Thành lập văn phòng đại diện là một trong những lựa chọn phổ biến khi doanh nghiệp muốn quảng bá thương hiệu hoặc nghiên cứu, tiếp cận thị trường, tìm kiếm đối tác mới. Vậy đối với công ty cổ phần muốn thành lập văn phòng đại diện cần phải làm gì? Hãy cùng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện TinLaw tìm hiểu trong bài viết sau.
Văn phòng đại diện công ty cổ phần là gì?
Văn phòng đại diện công ty cổ phần là đơn vị phụ thuộc của công ty cổ phần, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của công ty và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của công ty.
Chức năng của văn phòng đại diện công ty cổ phần
- Văn phòng đại diện của công ty cổ phần thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc
- Xúc tiến các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới
Ngoài ra, văn phòng đại diện của công ty cổ phần sẽ không được thực hiện các hoạt động kinh doanh phát sinh doanh thu nào khác.
Và văn phòng đại diện cũng không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng. Công ty cổ phần chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện nên việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào công ty.
Công ty cổ phần muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc với chức năng hỗ trợ doanh nghiệp nghiên cứu thị trường, tiếp cận khách hàng, đối tác mới; đồng thời tránh được việc phải thực hiện các nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp thì thành lập văn phòng đại diện là lựa chọn hợp lý. Thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần sẽ phù hợp chi những ngành nghề dịch vụ không thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị như: du lịch, xây dựng,…
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần
- Phải có công ty cổ phần trước khi thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần;
- Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”;
- Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty);
- Trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đối với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng….
- Bên cạnh đó, trưởng văn phòng đại diện cũng không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh;
- Tuy nghĩa vụ thuế do doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện nhưng khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận. Khác với địa điểm kinh doanh khi doanh nghiệp có sự thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh không cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần
- Thông báo lập văn phòng đại diện;
- Biên ban họp của hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần về việc thành lập văn phòng đại diện
- Quyết định của hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện (Người đứng đầu có đồng thời là người đại diện pháp luật hoặc thành viên cổ đông hay không thì đều phải có quyết định bổ nhiệm);
- 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ trong trường hợp chủ doanh nghiệp không tự đi nộp hồ sơ.;
- 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.
Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài
- Thực hiện thủ tục thành lập theo quy định tại nước sở tại.
- Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài không phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài.
- Công ty chỉ phải thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng hoạt động.
- Sau khi có giấy phép tại nước ngoài nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơ công ty có trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần như hướng dẫn ở trên
Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần và công bố thành lập
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Đồng thời, nộp lệ phí công bố để công bố thông tin văn phòng đại diện công ty cổ phần trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.
Bước 3: Nhận kết quả
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, nếu hồ sơ hợp lệ Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho công ty cổ phần.
Đối với công ty mở văn phòng đại diện ở nước ngoài thì sau khi doanh nghiệp có giấy phép hoạt động tại nước ngoài, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ tới cơ quan đăng ký kinh doanh. Sau đó, Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 4: Khắc dấu cho văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện nên khắc con dấu để thuận tiện cho việc ký các hồ sơ, giấy tờ phục vụ hoạt động giao dịch của văn phòng đại diện.
Một số câu hỏi thường gặp về thành lập VPĐD công ty cổ phần
Văn phòng đại diện công ty cổ phần có nộp thuế môn bài không?
Theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP và Nghị định 22/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 139/2016/NĐ-CP quy định về lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm.
Tuy nhiên, theo Công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục thuế có nêu Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.
Những việc cần làm sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần?
Các vấn đề cần lưu ý sau khi thành lập văn phòng đại diện là: Treo bảng hiệu văn phòng đại diện; Công bố mẫu dấu (nếu văn phòng đại diện có khắc con dấu riêng); Nộp tờ khai và tiền lệ phí môn bài (miễn lệ phí môn bài nếu doanh nghiệp trong thời gian miễn lệ phí môn bài).
Thuế TNCN của Trưởng Văn phòng Đại diện nước ngoài nhận thu nhập tại Việt Nam?
Trưởng văn phòng đại diện là cá nhân không cư trú nhận thu nhập từ tiền lương, tiền công tại Việt Nam thì phải khấu trừ thuế TNCN 20%.
Công ty cổ phần được thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện?
Căn cứ vào khoản 1 điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
Như vậy, không giới hạn việc thành lập văn phòng đại diện.
Trên đây là hướng dẫn thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty cổ phần theo quy định hiện hành. Nếu vẫn còn thắc mắc vui lòng liên hệ TinLaw theo thông tin bên dưới để được hướng dẫn, tư vấn cụ thể:
