Nộp thuế điện tử đã trở thành phương thức mới cho cả cá nhân và doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa thời gian, chi phí cũng như nâng cao hiệu quả quản lý thuế. Tuy nhiên, quá trình sử dụng và thao tác này không tránh khỏi những sai lầm có thể phát sinh. Bài viết dưới đây, dịch vụ kế toán TinLaw sẽ cung cấp cho những người nộp thuế cái nhìn tổng quan về các lỗi khi nộp thuế điện tử thường gặp để tránh được những rắc rối không đáng có.
Các lỗi khi nộp thuế điện tử thường gặp
Các lỗi khi nộp thuế điện tử thường mắc phải hoặc xuất hiện như lỗi thông tin, lỗi kỹ thuật, lỗi về thời hạn nộp thuế, lỗi về nội dung. Có thể liệt kê một số lỗi cụ thể thường gặp như sau:
- Đăng ký sai thông tin
- Các vấn đề về email
- Lập giấy nộp tiền nhưng ngân hàng chưa trích nợ tài khoản
- Kế toán ghi sai trường kỳ nộp thuế theo quý
- Xử lý chứng từ không thành công tại ngân hàng
- Xử lý không thành công tại ngân hàng
- Lỗi truy vấn sổ thuế
- Đã nộp tiền nhưng ngân hàng chưa trích nợ tài khoản
Các lỗi khi nộp thuế điện tử thường gặp
Hướng dẫn xử lý các lỗi khi nộp thuế điện tử
1. Xử lý lỗi đăng ký sai thông tin
Một trong các lỗi khi nộp thuế điện tử đầu tiên mà kế toán viên,… mắc phải là đăng ký sai thông tin về ngân hàng hoặc thông tin đăng ký của doanh nghiệp. Cách xử lý từng trường hợp như sau:
- Lỗi sai do đăng ký nhầm thông tin về ngân hàng: kế toán viên đến chi nhánh ngân hàng gần nhất để đề nghị hủy. Qua đó chi nhánh ngân hàng đăng ký nhầm sẽ có căn cứ để từ chối đăng ký nộp thuế của kế toán.
- Lỗi sai do đăng ký sai thông tin của doanh nghiệp: kế toán viên liên hệ trực tiếp với chi nhánh ngân hàng để đề nghị hỗ trợ hủy đăng ký nộp thuế điện tử.
2. Xử lý lỗi về email
Các lỗi về email thường gặp như: Sai email, email không còn khả dụng, quên mật khẩu đăng nhập email…
Tại Cục thuế có nhóm hỗ trợ nộp thuế để xử lý toàn bộ các vấn đề về email như trên, kế toán nên liên hệ trực tiếp để được hỗ trợ theo thông tin:
- Điện thoại: 043 768 9679 (số máy lẻ từ 2180 tới 2183)
- Email hỗ trợ: nhomhttdt@gdt.gov.vn
3. Ghi kỳ nộp thuế theo quý
Định dạng trường của kì thuế là mm/yyyy là tháng/năm. Như vậy, những khoản thuế nộp cho quý hoặc năm sẽ nhập 1 tháng bất kì trong quý/năm và ghi trình chi tiết trong mục ghi chú. Cần lưu ý vấn đề này mặc dù đây chưa hẳn là một lỗi thật sự.
Ví dụ: Kỳ tính thuế quý III/2023 sẽ có thể nhập kỳ thuế là 08/2023 hoặc 09/2019 hoặc 10/2023.
4. Xử lý lỗi “chứng từ không thành công tại Ngân hàng”
Lỗi này thường là do mã cơ quan thuế không hợp lệ hoặc không tìm thấy kho bạc nhà nước trước khi nộp thuế điện tử. Trong trường hợp này, kế toán cần liên hệ trực tiếp tới nhóm hỗ trợ thuế điện tử tại Cục thuế theo thông tin liên hệ phía trên để được hỗ trợ trực tiếp.
Sau khi đã tiếp nhận lỗi, nhóm hỗ trợ sẽ thông báo tới ngân hàng nơi phát sinh lỗi và báo cáo cho kế toán lập lại giấy nộp tiền khi ngân hàng đã bổ sung các mã thiếu trong danh mục.
Ngoài ra, còn có trường hợp do tài khoản doanh nghiệp không đủ số dư khi nộp thuế điện tử.
- Đối với lỗi này có 2 trường hợp: số dư tài khoản sau khi trừ đi khoản thuế không đủ hạn mức tối thiểu ngân hàng quy định và số dư tài khoản không đủ để nộp thuế.
