Một kế toán chuyên nghiệp phải biết sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán cũng như excel. Trong quá trình công tác, những công việc như: Tính tổng phát sinh trong kỳ, tính tổng tiền tồn cuối ngày, tính tổng cho từng tài khoản kế toán trên Mẫu sổ sách kế toán trên Excel… Các bạn phải thực hiện thường xuyên. Và việc tính toán này sẽ dùng hàm SUBTOTAL.
Dich vụ kế toán TinLaw sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng hàm SUBTOTAL khi làm sổ sách, kế toán. Cùng theo dõi nhé!
Công dụng của hàm SUBTOTAL trong Excel kế toán
Tác dụng của hàm SUBTOTAL trong excel gồm:
Tính tổng dãy ô có điều kiện như:
- Tính tổng phát sinh trong kỳ.
- Tính tổng cho từng tài khoản cấp 1.
- Tính tổng tiền tồn cuối ngày.
Cách sử dụng của hàm SUBTOTAL trong Excel
Hàm Subtotal là hàm tính toán cho một nhóm con trong một danh sách hoặc bảng dữ liệu tuỳ theo phép tính mà bạn chọn lựa trong đối số thứ nhất.
Đối số thứ nhất của hàm SUBTOTAL bắt buộc bạn phải nhớ con số đại diện cho phép tính cần thực hiện trên tập số liệu. Đối số đó được xác định hàm thực sự nào sẽ được sử dụng khi tính toán trong danh sách bên dưới.
Ví dụ: Nếu đối số là 1 thì hàm SUBTOTAL hoạt động giống nhưng hàm AVERAGE, nếu đối số thứ nhất là 9 thì hàm hàm SUBTOTAL hoạt động giống nhưng hàm SUM.
Chú ý: Tuy có nhiều đối số là từ 1 – 11 nhưng trong kế toán chúng ta thường sử dụng đối số 9 và thường sử dụng trong việc tính tổng cho từng tài khoản, tính tổng phát sinh bên Nợ, Có, tỉnh tổng số tiền cuối ngày
Cú pháp hàm: = SUBTOTAL(9; dãy ô cần tính tổng)
(Số 9 là cú pháp mặc định của hàm cho việc tính tổng)
Ví Dụ:
- Tổng phát sinh bên Nợ: = Subtotal (9;H13:H190)
- Tổng phát sinh bên Có: = Subtotal(9;H13:H190)
- Cột tồn tiền cuối ngày dùng hàm Subtotal:
- Cú pháp hàm: = $J$9+Subtotal(9,H$11:H11)-Subtotal(9,I$11:I11)
Ghi chú:
- Nếu có hàm subtotal khác lồng đặt tại các đối số ref1, ref2,… thì các hàm lồng này sẽ bị bỏ qua không được tính nhằm tránh trường hợp tính toán 2 lần.
- Đối số function_num nếu từ 1 đến 11 thì hàm SUBTOTAL tính toán bao gồm cả các giá trị ẩn trong tập số liệu (hàng ẩn). Đối số function_num nếu từ 101 đến 111 thì hàm SUBTOTAL chỉ tính toán cho các giá trị không ẩn trong tập số liệu (bỏ qua các giá trị ẩn).
- Hàm SUBTOTAL sẽ bỏ qua không tính toán tất cả các hàng bị ẩn bởi lệnh Filter (Auto Filter) không phụ thuộc vào đối số function_num được dùng.
- Hàm SUBTOTAL được thiết kế để tính toán cho các cột số liệu theo chiều dọc, nó không được thiết kế để tính theo chiều ngang.
- Hàm này chỉ tính toán cho dữ liệu 2-D do vậy nếu dữ liệu tham chiếu dạng 3-D (Ví dụ về tham chiếu 3-D: =SUM(Sheet2:Sheet13!B5) thì hàm SUBTOTAL báo lỗi #VALUE!. (Các loại tham chiếu xem bài sẽ đăng tiếp sau)
- Trên đây là cách sử dụng của hàm SUBTOTAL, hy vọng nó hữu ích với bạn. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo cách sử dụng một số hàm excel thông dụng khác như SUMIF, VLOOKUP…
Nếu bạn là một doanh nghiệp mới thành lập hay công ty chưa có bộ phận kế toán và cảm thấy quá khó khăn với các hàm số excel, tính sổ sách, thông kê số liệu hãy liên hệ với dịch vụ kế toán của chúng tôi để được hỗ trợ từ A-Z.
