You are here:

Đăng ký thành lập doanh nghiệp qua mạng: Hồ sơ, quy trình thực hiện

Trong tiến trình chuyển đổi số cho thủ tục hành chính của cả nước thì đăng ký thành lập doanh nghiệp là một trong những thủ tục được ưu tiên thực hiện sớm nhất. Hiện nay, chủ doanh nghiệp có thể thành lập công ty qua mạng một cách nhanh chóng tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp mà không cần phải đến cơ quan nhà nước.

Hầu hết các tỉnh/thành phố hiện chỉ nhận hồ sơ thành lập công ty qua mạng, đặc biệt các nơi tập trung nhiều doanh nghiệp như: tp.Hồ Chí Minh, Hà Nội, Bình Dương, Quảng Ninh…. Trong bài viết này, TinLaw sẽ hướng dẫn các bạn một cách chi tiết các bước đăng ký thành lập doanh nghiệp online. Cùng theo dõi nhé!

Đăng ký thành lập doanh nghiệp qua mạng là gì?

Theo Điều 42 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Điều kiện thực hiện đăng ký thành lập doanh nghiệp qua mạng

  1. Có tài khoản truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
  2. Có chữ ký số công cộng hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh
  3. Sử dụng thẻ ngân hàng (Nội địa – Được Hệ thống Thanh toán chấp thuận) có đăng ký internetbanking/e-banking

Trình tự thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

Tổ chức, cá nhân chọn đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử theo 1 trong 2 cách sau:

*Thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng chữ ký số

Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng chữ ký số thực hiện như sau:

Bước 1: Đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Nếu chưa có tài khoản, bạn có thể xem hướng dẫn cách đăng ký tại đây: Hướng dẫn tạo tài khoản đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Bước 2: Tạo hồ sơ thành lập công ty

*Chọn Phương thức nộp hồ sơ: Tích vào ô “Nộp hồ sơ sủ dụng chữ ký số công cộng” -> Sau đó bấm nút “Tiếp theo” như ảnh bên dưới.

Chọn phương thức nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp online
Chọn phương thức nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp online

*Chọn loại đăng ký trực tuyến: Tích chọn ô “Thành lập mới doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc” -> bấm “Tiếp theo” như ảnh bên dưới.

Tích chọn ô Thành lập mới doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc
Tích chọn ô “Thành lập mới doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc”

Chọn loại hình doanh nghiệp:

  • Tích chọn vào loại hình doanh nghiệp mà bạn muốn thành lập
  • Nếu doanh nghiệp có Giấy phép đầu tư hoặc các giấy tờ tương đương thì tích chọn thêm ô “Doanh nghiệp có GPĐT/GCNĐKĐT”.
  • Sau đó bấm “Tiếp theo” như ảnh bên dưới.
Chọn loai hình doanh nghiệp
Chọn loai hình doanh nghiệp

*Chọn loại giấy tờ nộp qua mạng điện tử

  • Các bạn tích chọn tài liệu đính kèm hoặc bấm giữ Ctrl và tích để chọn nhiều loại tài liệu cùng lúc -> Nhấn nút “Chọn” để thêm tài liệu vào danh sách -> Sau đó, nhấn nút “Tiếp theo” để tiếp tục đăng ký.

Lưu ý: Bước này bạn chỉ chọn loại giấy tờ sẽ tải lên Hệ thống thôi nhé, chưa thực hiện tải giấy tờ cần nộp (sẽ tải ở bước sau)

Màn hình chọn các loại tài liệu đính kèm
Màn hình chọn các loại tài liệu đính kèm

Tiếp tục nhấn “OK” để xác nhận các loại tài liệu đính kèm hoặc “Cancel” để quay lại chọn lại các tài liệu đính kèm.

Nhấn OK để xác nhận các loại tài liệu đính kèm
Nhấn OK để xác nhận các loại tài liệu đính kèm

* Xác nhận thông tin đăng ký

Màn hình sẽ hiển thị những thông tin người sử dụng đã điền về loại hình doanh nghiệp, thông tin về tài liệu đính kèm tương ứng -> Nhấn nút “Bắt đầu” để tiếp tục đăng ký.

Màn hình xác nhận thông tin đăng ký
Màn hình xác nhận thông tin đăng ký

Bước 3: Thực hiện kê khai thông tin, scan và tải văn bản điện tử của hồ sơ thành lập công ty lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử bằng chữ ký số

>> Xem chi tiết: Hướng dẫn gán chữ ký số công cộng vào tài khoản

Tiến hành ký số, Xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Tiến hành ký số/ Xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Bước 5: Hoàn tất thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Email xác nhận thanh toán thành công

Email xác nhận thanh toán thành công

Bước 6: Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Bước 7: Nhận kết quả

  • Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp.
  • Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Lưu ý: Việc đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, thông báo lập địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử thực hiện theo quy trình quy định tại Điều 44 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

**Thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh

Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh thực hiện như sau:

Bước 1: Đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Bước 2: Tạo hồ sơ thành lập công ty

*Chọn Phương thức nộp hồ sơ: Tích vào ô “Nộp hồ sơ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh”

Tiếp theo:

* Chọn loại đăng ký trực tuyến

* Chọn loại hình doanh nghiệp

* Chọn loại giấy tờ nộp qua mạng điện tử

* Xác nhận thông tin đăng ký

Các bạn thực hiện giống với Bước 2 như hướng dẫn ở phần trên.