- Khi đó, kế toán cần tiến hành chuyển tiền vào tài khoản dùng để trích nợ đảm bảo đủ điều kiện về hạn mức tối thiểu sau khi trừ tiến thuế mới “Nộp thuế thành công”.
5. Xử lý lỗi không thành công tại ngân hàng
Lỗi này thường do tài khoản doanh nghiệp không đủ số dư khi nộp thuế điện tử, cụ thể hơn:
- Số dư tài khoản sau khi trừ đi khoản thuế không đủ hạn mức tối thiểu mà ngân hàng quy định
- Số dư tài khoản hiện tại không đủ để nộp thuế
Kế toán lúc này cần tiến hành chuyển tiền vào tài khoản dùng để trích nợ, đảm bảo đủ điều kiện về hạn mức tối thiểu sau khi trừ tiền thuế thì mới có thể nộp thuế thành công.
6. Xử lý lỗi truy vấn sổ thuế
Lỗi này thường hiển thị “Người nộp thuế chưa có thông tin sổ thuế”. Nguyên nhân của lỗi này thường do kế toán chưa có thông tin sổ thuế do Cơ quan thuế chưa cấp sổ thuế hoặc CQT chưa gửi lên Tổng cục thuế cập nhật vào hệ thống.
Để xử lý một trong các lỗi khi nộp thuế điện tử này, kế toán viên thực hiện lập giấy nộp tiền khi chưa có thông tin về sổ thuế của doanh nghiệp.
7. Xử lý lỗi đã lập giấy nộp tiền nhưng ngân hàng chưa trích nợ tài khoản
Thường khi gặp lỗi này cũng sẽ chưa thấy thông báo giấy nộp tiền về email. Nhóm hỗ trợ nộp thuế điện tử của Cơ quan thuế sẽ hướng dẫn kế toán viên chi tiết cách tra cứu giấy nộp tiền.
Giấy nộp tiền khi kiểm tra sẽ ở 1 trong 3 trạng thái sau:
- Đã lập giấy nộp tiền: Do kế toán thực hiện lập giấy nộp tiền chưa “Ký và Nộp” để gửi ngân hàng nên chưa nhận được thông báo của CQT. Kế toán cần phải thực hiện “Ký và Nộp”.
- Đã trình ký: Kế toán thực hiện trình ký giấy nộp tiền chưa “Ký và Nộp” để gửi đến ngân hàng nên chưa nhận được thông báo của CQT. Cần phải thực hiện “Ký và Nộp”.
- Đã gửi giấy nộp tiền: Kế toán thực hiện “Ký và Nộp” để gửi đến ngân hàng. Kế toán cần phải chờ ngân hàng xử lý giấy nộp tiền và nhận được mail thông báo giấy nộp tiền của CQT khi ngân hàng xử lý giấy nộp tiền.
8. Các lỗi khi nộp thuế điện tử khác
Không tìm thấy chữ ký số hoặc không ký được giấy nộp tiền: Gõ sai mã pin, Chưa cài đặt Internet Explorer Tab (IE) trên trình duyệt Chorme và phần mềm Java, phiên bản IE hoặc phiên bản Java không đúng chuẩn kết nối của Tổng cục Thuế,… là một trong các lỗi khi nộp thuế điện tử.
- Lỗi không ký được giấy nộp tiền khi thực hiện nộp thuế điện tử thường do vấn đề cài đặt java trên máy tính mà người nộp thuế sử dụng. Theo đó, phiên bản java mà máy tính người nộp thuế sử dụng khi nộp thuế điện tử chưa đúng chuẩn hoặc đã quá cũ.
- Vì thế, người nộp thuế sẽ cần phải cập nhật lại phiên bản mới để có thể ký được giấy nộp tiền để nộp thuế điện tử thành công.
Không đọc được tờ khai: Tờ khai có định dạng *.xml cần được phần mềm hỗ trợ để đọc.
Để tránh gặp phải những sai lầm, quan trọng nhất là kế toán viên cần hiểu rõ các quy định về nộp thuế điện tử cũng như cập nhật đầy đủ và chính xác thông tin cần thiết. Đồng thời, việc kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nộp cũng không kém phần quan trọng. Với các lỗi khi nộp thuế điện tử thường gặp như trên, kế toán viên cần lưu ý khi thao tác nộp thuế để tránh gặp phải, mất công xử lý. Nếu có những thắc mắc hoặc cần được tư vấn chi tiết, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua thông tin bên dưới:
