You are here:

Hướng dẫn cách đăng ký mã số thuế cá nhân

Nếu không có mã số thuế cá nhân, người nộp thuế sẽ không thể kê khai giảm trừ gia cảnh, không được khấu trừ và cũng không được hoàn thuế. Do đó, đăng ký mã số thuế cá nhân là quyền lợi quan trọng của người nộp thuế.

Để mở mã số thuế cá nhân người lao động thường ủy quyền cho nơi mình làm việc đăng ký thay, ngoài ra cũng có thể tự mình đăng ký tại cơ quan thuế. Trong bài viết này, dịch vụ kế toán TinLaw sẽ hướng dẫn các bạn các cách đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân. Cùng theo dõi nhé!

1. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân

Căn cứ pháp lý: Thông tư 105/2020/TT-BTC, quy định hồ sơ đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân.

Đối với cá nhân nộp hồ sơ đăng ký thuế trực tiếp tại cơ quan thuế, hồ sơ đăng ký thuế gồm:

  • Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT. Tải mẫu mới nhất tại đây.
  • Nếu cá nhân đăng ký mã số thuế là người có quốc tịch Việt Nam thì chuẩn bị thẻ căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực (bản sao y, không yêu cầu chứng thực).
  • Nếu cá nhân đăng ký mã số thuế là người có quốc tịch nước ngoài, hoặc là người Việt Nam sống ở nước ngoài thì chuẩn bị Hộ chiếu còn hiệu lực (bản sao y, không yêu cầu chứng thực).

Hồ sơ thuế thu nhập cá nhân theo quy định 

Đối với cá nhân nộp hồ sơ đăng ký thuế với cơ quan chi trả thu nhập bao gồm:

  • Cá nhân gửi văn bản ủy quyền.
  • Nếu cá nhân đăng ký mã số thuế là người có quốc tịch Việt Nam thì chuẩn bị thẻ căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực (bản sao y, không yêu cầu chứng thực).
  • Nếu cá nhân đăng ký mã số thuế là người có quốc tịch nước ngoài, hoặc là người Việt Nam sống ở nước ngoài thì chuẩn bị Hộ chiếu còn hiệu lực (bản sao y, không yêu cầu chứng thực).
  • Cơ quan chi trả thu nhập điền đầy đủ thông tin vào mẫu số 05-ĐK-TH-TCT và gửi qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Tải mẫu mới nhất tại đây.

2. Cách đăng ký mã số thuế cá nhân đối với cá nhân đăng ký trực tiếp tại cơ quan thuế

Theo điểm b, khoản 9, điều 7 Thông tư 105-2020 TT-BTC, cá nhân nộp thuế thu nhập cá nhân không qua cơ quan chi trả thu nhập hoặc không ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký thuế thì người nộp thuế nộp hồ sơ đăng ký thuế cho cơ quan thuế như sau:

Tại Cục Thuế nơi cá nhân làm việc đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam chi trả nhưng tổ chức này chưa thực hiện khấu trừ thuế. Hồ sơ đăng ký thuế gồm:

  • Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư này;
  • Bản sao Thẻ căn cước công dân hoặc bản sao Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam; bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.

♦ Tại Cục Thuế nơi phát sinh công việc tại Việt Nam đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức, cá nhân trả từ nước ngoài.

  • Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư này;
  • Bản sao Thẻ căn cước công dân hoặc bản sao Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam; bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.
  • Bản sao văn bản bổ nhiệm của Tổ chức sử dụng lao động trong trường hợp cá nhân người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân được cử sang Việt Nam làm việc nhưng nhận thu nhập tại nước ngoài.

♦ Tại Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực nơi cá nhân có phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước đối với cá nhân đăng ký thuế thông qua hồ sơ khai thuế (cá nhân có nghĩa vụ thuế sử dụng đất phi nông nghiệp chưa có mã số thuế; cá nhân có hoạt động chuyển nhượng bất động sản chưa có mã số thuế; cá nhân có phát sinh nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước đối với các khoản thu phát sinh không thường xuyên gồm: lệ phí trước bạ, chuyển nhượng vốn và các khoản thu phát sinh không thường xuyên khác chưa có mã số thuế).

  • Hồ sơ đăng ký thuế lần đầu là hồ sơ khai thuế theo quy định của pháp luật về quản lý thuế. Trường hợp hồ sơ khai thuế chưa có bản sao các giấy tờ còn hiệu lực của cá nhân (bao gồm: Thẻ căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam; Hộ chiếu đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài) thì người nộp thuế phải gửi kèm một trong các loại giấy tờ này cùng với hồ sơ khai thuế.

Trường hợp cơ quan thuế và cơ quan quản lý nhà nước đã thực hiện liên thông thì cơ quan thuế căn cứ vào Phiếu chuyển thông tin của cơ quan quản lý nhà nước gửi đến nếu không có hồ sơ khai thuế.

♦ Tại Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực nơi cá nhân cư trú (nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú) đối với những trường hợp khác. Hồ sơ đăng ký thuế như quy định tại:

  • Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư này;
  • Bản sao Thẻ căn cước công dân hoặc bản sao Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam; bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế lần đầu, cơ quan thuế sẽ kiểm tra, nếu hồ sơ đầy đủ và đúng yêu cầu sẽ cấp mã số thuế cho người đăng ký.

3. Cách đăng ký mã số thuế cá nhân đối với đối với cá nhân đăng ký qua cơ quan chi trả thu nhập

Theo điểm a, khoản 9, điều 7, Thông tư 105/2020/TT-BTC:

a) Cá nhân nộp thuế thu nhập cá nhân thông qua cơ quan chi trả thu nhập và có ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký thuế thì người nộp thuế nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan chi trả thu nhập. Trường hợp nộp thuế thu nhập cá nhân tại nhiều cơ quan chi trả thu nhập trong cùng một kỳ nộp thuế, cá nhân chỉ ủy quyền đăng ký thuế tại một cơ quan chi trả thu nhập để được cơ quan thuế cấp mã số thuế. Cá nhân thông báo mã số thuế của mình với các cơ quan chi trả thu nhập khác để sử dụng vào việc kê khai, nộp thuế.

⇒ Như vậy, người lao động ủy quyền cho doanh nghiệp đăng ký mã số thuế cho bản thân thì nộp hồ sơ đăng ký thuế cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ tổng hợp tờ khai đăng ký thuế của từng cá nhân để nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Lưu ý: Nếu cá nhân nộp thuế thu nhập cá nhân tại nhiều nơi thì chỉ ủy quyền đăng ký thuế tại một cơ quan chi trả thu nhập duy nhất.

Doanh nghiệp đăng nhập vào hệ thống điện tử thuedientu.gdt.gov.vn để đăng ký mã số thuế cá nhân theo 1 trong 2 cách sau:

  • Cách 1: Đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng trên Thuedientu.gdt.gov.vn  (áp dụng cho trường hợp đăng ký mã số thuế cá nhân cho ít người)
  • Cách 2: Khai trên phần mềm HTKK rồi kết xuất XML để nộp qua Thuedientu.gdt.gov.vn (áp dụng trường hợp đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhiều người)

Để biết chi tiết 2 cách đăng ký mã số thuế cá nhân này thực hiện như thế nào, các bạn xem tiếp các phần bên dưới. Lưu ý, doanh nghiệp phải có chữ ký số nhé (Token) mới thực hiện đăng ký được nhé.

Cách 1: Đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng trên Thuedientu.gdt.gov.vn

Cách này thường áp dụng cho những doanh nghiệp muốn đăng ký mã số thuế cá nhân cho ít người.

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống

Truy cập website Thuedientu.gdt.gov.vn, sau đó nhấn chọn ô “Doanh nghiệp” ở góc bên phải màn hình.

Hệ thống sẽ hiển thị giao diện “Đăng nhập hệ thống”, các bạn điền đầy đủ “Tên đăng nhập”, “Mật khẩu” và chọn “Đối tượng” là “Người nộp thuế” như ảnh minh họa bên dưới:

Đăng nhập bằng MST Doanh nghiệp và thêm chữ -QL nhé
Đăng nhập bằng MST Doanh nghiệp và thêm chữ -QL nhé

Bước 2: Chọn chức năng “Đăng ký thuế”

Sau khi đã đăng nhập thành công vào hệ thống, trên giao diện chính của trang, kế toán nhấn chọn chức năng “Đăng ký thuế”, chọn tiếp “Đăng ký mới thay đổi thông tin của cá nhân qua CQT” rồi chọn hồ sơ “05-ĐK-TH-TCT”.

Sau khi đăng nhập thành công -> Bấm chọn chức năng “Đăng ký thuế” -> Chọn tiếp “Đăng ký mới thay đổi tin của nhân qua CQCT” -> chọn hồ sơ đăng ký thuế: “05-ĐK-TH-TCT…” -> bấm “Tiếp tục”.

Chọn Đăng ký thuế
Chọn “Đăng ký thuế”

Bước 3: Điền thông tin tờ khai đăng ký mã số thuế cá nhân và nộp tờ khai

Màn hình sẽ chuyển sang giao diện “TỜ KHAI ĐĂNG KÝ THUẾ TỔNG HỢP CHO CÁ NHÂN CÓ THU NHẬP TỪ TIỀN LƯƠNG, TIỀN CÔNG THÔNG QUA CƠ QUAN CHI TRẢ THU NHẬP”. Các bạn điền đầy đủ thông tin vào tờ khai này. Cụ thể:

  • Nhấn tích chọn vào ô “Đăng ký thuế”.
  • Nhập thông tin của nhân viên cần đăng ký mã số thuế cá nhân vào các ô theo đúng như thông tin trên chứng minh thư nhân dân hoặc thẻ căn cước của họ.
  • Nếu muốn làm đăng ký cho 2 người trở lên -> bấm “Thêm dòng”.
  • Điền “Ngày ký” và điền tên giám đốc doanh nghiệp vào mục “Người đại diện pháp luật”.
  • Sau khi điền xong bấm “Hoàn thành kê khai” -> “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”.
Điền thông tin tờ khai đăng ký mã số thuế cá nhân
Điền thông tin tờ khai đăng ký mã số thuế cá nhân

Như vậy là các bạn đã nộp xong hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên trong công ty của mình nhé.

Cách kiểm tra kết quả đăng ký mã số thuế cá nhân:

  • Sau khi nộp xong hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân, các bạn bấm vào “Tra cứu hồ sơ” để kiểm tra tình trạng nộp hồ sơ đã thành công hay chưa và Kết quả đăng ký mã số thuế có thành công hay không nhé.
  • Thông thường, kết quả sẽ trả về rất nhanh -> Nếu đủ hồ sơ, không sai sót, chỉ khoảng 20 phút sau khi nhận hồ sơ thành công là đã có mã số thuế (nếu đăng ký ít người).
Kiểm tra kết quả đăng ký mã số thuế cá nhân
Kiểm tra kết quả đăng ký mã số thuế cá nhân

>> Các bạn có thể xem chi tiết tại đây: Hướng dẫn đăng ký Mã số thuế cá nhân trên thuedientu

Cách 2: Đăng ký mã số thuế cá nhân online trên phần mềm HTKK

Cách này thường áp dụng cho những doanh nghiệp muốn đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhiều nhân viên nhé.

Bước 1: Tải và cài đặt phần mềm đăng ký thuế cá nhân HTKK

Tải về tại đây: Hướng dẫn tải và cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK phiên bản mới nhất

Nếu máy tính của bạn đã cài đặt phần mềm HTKK rồi thì bỏ qua bước này. Phải làm trên phần mềm HTKK mới nhất, để hạn chế 1 số lỗi nhé.

Bước 2: Tạo hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân trên phần mềm HTKK

Sau khi đã cài đặt xong phần mềm HTKK -> Click vào biểu tượng HTKK trên màn hình. -> Đăng nhập vào phần mềm bằng mã số thuế của Doanh nghiệp  -> Chọn “Thuế thu nhập cá nhân” -> “05-ĐK-TH-TCT Tờ khai đăng ký thuế qua cơ quan chi trả”

05-ĐK-TH-TCT Tờ khai đăng ký thuế qua cơ quan chi trả
05-ĐK-TH-TCT Tờ khai đăng ký thuế qua cơ quan chi trả

Tiếp đó các bạn nhập thông tin của Nhân viên muốn đăng ký mã số thuế cá nhân. Nhập thông tin theo như trên giấy CMND hoặc Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu nhé.