>> Xem chi tiết: Hướng dẫn Đăng ký Tài khoản đăng ký kinh doanh

Bước 3: Thực hiện kê khai thông tin, scan và tải văn bản điện tử của hồ sơ thành lập công ty lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử bằng Tài khoản đăng ký kinh doanh

Lưu ý: Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh, văn bản ủy quyền phải có thông tin liên hệ của người ủy quyền để xác thực việc nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Bước 5: Thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 6: Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Bước 7: Nhận kết quả

  • Phòng Đăng ký kinh doanh cấp đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp trong trường hợp hồ sơ đủ điều kiện và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp.
  • Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Bước 8: Nộp hồ sơ bằng bản giấy

Trường hợp sử dụng Tài khoản ĐKKD để đăng ký thành lập công ty qua mạng, thì sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản điện tử) các bạn chuẩn bị 1 bộ hồ sơ bằng bản giấy để nộp cho Phòng ĐKKD. Các giấy tờ bao gồm:

  • (01) bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy (tương ứng với bản điện tử đã nộp qua mạng điện tử)
  • Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
  • Phiếu xác nhận thanh toán
  • Bản in email thông báo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử hợp lệ

Bước 9: Phòng kinh doanh đối chiếu dấu mục và trao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp nếu nội dung đối chiếu thống nhất.

Lưu ý: Trường hợp bộ hồ sơ nộp bằng bản giấy không chính xác so với bộ hồ sơ được gửi qua mạng điện tử mà người nộp hồ sơ không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh tại thời điểm nộp hồ sơ bằng bản giấy thì được coi là giả mạo hồ sơ. Phòng Đăng ký kinh doanh ra thông báo về hành vi vi phạm của doanh nghiệp và ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Quy định về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử

Tại Điều 43 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử như sau:

  • Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử bao gồm các dữ liệu theo quy định của Nghị định 01/2021/NĐ-CP và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy.
  • Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy. Văn bản điện tử có thể định dạng “.doc” hoặc “.docx” hoặc “.pdf”

Câu hỏi thường gặp liên quan thành lập công ty qua mạng

1. Điều kiện để được cấp tài khoản đăng ký kinh doanh?

  • Kê khai đầy đủ, chính xác các thông tin bắt buộc
  • Gửi kèm bản điện tử Giấy tờ chứng thực cá nhân hợp lệ
    • Thẻ căn cước công dân hoặc CMND hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
    • Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

Lưu ý:

  • Cần điền các thông tin cá nhân chính xác như trong Giấy tờ chứng thực cá nhân
  • Người cần được cấp Tài khoản ĐKKD là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

2. Tại sao người sử dụng không thể đăng nhập vào Hệ thống đăng ký doanh nghiệp qua mạng với tài khoản đã đăng ký?

Người sử dụng không thể đăng nhập vào Hệ thống trong các trường hợp sau:

Tài khoản đang đăng ký: tài khoản được tạo mới và chưa được kích hoạt -> cần kiểm tra email đã đăng ký để kích hoạt tài khoản;

Tài khoản bị khóa sau khi người sử dụng nhập sai mật khẩu quá 4 lần -> cần đặt lại mật khẩu;

Lưu ý: Người dùng cần nhập tên đăng nhập đã đăng ký để đăng nhập vào Hệ thống. Không nhập email đã đăng ký vào phần tên đăng nhập.

3. Các giấy tờ nhận được khi đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử?

  • Giấy biên nhận: Nhận ngay sau khi thanh toán thành công
  • Thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ: Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi email thông báo.
  • Thông báo hồ sơ hợp lệ: Sau khi cơ quan thuế cấp mã số cho doanh nghiệp
  • Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Sau khi phòng Đăng ký kinh doanh chấp thuận hồ sơ.

Trên đây là hướng dẫn của dịch vụ thành lập công ty TinLaw về thủ tục thành lập doanh nghiệp qua mạng theo quy định hiện hành. Việc thành lập công ty trực tuyến này giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đi lại và chủ động hơn rất nhiều trong việc nộp hồ sơ. Nếu vẫn còn thắc mắc cần được hỗ trợ, vui lòng liên hệ chúng tôi theo thông tin bên dưới:

Picture of TinLaw

TinLaw

TinLaw với mong muốn nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của Pháp lý & Kế toán trong kinh doanh, luôn đồng hành và đưa ra các giải pháp hiệu quả, tối ưu chi phí để giúp cho doanh nghiệp SMEs vận hành đúng luật và phát triển bền vững.