Mã số mã vạch là một giải pháp nhằm tạo thuận lợi và nâng cao năng suất, hiệu quả trong bán hàng và quản lý hàng hóa với một loại mã hiệu đặc biệt. Mã số mã vạch của hàng hoá bao gồm hai phần: mã số của hàng hoá và mã vạch là phần thể hiện mã số bằng vạch để cho máy đọc.
Mỗi loại sản phẩm khác nhau về tính chất, số lượng, bao gói…đều được chọn những mã số vật phẩm khác nhau. Những mã số này sẽ sử dụng lâu dài cùng với sự tồn tại của mặt hàng đó. Những mặt hàng này khi được cải tiến (như thay đổi các thông số về trọng lượng, cách đóng gói…) đều cần được cấp mã mặt hàng mới. Bởi vậy, việc tạo mã số cho hàng hoá phải lưu ý đến tích chất đặc thù mã số của hàng hoá. Mỗi mã số của một hàng hoá là con số duy nhất đặc trưng cho hàng hoá. Mỗi loại hàng hoá được nhận diện bởi một dãy số và mỗi dãy số chỉ tương ứng với một loại hàng hoá. Bản thân mã số chỉ là một dãy số đại diện cho hàng hoá, không liên quan đến đặc điểm của hàng hoá. Nó không phải là số phân loại hay chất lượng của hàng hoá, trên mã số cũng không có giá cả của hàng hoá
Cấu trúc và ý nghĩa của dãy số bên dưới ký tự
- Ba chữ số đầu tiên – 893 là mã quốc gia GS1 do tổ chức GS1 quốc tế quản trị và cấp cho Việt Nam.
- Kế đến 4,5, hoặc 6 số là mã doanh nghiệp do tổ chức GS1 Việt Nam quản trị và cấp cho khách hàng đăng ký mã số mã vạch.
- Sau mã doanh nghiệp 2,3 hoặc 4 số tiếp theo thể hiện số phân định vật phẩm do doanh nghiệp tự quản trị và cấp cho vật phẩm của mình.
- Con số cuối cùng gọi là số kiểm tra được tính từ 12 chữ số theo thuật toán xác định của GS1.
Lợi ích của việc đăng ký mã vạch
Sử dụng mã số mã vạch trên hàng hoá mang lại nhiều lợi ích, lợi ích lớn nhất của việc áp dụng mã số mã vạch khi doanh nghiệp đưa hàng hóa ra thị trường đó chính là:
- Tăng năng suất: Nhanh chóng tính tiền, làm hóa đơn phục vụ khách hàng;
- Tiết kiệm: Sử dụng ít nhân lực, tốn ít thời gian trong khâu kiểm kê, tính toán;
- Chính xác: Nhờ mã vạch, người ta phân biệt chính xác các loại hàng hóa mà có khi bằng mắt thường ta thấy chúng rất giống nhau, tránh nhầm lẫn khi tính giá, phục vụ khách hàng tốt hơn.
- Người dùng thông qua mã vạch có thể biết về nguồn gốc sản phẩm.
Muốn có mã vạch sản phẩm phải làm thế nào?
Muốn có mã số mã vạch trên sản phẩm, hàng hóa của mình, các doanh nghiệp, tổ chức phải tiến hành đăng ký mã vạch sản phẩm với Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) để được giải quyết.
Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) sẽ tiến hành cấp mã số cho doanh nghiệp, tổ chức để in lên sản phẩm, hàng hóa theo tiêu chuẩn.
Doanh nghiệp phải nộp phí đăng ký mã vạch và hàng năm để duy trì sử dụng mã số mã vạch theo Thông tư 232/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch:
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập công ty
- Bản đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN (theo mẫu quy định)
- Phiếu đăng ký thông tin cho cơ sở dữ liệu của GS1 Việt Nam (theo mẫu quy định)
- Bản đăng ký sử dụng MSMV (theo mẫu quy định).
Trình tự thủ tục đăng ký mã số mã vạch
- Doanh nghiệp cần nộp bộ hồ sơ với đầy đủ các giấy tờ có liên quan như bên trên về Tổng cục Đo lường Tiêu chuẩn Chất lượng (GS1 Việt Nam).
- Hồ sơ được tiếp nhận và kết quả giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch sẽ được trả về sau 20 ngày (kể từ ngày nhận hồ sơ).
- Sau khi được cấp mã số mã vạch, quý khách hàng cần thường xuyên cập nhật, khai báo các thông tin sản phẩm sử dụng mã số mã vạch và khai thác các tính năng khác trên ứng dụng quản lý thông tin sử dụng mã số mã vạch quốc gia (IDD) tại website idd.
- Nếu doanh nghiệp không cập nhật thì sản phẩm của doanh nghiệp đó sẽ không được hiển thị trên phần mềm quét mã số mã vạch trên điện thoại di động.
Để được tư vấn miễn phí các thủ tục cấp mã số mã vạch quý khách liên hệ Công ty Luật TinLaw.
