Hiện nay, toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh đã tại 63 tỉnh thành đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Nhưng bạn đã biết thế nào là một hóa đơn điện tử hợp lệ chưa? Nếu chưa thì hãy cùng dịch vụ kế toán thuế TinLaw tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé!
Căn cứ pháp lý
- Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ?
Hóa đơn điện tử hợp lệ phải đáp ứng điều kiện nêu tại Khoản 1, Điều 4 của theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, cụ thể:
Ký hiệu hóa đơn điện tử
Ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 78 là nhóm 6 ký tự bao gồm cả chữ viết và chữ số, thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử, phản ánh thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã/không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn điện tử được sử dụng:
- Ký tự đầu tiên: Là 1 chữ cái (C hoặc K), C là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
- Hai ký tự tiếp theo: Là hai chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử và sẽ được lấy theo 2 số cuối của năm dương lịch.
- Một ký tự tiếp theo: Là một chữ cái (T, D, L, M, N, B, G, H) thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
- Hai ký tự cuối: Do người bán tự ấn định tùy thuộc nhu cầu quản lý.
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử:
Là ký tự gồm một chữ số tự nhiên là các số 1, 2, 3, 4, 5, 6, phản ánh loại hóa đơn điện tử tương ứng như sau:
- Số 1 phản ánh hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
- Số 2 phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng.
- Số 3 phản ảnh hóa đơn điện tử bán tài sản công.
- Số 4 phản ánh hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
- Số 5 thể hiện cho tem, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử và các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.
- Số 6 phản ánh phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
Thông tư 78/2021/TT-BTC còn quy định một số nội dung quan trọng về thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với dịch vụ ngân hàng, quy định về hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
>> Xem chi tiết tại đây: Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ trên trang của Tổng cục Thuế
Để kiểm tra hóa đơn điện tử có hợp lệ hay không, người nộp thuế truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
Bước 1: Điền thông tin tra cứu
Tại giao diện chính của Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, người nộp thuế lựa chọn mục “Tra cứu hóa đơn điện tử” trên thanh Menu, nhập các thông tin tra cứu tương ứng bao gồm:
- Mã số thuế người bán: Nhập mã số thuế của bên bán xuất hóa đơn.
- Loại hóa đơn: Lựa chọn loại hóa đơn tương ứng theo ký hiệu số (1, 2, 3, 4, 5, 6) được quy định tại Thông tư 78.
- Ký hiệu hóa đơn: Nhập vào ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự theo quy định tại Thông tư 78.
- Số hóa đơn: Nhập số hóa đơn cần tra cứu.
- Tổng tiền thanh toán: Nhập vào tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn bằng số.
- Mã captcha: Nhập lại chính xác chuỗi vào ô hiển thị.
Bước 2: Đọc kết quả tra cứu
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, bạn bấm nút “Tìm kiếm”để thực hiện tra cứu. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả, có 2 trường hợp có thể xảy ra như sau:
- Trường hợp 1: Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm. Trạng thái xử lý hóa đơn: Đã được cấp mã hóa đơn.
- Trường hợp 2: Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với thông tin các tổ chức, cá nhân tìm kiếm.
Nếu kết quả rơi vào trường hợp 1 thì hóa đơn cần tra cứu hợp lệ và đã được cấp mã. Ngược lại nếu kết quả tìm kiếm là trường hợp 2 thì hóa đơn tra cứu không tồn tại. Kế toán cần kiểm tra lại thông tin tra cứu xem đã chính xác hay chưa hoặc liên hệ bên bán để xác minh lại thông tin hóa đơn.
>> Xem thêm: Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót
Trên đây là những tiêu chí để xác định hóa đơn điện tử hợp lệ các bạn kế toán cần ghi nhớ. Vì nếu có sai sót doanh nghiệp sẽ phải chịu mức phạt sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp.
