Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật…
6. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của các tổ chức quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này (nếu có)…
Căn cứ quy định trên, trường hợp văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài; trường hợp văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh không hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.”
Nhưng theo Luật Doanh nghiệp 2020, thì
“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”
Đóng thuế môn bài là thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện khó nhằn nhất với doanh nghiệp.
Từ 2 trích dẫn luật trên thì việc xác định lĩnh vực phải đóng và không đóng thuế môn bài; sử dụng và phát hành hoá đơn là rất phức tạp và khó khăn, dễ gây ra những sai sót khi tự thực hiện. Vì vậy hãy liên hệ với dịch vụ thành lập văn phòng đại diện TinLaw để được giải thích rõ ràng và chi tiết nhất.
Mở tài khoản văn phòng đại diện
Đối với tài khoản thanh toán của tổ chức, ngân hàng, chi nhánh ngân hàng được quy định và hướng dẫn khách hàng các loại giấy tờ trong hồ sơ mở tài khoản thanh toán nhưng phải bao gồm tối thiểu các giấy tờ sau:
- Giấy đề nghị mở tài khoản thanh toán lập theo mẫu của ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài nơi mở tài khoản và phù hợp với quy định.
- Các giấy tờ chứng minh việc tổ chức mở tài khoản thanh toán được thành lập và hoạt động hợp pháp: Quyết định thành lập, giấy phép hoạt động, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật về văn phòng đại diện
- Các giấy tờ chứng minh tư cách đại diện của người đại diện hợp pháp kèm giấy tờ tùy thân của những người đó;
- Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc hợp đồng thuê dịch vụ kế toán của tổ chức mở tài khoản thanh toán (nếu có) kèm giấy tờ tùy thân của kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán.
Thực hiện mở tài khoản cho văn phòng đại diện để hoàn tất một trong những thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện.
Các thay đổi trong giấy phép hoạt động văn phòng đại diện
Các thay đổi về sau có ảnh hưởng đến giấy phép hoạt động cần thực hiện các thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện.
Cụ thể nếu văn phòng đại diện có những thay đổi về:
- Người đứng đầu, đại diện văn phòng đại diện.
- Địa điểm đặt trụ sở của văn phòng đại diện.
- Các uỷ quyền về hoạt động của văn phòng đại diện từ doanh nghiệp chính.
- Thay đổi tên gọi hoặc hoạt động của Văn phòng đại diện.
sẽ phải thực hiện các thủ tục thay đổi, bổ sung với cơ quan có thẩm quyền. Đây là những thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện thường xuyên thực hiện nhất. Các vấn đề về thay đổi trong văn phòng đại diện có liên quan đến giấy phép hoạt động sẽ phải thực hiện các thủ tục thông báo, thay đổi để Phòng đăng ký doanh nghiệp kịp thời cập nhật thông tin. Đây là những thủ tục đáng lưu ý vì nếu không thực hiện sẽ vi phạm quy định của pháp luật và bị phạt tuỳ theo mức độ.
Như vậy, dịch vụ thành lập văn phòng đại diện TinLaw đã gửi đến quý doanh nghiệp các thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện, quý doanh nghiệp hãy lưu ý, thực hiện đúng các thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện để văn phòng đại diện có thể đi vào hoạt động trơn tru và đúng với những quy định của pháp luật Việt Nam.
