Để có thể bán hàng và lưu thông, cung cấp các dịch vụ hàng hoá thì doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đặt in hoá đơn GTGT ngay sau khi thành lập. Hiện nay việc đặt in hoá đơn giá trị gia tăng đã được đơn giản hoá hơn rất nhiều so với trước đây. Vậy cụ thể thủ tục này thực hiện như thế nào? Hãy cùng dịch vụ kế toán thuế TinLaw tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Đối tượng được đặt in hóa đơn giá trị gia tăng
Những doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động:
- Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;
- Hoạt động vận tải quốc tế;
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
*Lưu ý: Nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì các bạn phải sử dụng hoá đơn bán hàng và hoá đơn này các bạn lên Chi cục thuế để mua.
Thủ tục đặt in hóa đơn GTGT
Khi doanh nghiệp nộp hồ sơ và được cơ quan thuế đồng ý thì mới chỉ xong thủ hành chính. Tuy nhiên để được cơ quan quản lý thuế đồng ý cho đặt hóa đơn và có hóa đơn sử dụng vào hoạt động kinh doanh thì doanh nghiệp cần lưu ý và thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ
Để làm thủ tục đăng ký đặt in hóa đơn giá trị gia tăng, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:
>> Viết đơn đề nghị sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng đặt in theo hướng dẫn tại: Hướng dẫn viết Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn GTGT đặt in
Bước 2. Đón công chức quản lý thuế xuống kiểm tra
Khi nộp hồ sơ, cơ quan thuế sẽ có giấy hẹn xuống doanh nghiệp kiểm tra:
Khi có giấy hẹn xuống kiểm tra, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Treo biển doanh nghiệp tại trụ sở chính; có văn bản xác nhận quyền sử dụng trụ sở chính như hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất…
- Có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký dấu.
- Có hợp đồng cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng (chứng minh việc doanh nghiệp hoạt động và có nhu cầu xuất hóa đơn cho hoạt động sản xuất – kinh doanh của mình).
- Khi cơ quan thuế đồng ý việc cho phép doanh nghiệp sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp liên hệ nhà in đề đặt in hóa đơn giá trị gia tăng.
Bước 3. Tìm nhà in
Điều kiện nhà in:
Theo điểm a khoản 4 Điều 8 Thông tư 39/2014/TT-BTC nhà in phải có đủ điều kiện sau:
- Tổ chức nhận in hóa đơn phải là doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh còn hiệu lực và có giấy phép hoạt động ngành in (bao gồm cả in xuất bản phẩm và không phải xuất bản phẩm).
- Trường hợp đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động sản xuất kinh doanh như doanh nghiệp, có giấy phép hoạt động ngành in, có máy móc thiết bị ngành in thì được nhận in hóa đơn đặt in của các tổ chức.
Tại cơ quan quản lý thuế có cập nhật danh sách nhà in đủ điều kiện, doanh nghiệp có thể xem tại cơ quan quản lý thuế.
Khi chọn được nhà in, doanh nghiệp cần:
- Chọn mẫu hóa đơn;
- Thống nhất về giá;
Soạn và ký hợp đồng đặt in hóa đơn:
- Bản công chứng giấy đăng ký kinh doanh;
- Bản sao chứng minh thư nhân dân hoặc thẻ hộ chiếu của đại diện theo pháp luật doanh nghiệp.
- Giấy ủy quyền, giới thiệu (nếu giám đốc không trực tiếp đi làm)
- Bản sao chứng minh thư nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân người trực tiếp thực hiện.
- Quyết định cho phép đặt in hóa đơn của cơ quan quản lý thuế.
Bước 4. Thanh lý hợp đồng in với tổ chức đặt in hóa đơn
Sau khi nhận hóa đơn đặt in phải thanh lý hợp đồng với nhà in (nhà in có trách nhiệm lập báo cáo về việc nhận in hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp).
Lấy hóa đơn đỏ (để thực hiện việc hạch toán sau này).
Bước 5. Làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn
Khoản 3 Điều 1 Thông tư số 37/2017/TT-BTC quy định về thời gian phát hành hóa đơn như sau:
- Chậm nhất là 02 ngày trước khi sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng, doanh nghiệp phải làm thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
Các doanh nghiệp có được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy nữa không?
Trước đây, theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 86/2020/TT-BTC, các doanh nghiệp bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020. Điều này đồng nghĩa rằng thời hạn sử dụng hóa đơn giấy phải chấm dứt muộn nhất vào ngày 31/10/2020.
Tuy nhiên, ngày 19/10/2020, khi Chính Phủ cho ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử và chấm dứt sử dụng hóa đơn giấy cũng có sự thay đổi. Căn cứ vào Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử đã được chuyển từ ngày 01/11/2020 sang ngày 01/7/2022. Theo đó, các doanh nghiệp cũng phải chấm dứt sử dụng hóa đơn giấy muộn nhất từ ngày 30/6/2022.
⇒ Như vậy, đến thời điểm hiện tại, các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hoá đơn điện tử và không còn sử dụng hoá đơn giấy nữa.
Trên đây là thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu mà anh Hiển cũng như các doanh nghiệp cần lưu ý. Nếu vẫn còn thắc mắc hay câu hỏi khác liên quan đến vấn đề hóa đơn, kế toán thuế… vui lòng gửi câu hỏi về cho chúng tôi để sớm nhận được giải đáp. Xin cảm ơn!
