Thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là lựa chọn phổ biến để các doanh nghiệp nước ngoài thiết lập hiện diện tại Việt Nam. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng lợi thế và các chính sách ưu đãi của một nền kinh tế đang phát triển. Hãy cùng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện TinLaw tìm hiểu các thông tin cần thiết về thủ tục này qua bài viết dưới đây nhé!
Điều kiện để công ty nước ngoài thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam
Để thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam, công ty nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện cụ thể như sau (Căn cứ Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP):
- Công ty phải được thành lập và đăng ký kinh doanh hợp pháp theo quy định của quốc gia, vùng lãnh thổ là thành viên của điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia. Hoặc công ty phải được công nhận bởi pháp luật của quốc gia đó.
- Công ty nước ngoài phải có ít nhất 01 năm hoạt động kể từ khi được cấp phép thành lập hoặc đăng ký. Nếu giấy phép có thời hạn thì thời hạn đó phải còn hiệu lực ít nhất 01 năm tính từ thời điểm nộp hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam.
- Các hoạt động dự kiến của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế.
- Nếu hoạt động của Văn phòng đại diện không thuộc phạm vi cam kết của Việt Nam hoặc công ty nước ngoài đến từ quốc gia không tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, thì việc thành lập cần có sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.
Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Trên đây là những điều kiện bắt buộc đối với việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Đáp ứng các điều kiện này giúp quá trình thành lập Văn phòng đại diện diễn ra thuận lợi và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Để được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam, công ty nước ngoài cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm các tài liệu sau:
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (Mẫu do Bộ Công Thương cấp và phải có chữ ký của người đại diện hợp pháp của công ty nước ngoài).
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương của công ty nước ngoài.
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện tại Việt Nam.
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc giấy xác nhận đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế/tài chính trong năm tài chính gần nhất của thương nhân nước ngoài.
- Bản sao hộ chiếu hoặc CCCD của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
- Tài liệu về địa điểm đặt văn phòng: Bản sao hợp đồng ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê văn phòng hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm làm trụ sở Văn phòng đại diện,…
Lưu ý:
- Các tài liệu cần phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam.
- Bản sao giấy đăng ký kinh doanh của công ty nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận bởi cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài.
Hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Trên đây là hồ sơ xin thành lập Văn phòng đại diện được quy định tại Điều 10 Nghị Định 07/2016/NĐ-CP. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác là bước quan trọng để yêu cầu xin cấp phép được xem xét và phê duyệt nhanh chóng.
Quy trình, thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Quy trình thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gồm ba bước cơ bản sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo danh sách trên và nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả – Sở Công thương.
Bước 2: Sở Công thương tiếp nhận hồ sơ và cấp Biên nhận.
Trong vòng 3 ngày sau khi tiếp nhận, nếu hồ sơ thiếu sót hoặc không hợp lệ, cơ quan sẽ yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa. Hồ sơ sẽ được xét duyệt trong vòng 7 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Lưu ý: Đối với trường hợp tại Khoản 5 Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và các trường hợp khác chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép sẽ gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành về việc phê duyệt yêu cầu cấp phép cho trường hợp đó.
Bước 3: Đại diện doanh nghiệp căn cứ vào ngày hẹn trên biên nhận đến nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại Cơ quan đã nộp hồ sơ. Trường hợp không được cấp phép sẽ có văn bản giải thích rõ lý do.
Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Trên đây là quy trình đăng ký thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam. Việc thực hiện đúng từng bước sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các khó khăn trong quá trình xin cấp phép.
Lệ phí mở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Mức thu lệ phí đối với việc cấp mới giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là 3.000.000 VNĐ/giấy phép (Quy định tại Điều 4 Thông tư 143/2016/TT-BTC).
Mức phí trên chưa bao gồm phí dịch thuật công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự,… của các tài liệu. Để biết thêm chi tiết về chi phí thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam, hãy liên hệ ngay với TinLaw để được tư vấn và hỗ trợ!
Các trường hợp không được phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Có một số trường hợp mà doanh nghiệp nước ngoài sẽ không được phép mở Văn phòng đại diện tại Việt Nam, bao gồm:
- Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ điều kiện đã nêu ở trên.
- Công ty nước ngoài kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc danh mục cấm theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Thương nhân đã bị thu hồi giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong vòng 02 năm tính đến ngày nộp hồ sơ mới.
- Có chứng cứ cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện sẽ gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, an toàn xã hội, truyền thống văn hóa, sức khỏe cộng đồng hoặc môi trường,…
- Nộp hồ sơ không hợp lệ hoặc không thể bổ sung các giấy tờ cần thiết theo yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.
Những trường hợp không được phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc không được cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Do đó, các thương nhân nước ngoài cần xem xét kỹ các điều kiện và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam. Điều này nhằm giúp tăng tỉ lệ thành công của việc xin thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Những việc cần làm sau khi thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Sau khi thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, doanh nghiệp cần:
- Treo bảng tên của Văn phòng đại diện.
- Chọn và công bố mẫu con dấu của Văn phòng đại diện.
- Đăng ký mã số thuế.
- Mở tài khoản ngân hàng chuyên chi bằng ngoại tệ và đồng Việt Nam để sử dụng cho các hoạt động của Văn phòng đại diện.
- Gửi báo cáo hoạt động hàng năm cho Sở Công Thương.
- Lập sổ quỹ tiền mặt ghi lại các khoản thu chi của Văn phòng đại diện.
- Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài (nếu có).
- Ký hợp đồng lao động với người đứng đầu và nhân viên tại văn phòng.
- Hằng năm, Văn phòng đại diện cần xác nhận thu nhập cho trưởng đại diện và nhân viên làm việc tại đây.
- Nộp các loại thuế, phí và đóng bảo hiểm.
- Thực hiện các nghĩa vụ pháp lý khác theo quy định hiện hành.
Những việc cần làm sau khi thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài
Những nghĩa vụ này giúp Văn phòng đại diện tuân thủ pháp luật và duy trì hoạt động hiệu quả, hợp pháp.
Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài chuyên nghiệp, uy tín tại TinLaw
TinLaw là đơn vị cung cấp dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam với nhiều năm kinh nghiệm. Chúng tôi cam kết mang lại dịch vụ chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả. Từ đó giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và chi phí khi thực hiện các thủ tục pháp lý.
- Tư vấn toàn diện: TinLaw hỗ trợ khách hàng từ khâu tư vấn, chuẩn bị hồ sơ cần thiết đến các thủ tục liên quan. Đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc, đảm bảo thực hiện đúng quy định.
- Hỗ trợ nhanh chóng: TinLaw rút ngắn tối đa thời gian xử lý hồ sơ, giúp doanh nghiệp nhanh chóng được cấp phép và đưa Văn phòng đại diện vào hoạt động.
- Đảm bảo tuân thủ pháp lý: TinLaw am hiểu các quy định pháp luật tại Việt Nam. Chúng tôi đảm bảo hồ sơ, thủ tục được hoàn thành chính xác và đầy đủ, tránh rủi ro về pháp lý.
- Chi phí hợp lý, rõ ràng: Công ty cung cấp dịch vụ với chi phí cạnh tranh, minh bạch, đảm bảo không phát sinh các chi phí không rõ ràng. Khách hàng sẽ được thông báo và tư vấn kỹ càng về từng khoản phí trước khi thực hiện.
- Hỗ trợ hậu mãi chu đáo: TinLaw còn hỗ trợ các thủ tục pháp lý sau khi văn phòng đã đi vào hoạt động. Điều này giúp đảm bảo doanh nghiệp hoạt động ổn định và tuân thủ pháp luật.
Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại TinLaw
TinLaw tự hào là lựa chọn hàng đầu trong lĩnh vực hỗ trợ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Hãy liên hệ ngay với TinLaw để được tư vấn và trải nghiệm dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp. Chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp của bạn nhanh chóng mở rộng thị trường tại Việt Nam một cách hợp pháp và hiệu quả!
Ưu và nhược điểm của việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Việc thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có các ưu và nhược điểm sau:
Ưu điểm:
- Văn phòng đại diện là phương thức lý tưởng giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường, nắm bắt xu hướng và tìm hiểu khách hàng tại Việt Nam.
- Chi phí thành lập Văn phòng đại diện thấp hơn so với việc thành lập công ty con tại Việt Nam.
- Văn phòng đại diện giúp giao tiếp thuận lợi hơn với khách hàng mà không cần khi doanh nghiệp không có mặt tại Việt Nam.
- Văn phòng đại diện giúp ích trong việc trưng bày và đưa sản phẩm đến gần với khách hàng hơn.
Nhược điểm:
- Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân nên không được phép thực hiện các hoạt như: Ký kết hợp đồng, hoạt động sinh lợi hoặc kinh doanh tạo doanh thu tại Việt Nam,…
- Văn phòng đại diện phải đáp ứng nhiều yêu cầu về quản lý hồ sơ, tuân thủ luật chống rửa tiền và chuẩn bị cho các cuộc kiểm tra thuế định kỳ, tạo áp lực tuân thủ và quản lý cao.
- Phạm vi chi tiêu trong ngân sách nhận từ thương nhân nước ngoài mà không được nhận thêm bất kỳ nguồn thu nhập nào khác.
Ưu và nhược điểm của việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Trên đây là một số ưu điểm và nhược điểm của khi thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Việc hiểu rõ các ưu và nhược điểm này sẽ giúp doanh nghiệp cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định.
Những điều cần lưu ý khi mở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Dưới đây là những điểm cần lưu ý khi mở Văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam:
➤ Tên Văn phòng đại diện:
- Phải mang tên của công ty nước ngoài, kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
- Tên cần được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng.
- Các tài liệu, hồ sơ, ấn phẩm phải in với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân.
➤ Trụ sở:
- Văn phòng đại diện được phép thuê trụ sở nhưng không được cho thuê lại.
- Mỗi thương nhân nước ngoài chỉ được thành lập một Văn phòng đại diện tại một tỉnh/thành phố.
Những điều cần lưu ý khi mở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
➤ Thời gian hoạt động: Văn phòng đại diện được phép hoạt động tối đa 5 năm và có thể gia hạn.
➤ Hoạt động xúc tiến thương mại:
- Không được trực tiếp thực hiện khuyến mại; có thể ký hợp đồng với các công ty quảng cáo hoặc hội chợ triển lãm để xúc tiến.
- Chỉ được trưng bày, giới thiệu sản phẩm tại trụ sở hoặc thông qua đơn vị được ủy quyền.
➤ Hoạt động văn phòng:
- Chỉ được thực hiện các hoạt động không sinh lợi mà chỉ được thực hiện các hoạt động không sinh lợi như khảo sát, nghiên cứu thị trường,…
- Không được phép giao kết, bổ sung hoặc sửa đổi các hợp đồng đã được ký kết của thương nhân nước ngoài (Trừ trường hợp được uỷ quyền).
- Được phép ký hợp đồng thuê trụ sở, mua sắm vật dụng cần thiết và tuyển dụng lao động.
- Phải tuân thủ các quy định về chống rửa tiền, thuế, thương mại,… Và phải nộp báo cáo hoạt động cho Cơ quan cấp phép định kỳ hàng năm.
➤ Bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân:
- Tuân thủ quy định về bảo hiểm và lao động, với mức bảo hiểm có thể tới 34,5% lương cơ bản.
- Người nước ngoài làm việc trên 3 tháng cần có giấy phép lao động và phải đăng ký mã số thuế cá nhân.
- Thuế thu nhập cá nhân: 20% cho người không cư trú, từ 5% đến 35% trên thu nhập cho người cư trú.
Trên đây là một số lưu ý mà bạn cần nắm khi muốn mở Văn phòng đại diện tại Việt Nam. Nắm vững những này sẽ giúp Văn phòng được thành lập hoạt động hiệu quả, bền vững tại thị trường Việt Nam.
Những câu hỏi thường gặp
Có một số vấn đề mà nhiều cá nhân, tổ chức thường gặp phải khi muốn xin thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Dưới đây, TinLaw đã tổng hợp và giải đáp cho bạn về những câu hỏi phổ biến nhất.
Văn phòng đại diện nước ngoài là gì?
Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam. Văn phòng này có chức năng tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.
Văn phòng đại diện công ty nước ngoài có tư cách pháp nhân không?
Thành lập Văn phòng đại diện được để thực hiện nhiệm vụ đại diện trong phạm vi do pháp nhân ủy quyền. Việc này nhằm bảo vệ lợi ích cho pháp nhân. Vì vậy, Văn phòng đại diện chỉ là đơn vị phụ thuộc và không có tư cách pháp nhân riêng.
Thời gian xin cấp giấy phép mất bao lâu?
Quá trình này thường mất khoảng 7 – 10 ngày ngày làm việc từ khi nộp hồ sơ. Đối với trường hợp hồ sơ đầy đủ và chính xác ngay từ đầu thì thời gian xét duyệt là trong vòng 7 ngày làm việc. Nếu hồ sơ có thiếu sót thì sẽ cần thêm 3 ngày để bổ sung và thời gian xử lý có thể kéo dài thành 10 ngày.
Thời hạn hoạt động của Văn phòng đại diện là bao lâu?
Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thường có thời hạn 5 năm và có thể gia hạn nếu đáp ứng các điều kiện.
Kết luận
Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết và hữu ích về việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Nếu bạn gặp vấn đề hoặc cần hỗ trợ trong quá trình thành lập Văn phòng đại diện, hãy liên hệ ngay với TinLaw để được tư vấn và sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp nhé!
