Khi lập hóa đơn điện tử, đôi khi nhân viên kế toán không thể tránh khỏi những sai sót như viết sai địa chỉ, sai ngày, sai thuế suất, sai tên hàng hóa, dịch vụ, sai nội dung, mã số thuế… Vậy xử lý hóa đơn điện tử bị lập sai như thế nào? Hãy cùng dịch vụ kế toán TinLaw tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Căn cứ pháp lý
Hiện nay, các hóa đơn đã lập nhưng có sai sót sẽ được xử lý theo hướng dẫn tại các văn bản sau:
- Thông tư 78/2021/TT-BTC
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
Các lỗi viết sai hóa đơn điện tử thường gặp
Khi lập hóa đơn điện tử cho khách, kế toán có thể mắc các lỗi sau:
- Ghi sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai tên công ty
- Sai số lượng, đơn giá, thành tiền
- Sai thuế suất, tiền thuế
- Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng
- Không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót…
Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử viết sai
Theo Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, cụ thể như sau:
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;
- Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
- Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo);
- Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;
- Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Các cách xử lý hoá đơn điện tử viết sai
Hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai cho từng trường hợp cụ thể
Căn cứ quy định ở trên, TinLaw xin hướng dẫn cách xử lý khi viết sai hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế đối với những doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử mới theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BCT.
Xử lý hoá đơn điện tử lập sai nhưng chưa gửi cho người mua
Phương án xử lý là hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế. Các bước xử lý hoá đơn điện tử viết sai như sau:
- Bước 1: Người bán sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc huỷ từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh từng hóa đơn có sai sót.
Lưu ý:
- Người bán gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế trước ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
- Có thể làm Mẫu 04/SS-HĐĐT với từng hóa đơn sai sót hoặc danh sách nhiều hóa đơn điện tử sai sót. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử của nhà cung cấp nào thì liên hệ với nhà cung cấp đó để được tư vấn về việc nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT này nhé.
- Bước 2: Người bán sẽ lập hoá đơn điện tử mới đã có điều chỉnh, sửa đổi hoặc thay thế và thực hiện ký số để gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn điện tử viết sai để gửi cho người mua.
Xử lý hoá đơn điện tử viết sai khi đã gửi cho người mua
TH1: Sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế không sai và các nội dung khác cũng không sai
Phương án xử lý là thông báo hóa đơn có sai sót cho người mua và CQT, không phải lập lại hóa đơn.
- Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và Không phải lập lại hóa đơn mới.
- Bước 2: Người bán thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử viết sai theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Có thể làm Mẫu 04/SS-HĐĐT cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót.
- Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Lưu ý: Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế thì không cần lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT.
TH2: Xử lý sai sót đối với hóa đơn viết sai về Mã số thuế, Số tiền ghi trên hóa đơn, Thuế suất, Tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng…
Người bán và người mua tự thỏa thuận với nhau để chọn 1 trong 2 phương án giải quyết như sau:
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho HĐĐT có sai sót
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót để gửi cho người mua.
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Nội dung trên hóa đơn điều chỉnh: Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Lưu ý: Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót: -> Thì người bán và người mua phải lập thêm văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
Cách 2: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót để gửi cho người mua.
- Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Lưu ý: Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót: => Thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Xử lý hóa đơn điện tử khi hủy dịch vụ:
Nếu người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định nhưng sau đó có phát sinh việc hủy hợp đồng dịch vụ hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ, người bán cần thực hiện:
- Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử đã lập
- Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Xử lý hóa đơn giấy viết sai sau khi đã áp dụng hóa đơn điện tử:
Căn cứ theo Khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định
6. Kể từ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và quy định tại Thông tư này, nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính mà hóa đơn này có sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã) thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót (hóa đơn lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP , Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính) để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã) hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Như vậy: Nếu DN đã sử dụng hóa đơn điện tử mới nhưng phát hiện hóa đơn giấy trước đó (hoặc hóa đơn điện tử cũ theo Thông tư 32) có sai sót thì xử lý như sau:
- 2 bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
- Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Người bán lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
- Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
>> Xem thêm: Thế nào là một hóa đơn điện tử hợp lệ và không hợp lệ?
Cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo đến người bán
- Bước 1: Nhận thông báo rà soát của cơ quan thuế
- Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử của đơn vị, cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán tại Mẫu số 01/TB-RSĐT (ban hành kèm tại Nghị định 123) qua email để người bán kiểm tra sai sót.
- Bước 2: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi CQT
- Bước 3: Hủy/Thay thế/Điều chỉnh hóa đơn, chờ CQT cấp mã và gửi cho người mua.
Trên đây là cách xử lý hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót mà các doanh nghiệp, người làm kế toán cần đặc biệt lưu lý. Hy vọng bài viết này của dịch vụ kế toán thuế TinLaw đã cung cấp những thông tin hữu ích cho các bạn!
