Khi chấm dứt 1 bản hợp đồng, 2 bên cần thiết lập một văn bản xác nhận hoàn thành và chấm dứt hợp đồng theo đúng quy định pháp luật. Văn bản đó gọi là biên bản thanh lý hợp đồng. Vậy biên bản thanh lý hợp đồng cần có những nội dung nào? Doanh nghiệp phải lưu ý những điều gì khi soạn biên bản thanh lý hợp đồng? Cùng theo dõi bài viết dưới đây của dịch vụ luật sư TinLaw nhé!

Biên bản thanh lý hợp đồng là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng là công cụ để ghi chép và xác nhận các biện pháp pháp lý quan trọng liên quan đến việc chấm dứt một hợp đồng. 

Theo quy định của Điều 422 Bộ Luật Dân sự 2015, hợp đồng có thể chấm dứt, thanh lý trong các trường hợp sau:

• Khi hợp đồng đã được hoàn thành;
• Theo thoả thuận của các bên;
• Trong trường hợp cá nhân ký kết hợp đồng qua đời hoặc pháp nhân ký kết hợp đồng chấm dứt tồn tại, và hợp đồng phải được thực hiện bởi chính cá nhân hoặc pháp nhân đó;
• Khi hợp đồng bị huỷ bỏ hoặc bị chấm dứt một cách đơn phương;
• Khi hợp đồng không thể thực hiện được do đối tượng của hợp đồng không còn tồn tại;
• Khi có sự thay đổi cơ bản trong hoàn cảnh mà các bên không thể đạt được thoả thuận về việc sửa đổi hợp đồng trong một khoảng thời gian hợp lý.

Biên bản thanh lý hợp đồng là gì?

Trong trường hợp này, hai bên có trách nhiệm xác định và thực hiện quyền lợi, nghĩa vụ đã được thực hiện, cũng như quyền lợi và nghĩa vụ còn tồn tại sau khi hợp đồng chấm dứt.

Mục đích sử dụng biên bản thanh lý hợp đồng

Biên bản thanh lý hợp đồng có mục đích cụ thể như sau:

1. Tăng cường tính minh bạch, chính xác

• Chi tiết: Biên bản thanh lý cung cấp thông tin chi tiết và đầy đủ về quá trình chấm dứt hợp đồng, bao gồm lý do chấm dứt, thời điểm, và các điều kiện liên quan.
• Rõ ràng: mô tả rõ ràng những điều kiện và cam kết được đạt được giữa các bên khi chấm dứt hợp đồng.

2. Là cơ sở pháp lý của quá trình chấm dứt hợp đồng:

Biên bản thanh lý là tài liệu chứng cứ quan trọng trong trường hợp có tranh chấp pháp lý sau này, trong đó cung cấp thông tin chi tiết về quyền lợi và nghĩa vụ của từng bên sau khi hợp đồng chấm dứt.

3. Xác định rõ ràng về quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan:

Biên bản thanh lý xác định rõ quyền lợi và nghĩa vụ của từng bên sau khi hợp đồng chấm dứt. Điều này giúp tránh hiểu lầm và tranh chấp sau này. 

Có thể “tự động” thanh lý hợp đồng hay không?

Hiện nay, không có quy định cụ thể nào bắt buộc việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng giữa hai bên. Nội dung của biên bản này hoàn toàn dựa trên sự thỏa thuận giữa các bên, với điều kiện là không vi phạm quy định pháp luật và nguyên tắc đạo đức xã hội.

Biên bản thanh lý hợp đồng được sử dụng để làm gì?

Ngoài ra, các bên hoàn toàn có quyền tích hợp điều khoản thanh lý tự động vào nội dung chính của hợp đồng. ví dụ:

• Hết thời hạn hợp đồng và các bên đã hoàn tất mọi nghĩa vụ theo hợp đồng. Hợp đồng sẽ tự động thanh lý khi hai bên đã hoàn tất các nghĩa vụ đã nêu trong hợp đồng.
• Tự động thanh lý hợp đồng sau 15 ngày kể từ khi cả hai bên đều hoàn thành mọi thỏa thuận trong hợp đồng.

Vấn đề này không bị ràng buộc bởi quy định nào trong pháp luật, từ đó tạo cho hai bên sự linh hoạt và quyền tự chủ trong việc quyết định nội dung thanh lý hợp đồng.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng

Tải ngay: Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng

Mẫu 1:

Mẫu 2

Những lưu ý khi soạn biên bản thanh lý hợp đồng

1. 1. Đầy đủ tài liệu pháp lý: Biên bản nên đi kèm với tài liệu và hồ sơ hợp đồng, tạo nên một bộ chứng cứ pháp lý đầy đủ.
   2. Ghi chép thoả thuận: Nếu chấm dứt hợp đồng dựa trên thoả thuận giữa các bên, biên bản ghi chép rõ ràng và đầy đủ về thông tin cơ bản như tên các bên, địa chỉ, và các thông tin liên quan khác, các điều kiện và cam kết được đạt được.
   3. Xác định rõ quyền lợi và nghĩa vụ: Biên bản thanh lý phải có đầy đủ thông tin, chi tiết về quyền lợi và nghĩa vụ của từng bên sau khi hợp đồng chấm dứt. Điều này giúp tránh hiểu lầm và tranh chấp về quyền lợi và nghĩa vụ.
   4. Sử dụng ngôn ngữ pháp lý chính xác: Biên bản sử dụng ngôn ngữ pháp lý chính xác để mô tả các điều khoản và điều kiện của quá trình chấm dứt. Điều này giúp tránh hiểu lầm và tăng tính chính xác của tài liệu.
   5. Tuân thủ pháp luật: Biên bản thanh lý phải tuân thủ đúng theo các quy định và nguyên tắc của pháp luật liên quan đến chấm dứt hợp đồng. Điều này đảm bảo tính pháp lý của quá trình.
   6. Bảo mật thông tin: Nếu có thông tin nhạy cảm được bao gồm trong biên bản, nó cần được bảo mật đúng cách để ngăn chặn sự rò rỉ thông tin không mong muốn.
   7. Xác định thời gian hiệu lực: Xác định thời điểm biên bản có hiệu lực và thời gian chấm dứt hợp đồng.
   8. Chứng thực và lý tên: Biên bản thường cần được chứng thực pháp lý, điều này tùy thuộc vào yêu cầu của pháp luật địa phương hoặc thoả thuận giữa các bên. Các bên tham gia thường ký tên để chứng nhận sự đồng thuận với nội dung của biên bản.

Trên đây là phần tổng hợp của TinLaw về chủ đề biên bản thanh lý hợp đồng. Trong quá trình soạn thảo hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng, nếu doanh nghiệp gặp bất kỳ khó khăn nào hãy liên hệ ngay đến luật sư TinLaw qua các thông tin dưới đây:

Pháp Lý - Kế Toán TinLaw

Trụ sở: Tòa nhà TIN Holdings, 399 Nguyễn Kiệm, P.9, Q.Phú Nhuận, TP.HCM.

Tổng đài: 1900 633 306

Email: cs@tinlaw.vn

Hotline: 0919 824 239