Nếu muốn đăng ký cho cho nhiều người các bạn bấm Chuột trái vào dòng thứ 1 -> Sau đó bấm phím “F5″: Thêm dòng” nhé.

Trường hợp muốn đăng ký mã số thuế cho rất nhiều nhân viên, các bạn có thể tải mẫu bảng kê Excel nhé, cụ thể như sau:

  • Bước 1: Bấm vào “Mẫu tải bảng kê” Chữ màu xanh, góc trên, bên trái của phần mềm HTKK để tải Mẫu bảng kê Excel chuẩn của phần mềm HTKK về máy tính.
  • Bước 2: Nhập thông tin vào vào bảng kê Excel đó.
  • Bước 3: Lưu file Excel đó (Chú ý: Không được đổi tên Excel đó).
  • Bước 4: Bấm vào “Tải bảng kê” trên phần mềm HTKK -> Chọn file Excel vừa làm xong đó. Trước khi tải vào phần mềm HTKk thì tắt file Excel bảng kê đó đi nhé.

Sau khi khai xong thông tin các bạn bấm “Kiểm tra” để xem có sai sót gì không -> Tiếp đó là bấm “kết xuất”

Bấm vào Kiểm tra Kết xuất XML để nộp qua mạng
Bấm vào Kiểm tra rồi Kết xuất XML để nộp qua mạng

Lưu ý khi bấm “Kết xuất”:

  • Chọn “Kết xuất XML” -> Để nộp bản này qua mạng
  • Chọn “Kết xuất Excel” để lưu tại doanh nghiệp (có thể sẽ giải trình hoặc in bản cứng để đi nộp trực tiếp, trường hợp Thuế yêu cầu hoặc sau này nhân viên nào đó thay đổi số CMND thì còn có số liệu để làm lại)

Sau khi đã kết xuất XML thành công -> Tiến hành nộp qua mạng như hướng dẫn ở Bước 3.

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế qua mạng thuedientu

Các bạn cắm Token vào máy tính và truy cập vào Thuedientu.gdt.gov.vn. Tiếp đó, đăng nhập bằng Tài khoản chữ ký số (mã số thuế doanh nghiệp bạn đã đăng ký)

-> Chú ý:

  • Ở ô Tên đăng nhập: Đăng nhập bằng mã số thuế doanh nghiệp và thêm chữ -QL nhé.

Ví dụ: 0109788345-QL (Viết hoa hay viết thường đều được nhé).

  • Còn mật khẩu chính là Mật khẩu đăng nhập vào mã số thuế bình thường của doanh nghiệp.

Trường hợp khi đăng nhập bằng mã số thuế thường thì được -> Nhưng thêm chữ -ql vào thì ko được -> Thì các bạn lên google gõ: “Cách lấy lại mật khẩu trên thuedientu” nhé.

Tiếp đó các bạn bấm vào “Đăng ký thuế” -> Bấm vào “Nộp tờ khai 05TH từ HTKK” -> Chọn tệp hồ sơ -> Ký điện tử -> Nộp hồ sơ đăng ký thuế.

Nộp hồ sơ đăng ký thuế
Nộp hồ sơ đăng ký thuế

Như vậy là các bạn đã nộp xong hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên nhé.

Cách kiểm tra kết quả đăng ký mã số thuế cá nhân:

  • Sau khi nộp xong Tờ khai 05TH, để kiểm tra xem tình trạng hồ sơ  các bạn bấm vào “Tra cứu hồ sơ” -> Chọn “Hồ sơ đăng ký thuế” -> Chọn Mẫu 05-DK-TH-TCT -> Tra cứu.
  • Sau khoảng 20 phút – vài tiếng là sẽ có kết quả ngay nhé. Các bạn bấm vào để tải kết quả về xem thế nào nhé.

>> Xem thêm: Cách tra cứu mã số thuế cá nhân online đơn giản, miễn phí

4. Thời hạn đăng ký mã số thuế cá nhân 

Chậm nhất là 10 ngày làm việc trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN hàng năm, cơ quan chi trả thu nhập (doanh nghiệp) phải thực hiện đăng ký mã số thuế cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công (nhân viên).

Trường hợp cá nhân đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan Thuế thì thời hạn đăng ký thuế là 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân hoặc phát sinh yêu cầu được hoàn thuế.

5. Có bắt buộc đăng ký mã số thuế cá nhân không?

Theo khoản 5, điều 6, Thông tư 96/2016 TT-BTC:

“Điều 6. Thời hạn thực hiện đăng ký thuế của người nộp thuế

….

5. Cơ quan chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thuế cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và đăng ký thuế cho người phụ thuộc của cá nhân một lần trong năm chậm nhất là 10 (mười) ngày làm việc trước thời Điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân hàng năm.”

⇒ Như vậy, thông qua quy định này chúng ta có thể ngầm hiểu đăng ký thuế cho người lao động là bắt buộc. Vì để có thể quyết toán toán thuế đúng hạn, doanh nghiệp phải đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động, chậm nhất 10 ngày làm việc trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN.

Theo Điều 7 Thông tư 166/2013/TT-BTC, những trường hợp doanh nghiệp cố tình không đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động sẽ bị phạt hành chính. Mức phạt được tính tăng dần theo số ngày chậm đăng ký. Cụ thể:

  • Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp hồ sơ đăng ký thuế quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày mà có tình tiết giảm nhẹ;
  • Phạt tiền 700.000 đồng, nếu có tình tiết giảm nhẹ thì mức tiền phạt tối thiểu không thấp hơn 400.000 đồng hoặc có tình tiết tăng nặng thì mức tiền phạt tối đa không quá 1.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ đăng ký thuế quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 30 ngày (trừ trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều này).
  • Phạt tiền 1.400.000 đồng, nếu có tình tiết giảm nhẹ thì mức tiền phạt tối thiểu không thấp hơn 800.000 đồng hoặc có tình tiết tăng nặng thì mức tiền phạt tối đa không quá 2.000.000 đồng đối với hành vi: Nộp hồ sơ đăng ký thuế quá thời hạn quy định trên 30 ngày.
  • Ngoài ra, người lao động không được đăng ký mã số thuế sẽ bị hạn chế rất nhiều quyền lợi: không được giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, không được hoàn thuế thu nhập cá nhân nếu nộp thừa, không được giảm thuế nếu bị thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ hoặc bị bệnh hiểm nghèo…

>> Xem thêm: Có mã số thuế cá nhân được lợi gì?

6. Cách điều chỉnh thông tin đăng ký thuế khi chuyển từ CMT sang CCCD

Khi có thay đổi về thông tin cá nhân, người lao động phải thông báo và ủy quyền cho đơn vị sử dụng lao động để thay đổi thông tin lên cơ quan quản lý thuế. Hồ sơ thay đổi bao gồm:

  • Nộp mẫu 08-MST-Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế;
  • Bản sao CCCD (không cần sao y công chứng).

Hạn nộp hồ sơ: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được ủy quyền của người lao động về việc thay đổi thông tin cá nhân.

>> Xem thêm: Cách xử lý khi đăng ký mã số thuế bị trùng CMND/CCCD

Hy vọng chia sẻ nêu trên đã cung cấp cho quý khách những thông tin hữu ích để chuẩn bị hồ sơ, thủ tục đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân. Quý khách có thể tìm hiểu thêm thông tin về kế toán – thuế mới nhất tại website của chúng tôi hoặc liên hệ trực tiếp với dịch vụ kế toán TinLaw để được tư vấn chi tiết.

Picture of TinLaw

TinLaw

TinLaw với mong muốn nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của Pháp lý & Kế toán trong kinh doanh, luôn đồng hành và đưa ra các giải pháp hiệu quả, tối ưu chi phí để giúp cho doanh nghiệp SMEs vận hành đúng luật và phát triển bền vững.